Eine Hobbymarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Hobbymarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbautag. Lege zuerst Termin und Ort fest, bevor du Teilnahmebedingungen verschickst oder Tische planst. Danach sammelst du Anmeldungen, bestätigst die Aussteller und teilst Stände mit Tischnummern zu. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Zeitpuffer für Raumkontrolle, Möblierung, Standaufbau und die Versorgung mit Kaffee, Getränken und Snacks.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Marktaufteilung erstellen
2 Personen
- 3
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Tischnummern zuweisen
2 Personen
- 9
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Bargeld wechseln
- 14
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Saal kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
4 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Standaufteilung markieren
2 Personen
- 22
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 23
Stände einrichten
4 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 26
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
- 27
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 28
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
- 29
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 30
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
Event
- 31
Besucher begrüßen
3 Personen
- 32
Informationen bereitstellen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Snacks servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Teilnehmer über die Schließung informieren
- 39
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Kasse abschließen
2 Personen
- 41
Teilnehmer auschecken
3 Personen
- 42
Stände abbauen
4 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Location reinigen
4 Personen
- 47
Müll entsorgen
2 Personen
- 48
Materialien verstauen
3 Personen
- 49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 50
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 51
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 20
- StühleAnz. 60
- TischdeckenAnz. 20
- KleiderständerAnz. 4
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kartenterminal
- Kasse
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- GirlandenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdekorationAnz. 12
- PfeiltafelnAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
- Pinnwand
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standaufteilung erst nach dem Anmeldeschluss endgültig. Rechne pro Stand mit der tatsächlich vereinbarten Tischbreite und markiere die Plätze vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Hobbymarkt. Nenne darin Ankunftszeit, Tischnummer, Aufbauhinweise sowie Angaben zu Reservierungen und Ernährungswünschen.
- Lege für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem offiziellen Beginn zurück. Tische, Stühle, Tischdecken und Standmarkierungen kommen zuerst; Dekoration und Beschilderung folgen danach.
- Prüfe Strom und Wege vor dem Aufbau, besonders für Kaffeemaschinen und Wasserkocher. Plane Verlängerungskabel so, dass keine Kabel quer durch Besucherwege liegen.
- Besorge Wechselgeld und prüfe Kasse oder Kartenterminal spätestens am Vortag. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein, während Kaffee und Snacks erst kurz vor Beginn vorbereitet werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Hobbymarkt organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Teilnahmebedingungen. Verschicke die Einladungen danach und setze einen festen Anmeldeschluss, damit die Standaufteilung noch rechtzeitig erstellt werden kann.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hobbymarkt?
- Für einen kleinen bis mittleren Markt solltest du mindestens 2 Stunden einplanen. Wenn viele Tische, Stühle oder Kleiderständer bewegt werden müssen, sind 3 Stunden mit einem Helferteam realistischer.
- Was muss man Ausstellern vor der Hobbymarkt mitteilen?
- Sende die wichtigsten Informationen spätestens 7 Tage vorher: Ankunftszeit, zugewiesene Tischnummer, Standgröße, Aufbauablauf und Hinweise zu Reservierungen. So müssen am Veranstaltungstag weniger Einzelheiten vor Ort geklärt werden.
- Wann sollte man Getränke und Snacks für eine Hobbymarkt vorbereiten?
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Snacks kannst du 60 bis 90 Minuten vorher vorbereiten; Kaffee und heißes Wasser kommen erst kurz vor Beginn dazu.
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