Checklist voor een wooninformatieavond organiseren
Een wooninformatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een presentatie. Je moet aanmeldingen bijhouden, sprekers en presentaties op tijd bevestigen en rekening houden met dieetwensen. Op de avond zelf bepalen ontvangst, routeborden, techniek en een logische indeling van tafels en stoelen hoe soepel het programma verloopt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te verdelen en controleer de apparatuur, catering en informatiematerialen nog vóór de eerste bewoners binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma afdrukken
Presentaties verzamelen
Sprekers bevestigen
Reservering controleren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Routeborden maken
Event
Dranken koelen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Informatiefolders klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Ontvangsttafel
- Spreektafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Microfoonaantal 2
- Geluidsspeakeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Flip-over
- Powerbanksaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerplateausaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 70
- Informatiefoldersaantal 80
- Programmaflyersaantal 80
- Routebordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Balpenbakjesaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
- Batterijlampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en plan na zeven dagen een herinnering. Zo houd je tijd over om ontbrekende aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens te verwerken.
- Bevestig sprekers en presentaties uiterlijk één week vooraf. Verzamel alle bestanden op één laptop en test beamer, projectiescherm, microfoon en geluidsspeaker minimaal één keer in de echte ruimte.
- Controleer de reservering en inrichting drie dagen vooraf. Maak een plattegrond met ontvangsttafel, cateringtafel, spreektafel, stoelen, tafels en eventuele kapstokken, zodat opbouwen op de avond zelf geen zoekwerk wordt.
- Koel dranken en zet koffievoorzieningen pas kort voor ontvangst klaar. Reken per aanwezige op twee kopjes koffie of thee en ongeveer twee glazen water tijdens een bijeenkomst van twee uur.
- Leg naamkaartjes, informatiefolders en programmaflyers bij de ontvangsttafel klaar en plaats routeborden bij elke ingang. Houd daarnaast minimaal twee verlengkabels en een extra stekkerdoos achter de hand voor de presentatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een wooninformatieavond uitnodigen?
- Stuur de uitnodiging ongeveer drie weken vooraf. Verstuur zeven dagen later een herinnering en sluit de aanmeldingen bij voorkeur twee tot drie dagen voor de avond, zodat je catering en stoelen kunt afstemmen.
- Wanneer moet ik de techniek voor een wooninformatieavond testen?
- Test de presentatie, beamer, laptop, microfoon en geluidsspeaker uiterlijk één week vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief kabels, stekkerdozen en het juiste presentatiebestand.
- Hoeveel stoelen en catering heb ik nodig voor een informatieavond?
- Zet voor iedere bevestigde deelnemer één stoel klaar en plaats vijf extra stoelen als reserve. Bestel catering voor het aantal bevestigde deelnemers plus ongeveer 10 procent, zodat late aanmeldingen en kleine afwijkingen zijn opgevangen.
- Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een wooninformatieavond?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst uiterlijk één week vooraf. Geef de definitieve aantallen en wensen vervolgens ten minste drie werkdagen voor de avond door aan de catering.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!