Cómo organizar una feria de manualidades paso a paso
Organizar una feria de manualidades empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, define cómo se distribuirán los puestos y redacta unas condiciones de participación claras. Después gestiona las inscripciones, confirma a cada participante y envía la información práctica con suficiente margen. El día del evento, reserva tiempo para revisar la sala, marcar los puestos, montar las mesas y recibir a los expositores sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Hacer la distribución del mercado
2 personas
- 3
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Confirmar participantes
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Asignar números de mesa
2 personas
- 9
Enviar información a los participantes
2 personas
- 10
Hacer reservas
- 11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Cambiar efectivo
- 14
Reunir los materiales
3 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Comprobar la sala
2 personas
- 19
Montar mesas
4 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
- 22
Recepción de participantes
3 personas
- 23
Montar los puestos
4 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Colocar la señalización
2 personas
- 26
Preparar el rincón del café
2 personas
- 27
Probar la caja y el datáfono
2 personas
- 28
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
- 29
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
- 30
Dar la información a los participantes
2 personas
Evento
- 31
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 32
Proporcionar información
2 personas
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Servir aperitivos
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Recoger la basura
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Informar a los participantes sobre el cierre
- 39
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 40
Cerrar la caja
2 personas
- 41
Hacer el check-out de participantes
3 personas
- 42
Desmontar los puestos
4 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 44
Retirar la decoración
2 personas
- 45
Lavar la vajilla
2 personas
- 46
Limpiar el lugar
4 personas
- 47
Llevar la basura
2 personas
- 48
Guardar los materiales
3 personas
- 49
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 50
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 51
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 60
- Mantelescant. 20
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquina de sellado
- Caja registradora
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Paneles de flechascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Tablón de anuncios
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la distribución antes de abrir las inscripciones. Si los puestos tienen medidas o límites de espacio, escríbelos en las condiciones para evitar cambios cuando ya haya participantes confirmados.
- Envía las condiciones de participación junto con la invitación y establece una fecha límite de inscripción. Deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y el envío de la información definitiva.
- Confirma a cada participante su número de mesa, horario de llegada y necesidades concretas. Mandar estos datos entre 3 y 5 días antes reduce consultas y evita que dos personas esperen el mismo espacio.
- Haz la compra después de comprobar la lista completa: bebidas, aperitivos, vasos, tazas, platos y cubiertos suelen olvidarse cuando la atención se centra en los puestos. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos antes de abrir la ubicación.
- Reserva como mínimo 2 horas para el montaje. Primero revisa la sala y marca la distribución de los puestos; después coloca mesas, sillas, manteles y señalización, y deja la decoración y el montaje de cada puesto para el final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija la fecha; abre las inscripciones después de tener definida la distribución y envía la información final entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo se deben confirmar los participantes de una feria de manualidades?
- Confírmalos como máximo 7 días después del cierre de inscripciones. Así todavía tendrás tiempo para asignar números de mesa, recoger preferencias dietéticas y preparar una distribución sin solapamientos.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una feria de manualidades?
- Calcula al menos 2 horas antes de la apertura, especialmente si hay que montar mesas, sillas, señalización y decoración. Pide a los participantes que lleguen entre 45 y 60 minutos antes para montar sus puestos.
- ¿Qué bebidas y comida preparar para una feria de manualidades?
- Para el primer tramo, calcula 2 bebidas por persona y añade un margen del 10 %. Prepara aperitivos fáciles de servir y compra vasos, tazas, platos y cubiertos según la asistencia confirmada, no según el número inicial de inscritos.
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