Cómo organizar una jornada informativa de salud y bienestar
Una jornada informativa de salud y bienestar funciona mejor cuando el programa, los ponentes y las inscripciones están cerrados antes de ocuparte del montaje. Empieza reservando el espacio y definiendo los horarios; después confirma a los ponentes, abre el formulario y calcula el catering según las respuestas recibidas. En los últimos días, reúne las presentaciones, prepara acreditaciones y folletos y revisa todo el equipo audiovisual. El día del evento, deja al menos dos horas para montar y probar sonido, proyección y recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Elaborar el programa
2 personas
- 3
Confirmar ponentes
- 4
Redactar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar recordatorio
- 10
Pedir el catering
- 11
Recopilar las presentaciones
- 12
Imprimir folletos
- 13
Preparar acreditaciones
- 14
Hacer carteles de ruta
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar las bebidas
2 personas
- 17
Revisar las presentaciones
2 personas
- 18
Preparar el catering
2 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Comprobar el espacio
2 personas
- 21
Montar mesas
3 personas
- 22
Preparar las sillas
3 personas
- 23
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 24
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 25
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 26
Montar el punto de café
2 personas
- 27
Dejar listos los folletos
Evento
- 28
Registrar a los visitantes
3 personas
- 29
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Abrir el programa de la noche
- 32
Ofrecer la presentación informativa
2 personas
- 33
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 34
Repartir material informativo
2 personas
- 35
Hacer el seguimiento y anotar los datos de contacto
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Recoger la vajilla
2 personas
- 38
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo
2 personas
- 40
Guardar los restos de forma segura
2 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Recoger la basura
2 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Comprobar los materiales
2 personas
- 46
Devolver el material prestado
2 personas
- 47
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de recepción
- Mesa de oradores
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharillascant. 70
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termocant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 2
- Abrebotellascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 4
- Carteles de rutacant. 6
- Arreglos floralescant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
- Enrollacablescant. 2
Catering
- Folletos informativoscant. 70
- Folletos del programacant. 70
- Credencialescant. 70
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 30
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedor
Consejos
- Cierra el programa antes de redactar las invitaciones. Incluye la duración de cada intervención, las pausas y la hora de apertura para que los asistentes sepan qué esperar y los ponentes puedan preparar su contenido.
- Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación y pregunta por preferencias dietéticas desde el principio. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes y usa la cifra final para pedir el catering.
- Pide las presentaciones como máximo 48 horas antes. Así puedes probar cada archivo en el portátil y el proyector, comprobar los vídeos y resolver problemas de formato antes de que llegue el público.
- Reserva 2 horas para el montaje: coloca sillas, mesas y recepción, prepara los carteles de ruta y conecta proyector, pantalla, micrófono, altavoces y cables. Haz una prueba de sonido con el micrófono inalámbrico desde el fondo de la sala.
- Prepara acreditaciones, portanombres, folletos y bebidas el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas con tiempo y deja tazas, vasos, platos, cubiertos, cafetera y hervidor juntos para que el servicio no dependa de buscar material durante la jornada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de salud y bienestar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar ponentes y enviar invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, materiales y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo se debe abrir la inscripción?
- Abre el formulario unas 3 semanas antes del evento y fija una fecha de cierre entre 5 y 7 días antes. Necesitas ese margen para confirmar asistentes, dietas y cantidades del catering.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Calcula al menos 2 horas si hay que colocar sillas y mesas, preparar la recepción y conectar proyector, pantalla, micrófono y altavoces. Reserva 30 minutos adicionales para probar las presentaciones y el sonido.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering?
- Pide el catering cuando cierre la inscripción, normalmente entre 5 y 7 días antes. Añade las preferencias dietéticas recogidas en el formulario y confirma la entrega el día anterior.
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