Hochzeitsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hochzeitsfeier steht und fällt mit dem richtigen Ablauf: Erst legst du Datum, Gästeliste und Ort fest, danach folgen Dienstleister, Einladungen und Details für Zeremonie und Empfang. Plane Zu- und Absagen, Ernährungswünsche und den Transport früh ein, damit kurz vor der Feier keine offenen Listen bleiben. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferzeiten, geprüfte Trauringe und bereitgelegte Kleidung. Am Hochzeitstag braucht jede Lieferung eine zuständige Person und einen festen Übergabeort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Kirche und Veranstaltungsort reservieren
2 Personen
Pastor und Trauzeugen festlegen
2 Personen
Caterer und Bäcker reservieren
2 Personen
Fotograf und Musiklieferant buchen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Transport für Gäste abstimmen
2 Personen
Zeremonieprogramm erstellen
2 Personen
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
Trauversprechen schreiben
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Speisekarten und Namensschilder bestellen
Drehbuch ausdrucken
Lieferungen und Zeiten bestätigen
2 Personen
Trauringe prüfen
2 Personen
Notfallkontakte teilen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kuchen und Blumen entgegennehmen
2 Personen
Kleidung und Accessoires bereitlegen
2 Personen
Location sauber und leer hinterlassen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Zeremoniestühle aufstellen
3 Personen
Tischwäsche anbringen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Namensschilder auslegen
2 Personen
Speisekarten auslegen
2 Personen
Zeremoniehefte bereitlegen
2 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Gästebuch bereitlegen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Anschnitt der Torte vorbereiten
2 Personen
Ton und Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
Toiletten kontrollieren
Zeremonienmeister instruieren
2 Personen
Brautstrauß überreichen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
Hochzeitszeremonie begleiten
4 Personen
Musik während der Zeremonie bereitstellen
Trauzeugen begleiten
2 Personen
Gruppenfoto organisieren
2 Personen
Aperitif und Häppchen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gästebuch betreuen
Abendbuffet aufbauen
3 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Teller und Gläser abräumen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
Torte servieren
3 Personen
Reden begleiten
2 Personen
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
Späte Snacks servieren
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
Getränke und Dekoration besorgen
3 Personen
Geschirr und Besteck sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Fundsachen sammeln
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Blumen und Dekoration nach Hause bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 100
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
Hochzeitstisch
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
TafelmesserAnz. 100
TafelmesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für SoßeAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
Tortenmesser
KuchenspatelAnz. 2
ServiertablettsAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
KüchenwaagenAnz. 2
OfenhandschuheAnz. 4
KühlmattenAnz. 6
EtikettenAnz. 100

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
LadestationenAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektorleinwand
ErsatzbatterienAnz. 12
USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 12
KerzenAnz. 40
KerzenhalterAnz. 20
Willkommensschild
Gästebuch
Stifte für das GästebuchAnz. 6
TischläuferAnz. 10
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
SpeisekartenAnz. 100
ZeremoniehefteAnz. 100
BallonsAnz. 80
BänderAnz. 6
Ringkissen
FotorahmenAnz. 12
FotopropsAnz. 20
TischnummernAnz. 10
Gästebuch-Tafel
Ringbox
Konfetti-KegelAnz. 100
Fotocollage
VasenAnz. 20
DekorationsbandAnz. 10
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
SeilAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
DesinfektionssprayAnz. 2
MülleimerAnz. 5
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
GummihandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3

Tipps

Reserviere Kirche und Veranstaltungsort möglichst 9 bis 12 Monate vor dem Termin. Caterer, Bäcker, Fotograf und Musiklieferant sollten spätestens 6 bis 9 Monate vorher angefragt und verbindlich gebucht sein.
Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit und setze eine Rückmeldefrist von 4 bis 6 Wochen. Übertrage Zusagen, Absagen und Ernährungswünsche sofort in eine gemeinsame Gästeliste.
Erstelle die Tischordnung erst, wenn die Rückmeldefrist abgelaufen ist, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Bestelle Tischkarten und Speisekarten danach, damit Namen und Sitzplätze stimmen.
Bestätige 7 Tage vorher jede Lieferung mit Uhrzeit und Kontaktperson: besonders Kuchen, Blumen, Catering und Musik. Lege außerdem fest, wer Lieferungen entgegennimmt und wohin sie an der Location gebracht werden.
Bereite am Vortag Kleidung, Accessoires, Trauringe, Drehbuch und Zeremonieprogramm gemeinsam vor. Teile Notfallkontakte auf mindestens zwei Handys und plane nach der Feier Zeit für das Leerräumen und saubere Hinterlassen der Location ein.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Hochzeitsfeier planen?: Beginne idealerweise 12 Monate vor dem Hochzeitstermin mit Datum, Gästeliste, Kirche und Veranstaltungsort. Dienstleister wie Catering, Fotografie und Musik sollten 6 bis 9 Monate vorher feststehen.
Wann verschickt man Einladungen zur Hochzeit?: Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Feier. Gib den Gästen 4 bis 6 Wochen für ihre Rückmeldung, damit Ernährungswünsche, Tischordnung und Transport rechtzeitig geklärt werden können.
Was muss man eine Woche vor der Hochzeit prüfen?: Bestätige 7 Tage vorher alle Lieferungen, Zeiten und Ansprechpartner. Prüfe außerdem die Trauringe, die Gästeliste, das Drehbuch, die Transportabsprachen sowie die Zuständigkeit für Kuchen und Blumen.
Was braucht man für eine Hochzeitsfeier an Geschirr und Küche?: Plane pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und je nach Getränkeservice ein Wein- und Champagnerglas ein. Für Buffet und Kaffee brauchst du zusätzlich Servierschalen, Servierplatten, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und ausreichend Küchenwerkzeug.

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