Organiser une réunion d’information, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez la date, l’horaire et la salle avant de rédiger l’invitation. Gardez une marge d’au moins 15 minutes pour l’accueil et vérifiez que les clés seront disponibles le jour même.
• Demandez les inscriptions, les besoins alimentaires et les questions des participants dans un même formulaire. Arrêtez le comptage du catering 3 à 5 jours avant la réunion pour éviter les quantités approximatives.
• Fixez une date limite aux intervenants pour recevoir leurs présentations, idéalement 48 heures avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur, avec le câble HDMI prévu.
• Préparez le plan de salle avant l’installation : une table d’inscription à l’entrée, les chaises orientées vers l’écran et des panneaux de signalisation visibles depuis l’arrivée. Imprimez aussi la liste de présence et les badges nominatifs.
• Préparez les boissons et les en-cas avant l’ouverture de la salle. Refroidissez les boissons, remplissez les carafes d’eau et regroupez câbles, rallonges, multiprises, pointeur laser et micro sans fil dans un seul emballage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’information ?

Prévoyez au moins 3 semaines pour confirmer la salle, les intervenants, le programme et les invitations. Gardez les 48 dernières heures pour vérifier les présentations, les inscriptions et la technique.

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information ?

Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue, avec le programme, l’horaire, l’adresse et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant la réunion pour ajuster le catering et les badges.

Comment préparer la salle pour une réunion d’information ?

Installez les tables et les chaises au moins 60 minutes avant l’accueil. Prévoyez une table d’inscription, un écran de projection, le vidéoprojecteur, le micro, les enceintes et un accès dégagé aux prises électriques.

Que faut-il vérifier avant le début de la réunion ?

Dans les 30 dernières minutes, testez le son, l’image et les présentations, puis placez les badges et la liste de présence. Vérifiez aussi les boissons, les en-cas, les panneaux de signalisation et les questions transmises aux intervenants.