Cómo organizar una reunión informativa sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye los nombres de los ponentes, los temas y la hora de cada bloque para que los asistentes sepan qué esperar y puedan enviar preguntas concretas.
• Envía el formulario de inscripción con al menos 10 días de antelación. Pregunta por preferencias dietéticas y utiliza la lista de respuestas para calcular las cantidades del catering, en lugar de comprar a ojo.
• Pide las presentaciones entre 3 y 5 días antes y revísalas en el mismo portátil que usarás en la sala. Así puedes detectar a tiempo fuentes ilegibles, vídeos que no cargan o adaptadores que faltan.
• Haz la prueba técnica como mínimo 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico, los altavoces, el cable HDMI, los alargadores y las regletas.
• Prepara la mesa de registro con la lista de asistencia, tarjetas de nombre, bolígrafos y carteles de señalización. Deja los programas y folletos ordenados y enfría las bebidas antes de abrir la sala, porque ambas tareas suelen quedarse para el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión informativa?

Empieza entre 3 y 4 semanas antes si participan varios ponentes o necesitas reservar una sala. Envía las invitaciones al menos 10 días antes y cierra las inscripciones 2 o 3 días antes para poder ajustar el catering.

¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes y sus temas?

Confirma a cada ponente y su tema antes de redactar el programa y enviar las invitaciones, idealmente 3 semanas antes. Pide las presentaciones definitivas entre 3 y 5 días antes del encuentro para revisarlas y probarlas.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?

Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de que lleguen los asistentes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, el HDMI y todas las conexiones eléctricas.

¿Cuándo se calcula el catering de una reunión informativa?

Calcula las cantidades cuando las inscripciones estén casi cerradas, normalmente 2 o 3 días antes. Usa el número confirmado de asistentes y las preferencias dietéticas registradas para preparar aperitivos, bebidas y café sin comprar de más.

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