Was du für ein Hafenkonzert brauchst

Für ein Hafenkonzert brauchst du mehr als Getränke und eine Bühne. Am Steg müssen Gäste sicher stehen, die Technik muss wettergeschützt versorgt werden und Geschirr, Licht sowie Sitzgelegenheiten müssen zur erwarteten Gästezahl passen. Plane Verbrauchsmaterial nicht knapp: Gläser, Teller und Besteck werden bei einem Konzert schneller gebraucht als bei einem kurzen Empfang. Diese Einkaufsliste bündelt die Ausstattung für Bar, Catering, Bühne, Beleuchtung und den Betrieb am Wasser.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
TerrassenheizerAnz. 3
UmkleidewandschirmAnz. 2

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 3
XLR-KabelAnz. 15
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 12
NotbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochsetsAnz. 4
KühlmattenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
Bühnenhintergrund
InfotafelnAnz. 6
ProgrammschilderAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungssetsAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 16
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teesortiment - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Bier - 10 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Cider - 24 Fläschchen
- Tonic - 4 Flaschen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Limonadensirup - 3 Flaschen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Knabbermischung - 6 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Hummus - 8 Behälter
- Frischkäse - 6 Becher
- Baguettes - 20 Stück
- Brötchen - 80 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Kräuterbutter - 10 Becher
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Ziegenkäse - 1 kilo
- Schinken - 3 Kilo
- Salami - 2 Kilo
- Geräuchertes Hähnchen - 2 Kilo
- Falafel - 3 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 5 kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Melonen - 4 Stück
- Gewürzmischung - 3 Dosen
- Pfeffer - 2 Mühlen
- Salz - 2 Packungen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico - 2 Flaschen
- Satésauce - 3 Gläser
- Eiswürfel - 40 Kilo
- Servietten - 1000 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Einweghandschuhe - 4 Kartons
- Lebensmittelbehälter - 30 Stück

Tipps

Plane pro Gast mindestens zwei Trinkgläser ein; bei Selbstbedienung oder mehreren Getränkerunden sind drei Gläser pro Person sicherer. Für Wein solltest du zusätzlich etwa ein Weinglas je erwartendem Weintrinker bereithalten.
Stelle für die Technik mehrere Kabeltrommeln und Verlängerungskabel bereit und sichere Laufwege mit Kabelmatten. Ersatzbatterien gehören spätestens am Vortag in die Technikbox, nicht erst beim Soundcheck.
Für Catering und Buffet brauchst du Teller, Bestecksets und Servierschalen in Reserve. Rechne bei Einweggeschirr mit mindestens 10 Prozent zusätzlichem Bestand, damit Nachschub während des Programms möglich ist.
Plane die Beleuchtung für zwei Bereiche: LED-Spots und Lichterketten für Bühne und Publikumsfläche, Batterielaternen für Wege und dunkle Ecken. Notbeleuchtung darf nicht durch Dekoration, Möbel oder Kabel verdeckt werden.
Bestelle Partyzelte, Klapptische, Klappstühle und Barhocker frühzeitig passend zur Gästezahl. Terrassenheizer und ein Umkleidewandschirm werden oft erst kurz vor dem Konzert vermisst, obwohl sie bei Wind oder wechselhaftem Wetter besonders nützlich sind.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für ein Hafenkonzert?: Plane zwei Trinkgläser pro Gast als Mindestmenge und drei, wenn nicht laufend gespült wird. Für Wein kommt etwa ein zusätzliches Weinglas je Weintrinker hinzu.
Wie viel Besteck und Geschirr sollte ich für das Hafenkonzert kaufen?: Kalkuliere Teller und Bestecksets für alle angemeldeten Gäste plus 10 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen sind das mindestens 110 Teller und 110 Bestecksets.
Wann sollte ich Technik und Kabel für ein Hafenkonzert besorgen?: Reserviere PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorboxen mindestens zwei bis vier Wochen vorher. Prüfe Kabel, Batterien und Stromversorgung spätestens am Vortag beim vollständigen Techniktest.
Wie viele Sitzplätze brauche ich beim Hafenkonzert?: Plane Sitzplätze für etwa 30 bis 50 Prozent der Gäste, wenn das Konzert teilweise im Stehen stattfindet. Bei 120 Gästen entsprechen das ungefähr 36 bis 60 Klappstühle; zusätzliche Klapptische brauchst du für Catering und Getränke.

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