Eine Heidetour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Heidetour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh eine belastbare Route, einen reservierten Start- und Zielort sowie klare Zuständigkeiten für Helfer und Ruheposten. Plane zuerst die Genehmigungen und die Abstimmung mit dem Geländemanagement, danach Anmeldung, Verpflegung und Beschilderung. Am Veranstaltungstag müssen Startnummern, Armbänder, Routenpläne und Getränke bereits sortiert und einsatzbereit sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernungen festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Route mit dem Geländemanagement abstimmen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Anweisungen für Freiwillige versenden
10
Wegbeschreibung veröffentlichen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Teilnehmerliste ausdrucken
13
Armbänder und Karten mit der Route sortieren
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Kühlboxen füllen
2 Personen
16
Route im Voraus ablaufen
3 Personen
17
Routenpunkte markieren
3 Personen
18
Startmaterial bereitstellen
2 Personen
19
Ziellinien-Material bereitstellen
2 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
22
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
23
Ruheposten einrichten
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
26
Beschallungsanlage testen
2 Personen
27
Freiwillige einweisen
2 Personen
28
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen

Event

29
Teilnehmende empfangen
4 Personen
30
Anwesenheit erfassen
2 Personen
31
Routenpläne austeilen
2 Personen
32
Startgruppen begleiten
3 Personen
33
Wegbeschilderung kontrollieren
2 Personen
34
Ruheposten besetzen
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks und Obst auffüllen
2 Personen
37
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
38
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
39
Finisher empfangen
3 Personen
40
Suppe und Brot servieren
3 Personen
41
Beleuchtung einschalten
42
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

43
Wegweiser entfernen
3 Personen
44
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
45
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
46
Geschirr und Material spülen
3 Personen
47
Location reinigen
3 Personen
48
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
49
Materialien zurückbringen
2 Personen
50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
51
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
SuppenschalenAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80

Küche

SuppenkesselAnz. 3
ServierlöffelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
Erste-Hilfe-SetsAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Ausstattung

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Mobile Beschallungsanlage
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Sportmaterial

WegweiserAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
RoutenpläneAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
StartnummernAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
SchrittzählerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
BodenabzieherAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Route mit Entfernungen fest und laufe sie spätestens eine Woche vorher vollständig ab. Prüfe dabei Engstellen, unklare Abzweigungen und die Stellen, an denen Wegweiser oder Absperrband nötig sind.
Kläre Genehmigungen und die Abstimmung mit dem Geländemanagement mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Heidetour. Reserviere Start- und Zielort erst, wenn die Streckenführung grundsätzlich bestätigt ist.
Plane pro 20 Teilnehmende mindestens eine eingewiesene Hilfsperson für Anmeldung, Ruheposten oder Zielbereich ein. Verschicke den Helferplan mit Treffpunkt, Aufgabe und Telefonnummer spätestens 7 Tage vorher.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und teile die Verpflegung nach Stationen auf. Für das Ziel solltest du Getränke, Obst und Snacks nicht erst am Veranstaltungsmorgen einkaufen, sondern spätestens am Vortag bereitstellen und Kühlboxen füllen.
Bereite den Startbereich am Vortag so weit wie möglich vor: Routenpläne, Armbänder, Startnummern, Klemmbretter und Stifte gehören sortiert auf den Anmeldetisch. Prüfe am Morgen zusätzlich die Wettervorhersage und drucke die aktuelle Teilnehmerliste aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Heidetour anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen, Meldungen und der Abstimmung mit dem Geländemanagement. Die Einladungen und Anmeldung sollten danach folgen, damit Strecke und Treffpunkte bereits feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Heidetour?: Rechne mit mindestens einer eingewiesenen Hilfsperson pro 20 Teilnehmende, zusätzlich zur Organisationsleitung. Bei mehreren Routenpunkten oder Ruheposten brauchst du je Station eine feste Zuständigkeit.
Wann sollte man die Route einer Heidetour ablaufen?: Laufe die komplette Strecke spätestens 7 Tage vor dem Termin ab und kontrolliere sie am Veranstaltungstag noch einmal stichprobenartig. Nach starkem Regen oder Sturm solltest du kritische Abschnitte zusätzlich kurzfristig prüfen.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einer Heidetour?: Plane je Person mindestens 0,75 bis 1 Liter Getränke für die gesamte Tour ein, bei Wärme mehr. Kaufe haltbare Snacks frühzeitig und stelle gekühlte Getränke, Obst und weitere Verpflegung spätestens am Vortag an Start, Ruheposten oder Ziel bereit.

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