So organisierst du einen Hobbymarkt

Bei einem Hobbymarkt entscheidet nicht nur die Zahl der Aussteller über den Ablauf, sondern vor allem eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Datum, Ort und Standaufteilung fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Teilnehmerkommunikation und die Versorgung vor Ort. Plane außerdem genügend Zeit für Lageplan, Beschilderung, Anlieferung und die Kontrolle am Eingang ein. Gerade diese letzten Schritte werden häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Stände reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Versicherung prüfen
6
Teilnehmerliste öffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Teilnehmer bestätigen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Catering reservieren
12
Abfallentsorgung reservieren
13
Parkinformationen erstellen
14
Lageplan veröffentlichen
15
Social-Media-Werbung
16
Infotafeln gestalten
17
Teilnehmeraufteilung abschließen
2 Personen
18
Teilnehmeranweisungen versenden
19
Zahlungsmaterial vorbereiten
20
Bestand prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien sortieren
2 Personen
23
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
24
Stände und Materialien anliefern
4 Personen
25
Gelände und Eingang kontrollieren
2 Personen
26
Stände aufbauen
6 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Informationsstand einrichten
2 Personen
31
Catering vorbereiten
3 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

34
Teilnehmende empfangen
4 Personen
35
Stände einrichten lassen
4 Personen
36
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen
37
Besucher begrüßen
3 Personen
38
Infostand besetzen
2 Personen
39
Catering ausgeben
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Mülleimer leeren
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Bestand auffüllen
2 Personen
44
Abendbeleuchtung einschalten
45
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

46
Teilnehmer abbauen lassen
4 Personen
47
Catering aufräumen
3 Personen
48
Abfall sammeln
3 Personen
49
Gelände reinigen
4 Personen
50
Möbel zurückstellen
4 Personen
51
Geräte ausschalten
2 Personen
52
Materialien inventarisieren
2 Personen
53
Geschirr abwaschen
2 Personen
54
Materialien reinigen
2 Personen
55
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
56
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
StühleAnz. 48
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 18

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LautsprecherboxenAnz. 2
Handmikrofon
Kasse
Kartenterminal

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
VorratsboxenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischschilderAnz. 20
PreisschilderAnz. 200
KlebebandAnz. 6
SeilrollenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung fest, bevor du die Anmeldung veröffentlichst. So weißt du, wie viele Marktstände, Tische und zusätzliche Flächen tatsächlich verfügbar sind und vermeidest spätere Umzüge.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Besonders bei Zelten, Lautsprechern, Stromkabeln und öffentlicher Fläche solltest du Zuständigkeiten schriftlich klären.
Verschicke Teilnehmeranweisungen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Darin gehören Anlieferzeit, Standplatz, Parkhinweise, Aufbaufläche und die Information, ob Kasse oder Kartenterminal vorhanden sind.
Plane die Versorgung nach der erwarteten Besucherzahl und nicht nur nach der Zahl der Aussteller. Kaffee, Wasser, Geschirr, Kühlboxen und Abfallentsorgung müssen vor dem Veranstaltungstag reserviert oder eingekauft sein.
Reserviere für Aufbau und Kontrolle mindestens 2 bis 3 Stunden vor der Öffnung. Stelle Wegweiser und Tischschilder zuerst auf, prüfe anschließend Eingang, Strom, Stände und den veröffentlichten Lageplan.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Hobbymarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen legst du Datum, Ort und Standaufteilung fest; Genehmigungen, Versicherung und Catering sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt angestoßen werden.
Wie viele Aussteller passen auf einen Hobbymarkt?: Das hängt von der nutzbaren Fläche und der Standgröße ab. Plane pro Stand zusätzlich Laufwege und Besucherflächen ein und schließe die Teilnehmeraufteilung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin ab.
Wann soll ich die Einladungen für den Hobbymarkt verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Eine Teilnehmerbestätigung mit Standplatz, Anlieferzeit und Parkinformationen sollte spätestens 7 Tage vor dem Markt folgen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Hobbymarkts?: Rechne mit mindestens 2 bis 3 Stunden, bei vielen Ständen eher mit einem halben Tag. Die Anlieferung der Stände und Materialien sollte vor dem Aufbau der Dekoration und der abschließenden Eingangskontrolle erfolgen.

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