Hochzeitsfeier organisieren: die Checkliste für eure Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legt die Gästeliste spätestens 10 bis 12 Wochen vor der Feier an und verschickt die Einladungen erst, wenn Location, Termin und Rückmeldefrist feststehen. So könnt ihr Anmeldungen und Ernährungswünsche gesammelt bearbeiten.
• Bestätigt Catering und Location etwa 14 Tage vor der Feier noch einmal schriftlich. Prüft dabei besonders Lieferzeit, Personenzahl, Menü, Tischbedarf und den Zugang für Lieferanten.
• Plant Getränke nicht nur nach der Gästezahl, sondern nach dem Ablauf: Rechnet für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stellt zusätzlich Wasser während der gesamten Feier bereit.
• Sortiert Dekoration, Tischwäsche und Geschirr mindestens einen Tag vorher. Zählt Teller, Gläser, Besteck und Servierutensilien passend zur Gästezahl und plant bei häufig benutzten Teilen einen kleinen Puffer ein.
• Teilt am Veranstaltungstag konkrete Aufgaben auf und gebt die Aufgabenkarten vor dem Aufbau aus. Rechnet für Räume kontrollieren, Tische und Stühle aufstellen sowie Lieferungen annehmen mindestens zwei bis drei Stunden ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsfeier planen?

Beginnt idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Gästeliste, Location und Catering. Einladungen sollten meist 8 bis 12 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wie viele Getränke braucht man für eine Hochzeitsfeier?

Für die erste Stunde könnt ihr mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Für eine Feier von fünf Stunden sind je nach Wetter, Essen und Alkoholangebot ungefähr fünf bis acht Getränke pro Gast ein realistischer Planungswert; Wasser sollte zusätzlich verfügbar sein.

Wann sollte die Tischordnung feststehen?

Erstellt einen ersten Entwurf, sobald die Rückmeldefrist abgelaufen ist, meist etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bestätigt die endgültige Tischordnung spätestens eine Woche vor der Feier, damit Beschriftungen und Sitzplätze vorbereitet werden können.

Was muss am Tag der Hochzeitsfeier zuerst erledigt werden?

Öffnet die Location, kontrolliert zuerst Räume und Lieferungen und baut danach Tische sowie Stühle auf. Plant für diesen Grundaufbau mindestens 2 Stunden ein; Buffet, Gästebuch- und Geschenketisch sollten anschließend vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.

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