Einen Informationsabend zu Pflege & Soziales organisieren
Ein Informationsabend zu Pflege und Sozialem braucht mehr als ein gutes Programm. Du koordinierst Referierende, Anmeldungen, Präsentationen und die Raumtechnik in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Termin und Raum, öffne danach die Anmeldung und kläre frühzeitig Ernährungswünsche. Kurz vor dem Abend zählen vor allem ein Techniktest, sichtbare Wegweiser und ein Empfangstisch, an dem sich Gäste schnell orientieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Referenten festlegen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Erinnerung senden
- 10
Catering bestellen
- 11
Präsentationen sammeln
- 12
Handouts drucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Wegweiser erstellen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 17
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 18
Catering vorbereiten
2 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Raum kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 24
Lautstärke testen
2 Personen
- 25
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Handouts bereitlegen
Event
- 28
Besucher registrieren
3 Personen
- 29
Besucher begrüßen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Abendprogramm eröffnen
- 32
Informationspräsentation durchführen
2 Personen
- 33
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 34
Informationsmaterial ausgeben
2 Personen
- 35
Nachbesprechung und Kontaktdaten notieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Geschirr sammeln
2 Personen
- 38
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Geräte ausschalten
2 Personen
- 40
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Raum reinigen
3 Personen
- 45
Materialien prüfen
2 Personen
- 46
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 47
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- Rednertisch
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- TeelöffelAnz. 70
Küche
- KaffeekanneAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskanneAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- ScherenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 3
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 2
Catering
- InformationsbroschürenAnz. 70
- ProgrammhefteAnz. 70
- NamensschilderAnz. 70
- StifteAnz. 12
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 30
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
Tipps
- Reserviere den Raum zuerst und prüfe, ob Bestuhlung, Tische, Projektionsfläche und ein Rednertisch vorhanden sind. Plane außerdem Zeit für den Aufbau ein, damit Technik und Empfang nicht erst beim Einlass eingerichtet werden.
- Lege das Programm mit festen Redezeiten fest und fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an. So kannst du Dateien auf dem Laptop öffnen und fehlende Formate oder Kabel rechtzeitig klären.
- Öffne die Anmeldung früh und erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche. Sende 3 bis 5 Tage vor dem Termin eine Erinnerung mit Uhrzeit, Adresse und Hinweisen zur Anreise.
- Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und rechne mit einer kleinen Reserve von etwa 5 Prozent. Vergessen werden häufig Kaffeetassen, Gläser, Teelöffel und ein Flaschenöffner, obwohl Getränke und Speisen bereits organisiert sind.
- Komme mindestens 90 Minuten vor Beginn in den Raum. Schließe Laptop, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher an, teste die Lautstärke mit einem kurzen Satz und stelle Wegweiser sowie Namensschilder vor dem Einlass auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend zu Pflege und Sozialem planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Programm und Referierenden. Für Einladungen, Anmeldung und Catering bleiben dann noch mehrere Wochen für Rückmeldungen und Änderungen.
- Wie viele Plätze sollte ein Informationsabend haben?
- Plane die Bestuhlung nach den bestätigten Anmeldungen und ergänze etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen sind damit ungefähr 42 bis 44 Stühle sinnvoll.
- Wann sollte man die Präsentationen der Referierenden einsammeln?
- Fordere alle Dateien spätestens 7 Tage vor dem Termin an. Prüfe sie anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer, statt erst am Veranstaltungstag festzustellen, dass ein Anschluss oder Format fehlt.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Informationsabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Empfang, Bestuhlung und Technik ein. Für einen ersten Lautstärke- und Bildtest sollten zusätzlich 15 Minuten ohne Gäste verfügbar sein.
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