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Informationsabend organisieren: die Checkliste

Ein Informationsabend wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge: Erst Zusagen und Inhalte sichern, dann Raum, Technik und Verpflegung vorbereiten. Plane die Einladungen mehrere Wochen vorher und aktualisiere die Teilnehmerliste bis kurz vor dem Termin. Präsentationen, Namensschilder und Wegweiser werden häufig zu spät fertig. Am Veranstaltungstag bleiben dann Empfang, Sitzordnung, Getränke und ein Techniktest. Mit dieser Checkliste behältst du alle 45 Aufgaben und 41 benötigten Dinge im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Programm drucken

  • Präsentationen sammeln

  • Referenten bestätigen

  • Reservierung prüfen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegweiser erstellen

Event

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Infobroschüren bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • Empfangstisch
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Flipchart
  • PowerbanksAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 70
  • InformationsbroschürenAnz. 80
  • ProgrammflyerAnz. 80
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • KugelschreiberschalenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • BatterielampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vorher und sende sieben Tage vor dem Informationsabend eine Erinnerung. So kannst du Catering, Sitzplätze und Namensschilder nach den tatsächlichen Anmeldungen planen.
  • Sammle Präsentationen und bestätige die Referenten spätestens fünf Werktage vor dem Termin. Öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Schriftarten, Videos sowie die Anschlüsse für den Beamer.
  • Plane für etwa 70 bis 80 Prozent der angemeldeten Personen einen Sitzplatz, wenn erfahrungsgemäß nicht alle erscheinen. Stelle zusätzlich einen Empfangstisch, einen Rednertisch und gut sichtbare Wegweiser bereit.
  • Kühle Getränke einige Stunden vorher und rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit etwa zwei Getränken pro Person. Prüfe außerdem, ob Tassen, Gläser, Teller, Besteck und genügend Thermoskannen vorhanden sind.
  • Reserviere am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für den Aufbau. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf, schließe Beamer und Mikrofon an und lasse eine Person den kompletten Ablauf einmal durchspielen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Informationsabend einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung sieben Tage vorher und eine letzte Aktualisierung der Teilnehmerliste 24 bis 48 Stunden vorher reichen meist aus.
Wann sollte man das Catering für einen Informationsabend bestellen?
Bestelle das Catering spätestens zehn bis 14 Tage vorher, sobald die erwartete Teilnehmerzahl absehbar ist. Ernährungswünsche solltest du bei der Anmeldung erfassen und spätestens eine Woche vor dem Termin weitergeben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Informationsabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Empfang, Catering und Technik ein. Für einen ersten Test von Präsentation, Beamer, Mikrofon und Lautsprechern solltest du zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Informationsabend?
Rechne im ersten Stunde mit etwa zwei Getränken pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit. Für eine zweistündige Veranstaltung sind ungefähr drei bis vier Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert, abhängig von Catering und Raumtemperatur.

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