Herbstfest: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Herbstfest brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Suppe, Geschirr, Warmhaltemöglichkeiten und wetterfeste Ausstattung müssen rechtzeitig bereitstehen. Plane die Mengen nach der Gästezahl und prüfe vorher, was bereits vorhanden ist oder geliefert wird. Besonders bei Buffet, Kaffee und kaltem Wetter fehlen oft Schüsseln, Kellen, Tassen oder zusätzliche Kühlung. Die vollständige Liste hilft dir, den Einkauf und die Ausleihe Schritt für Schritt vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
Klapptisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
SuppenkellenAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

HerbstblätterAnz. 10
KürbisseAnz. 20
ZierkürbisseAnz. 15
StrohballenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 8
Gläserne WindlichterAnz. 12
KunstblätterAnz. 6
KlebebandAnz. 4
SeilrollenAnz. 3

Sportmaterial

RingwurfsätzeAnz. 2
Blechwurfsatz
SchubkarrenAnz. 2
BasteltischeAnz. 2
BastelboxenAnz. 6
Fotoraum

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Kakaopulver - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 10 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronentee - 2 Packungen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Traubensaft - 4 Packungen
- Spa Blauw - 10 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Sprudel - 6 Flaschen
- Heiße Schokolade - 5 liter
- Apfelkuchen - 6 Stück
- Schlagsahne - 8 Dosen
- Äpfel - 8 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Bananen - 3 kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Partysnacks - 4 Tüten
- Brezeln - 4 Tüten
- Popcorn - 3 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Käse - 4 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Butter - 1 Kilo
- Marmelade - 4 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Suppenkürbisse - 12 kilo
- Zwiebeln - 3 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Lauch - 3 Kilo
- Kartoffeln - 5 Kilo
- Knoblauch - 6 Knollen
- Gemüsebouillon - 2 Packungen
- Kochsahne - 4 Liter
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Currypulver - 1 Döschen
- Muskatnuss - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Rosmarin - 2 Töpfchen
- Schnittlauch - 2 Bündel
- Petersilie - 2 Bund
- Vegetarische Bällchen - 4 Kilo
- Fleischbällchen - 4 Kilo
- Vegetarische Quiche - 4 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Allergenaufkleber - 1 Rolle
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handgel - 4 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 8 Paar
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
- Holzspieße - 2 Packungen
- Streichhölzer - 2 Schachteln
- Batterien - 2 Kartons

Tipps

Rechne bei der Suppe mit etwa 0,4 bis 0,5 Litern pro Person und stelle pro 10 Gäste mindestens eine Suppenkelle sowie ausreichend Suppenschalen bereit.
Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person. Getränke mindestens einige Stunden vorher kalt stellen und für Nachschub eine Kühlbox oder einen Eisbehälter vorsehen.
Nimm bei Geschirr mindestens ein Gedeck pro Gast plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Für Kaffee brauchst du zusätzlich Kaffeetassen, Tassen, Thermoskannen und je nach Menge eine oder mehrere Kaffeemaschinen.
Kontrolliere zwei bis drei Tage vor dem Herbstfest, ob Partyzelte, Tische, Stühle und Buffetische verfügbar sind. Bei Außenflächen gehören außerdem Verlängerungskabel und eine wetterfeste Aufstellung in die Planung.
Kennzeichne allergene Speisen direkt am Buffet und erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung. Snacks und haltbare Produkte kannst du am Vortag vorbereiten, empfindliche Lebensmittel erst am Veranstaltungstag bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie viel Suppe brauche ich pro Person beim Herbstfest?: Plane 0,4 bis 0,5 Liter Suppe pro Person ein. Bei kaltem Wetter oder wenn die Suppe die Hauptspeise ist, rechne eher mit 0,5 Litern und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve.
Wie viele Getränke soll ich für ein Herbstfest kaufen?: Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert. Für ein Fest von drei bis vier Stunden solltest du je nach Programm und Wetter insgesamt etwa vier bis sechs Getränke pro Person einplanen.
Wie viel Geschirr brauche ich für mein Herbstfest?: Plane pro Gast ein vollständiges Gedeck und 10 bis 15 Prozent zusätzlich ein. Bei 50 Gästen bedeutet das mindestens 55 Teller, Suppenschalen und Bestecksets sowie genügend Gläser und Tassen für den gesamten Ablauf.
Wann muss ich die Einkäufe für das Herbstfest erledigen?: Haltbare Produkte, Getränke und fehlendes Geschirr solltest du zwei bis drei Tage vorher besorgen oder bestätigen. Frische Zutaten kaufst du möglichst am Vortag; Getränke und Kühlboxen bereitest du am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn vor.

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