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Hafen-Schwimmtour organisieren: die Checkliste

Eine Hafen-Schwimmtour braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Schwimmtermin: Strecke, Hafenbetrieb und Rettung müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Route, Datum und Genehmigungen, bevor du Anmeldungen öffnest. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Teilnehmendenliste, Boote, Helfer, Funkgeräte und Sicherheitsmaterial. Diese Checkliste führt dich von der ersten Abstimmung bis zum Briefing am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

    2 Personen

  • Hafenverwaltung informieren

  • Schwimmstrecke genehmigen lassen

    2 Personen

  • Sicherheitsplan erstellen

    3 Personen

  • Schwimmvereine ansprechen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Schwimmoffizielle einplanen

    2 Personen

  • Rettungsschwimmerteam festlegen

    2 Personen

  • Bootsbesitzer bestätigen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Route und Zeiten veröffentlichen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Freiwilligenbriefing erstellen

    2 Personen

  • Leitstelle informieren

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

Event

  • Wetter- und Wassercheck durchführen

    3 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Zäune und Absperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Zelte und Tische aufbauen

    6 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    3 Personen

  • Zielbereich einrichten

    4 Personen

  • Sicherheitsbojen auslegen

    5 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Rettungsboote prüfen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Gepäck annehmen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

    3 Personen

  • Gruppen zum Start begleiten

    4 Personen

  • Start begleiten

    6 Personen

  • Schwimmroute überwachen

    10 Personen

  • Zwischenversorgung besetzen

    4 Personen

  • Zieleinlauf registrieren

    4 Personen

  • Medaillenstation besetzen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Bojen und Schwimmleinen abholen

    5 Personen

  • Teilnehmergepäck ausgeben

    3 Personen

  • Schwimmmaterialien prüfen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

Nachbereitung

  • Zelte und Möbel abbauen

    6 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Schäden und Verluste melden

    2 Personen

  • Genehmigungen abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • GarderobenständerAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 30
  • KegelAnz. 24

Sportmaterial

  • SchwimmbojenAnz. 40
  • SchwimmbahnenAnz. 8
  • RettungsringeAnz. 12
  • RettungsbretterAnz. 6
  • PaddelAnz. 12
  • StartuhrAnz. 2
  • StoppuhrenAnz. 8
  • MitarbeiterwestenAnz. 30
  • Badekappen für TeilnehmendeAnz. 180
  • FinishermedaillenAnz. 180
  • StartnummernhüllenAnz. 180
  • StartnummernbänderAnz. 180
  • Wasserdichte ScorekartenAnz. 220
  • WegweiserAnz. 20
  • WegweiserAnz. 30
  • Wasserfeste StifteAnz. 20
  • SeilrollenAnz. 6
  • KarabinerhakenAnz. 30
  • TaschenlampenAnz. 12

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 12
  • MobiltelefoneAnz. 6
  • MegafonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 6
  • LichtschläucheAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
  • KaraffeAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • IsolierdeckenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

  • AbfallcontainerAnz. 12
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsmittelAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
  • IsolierdeckenAnz. 20
  • Klappbare TragenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und die Freigabe der Schwimmstrecke frühzeitig. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Hafenverwaltung, Leitstelle und Sicherheitsverantwortliche beteiligt sind.
  • Bestätige Rettungsschwimmerteam, Bootsbesitzer und Schwimmoffizielle spätestens 14 Tage vor dem Termin schriftlich. Halte außerdem Ersatzkontakte bereit, falls kurzfristig jemand ausfällt.
  • Veröffentliche Route, Startzeit und Treffpunkt erst, wenn die Strecke freigegeben ist. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, damit Startnummern und Teilnehmendenliste rechtzeitig geprüft werden können.
  • Plane beim Sicherheitsbriefing klare Funkwege ein: Ein Kanal für die Einsatzleitung und erreichbare Mobiltelefone als Reserve. Prüfe Funkgeräte, Ladestationen und Megafon am Vortag vollständig.
  • Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vorher täglich und entscheide nach den festgelegten Sicherheitskriterien. Stelle für Helfer und Teilnehmende trockene, beleuchtete Bereiche bereit und rechne die Verpflegung für die tatsächliche Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Hafen-Schwimmtour anmelden?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Hafenverwaltung, Genehmigungen und Sicherheitsplan. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Rettungsteam, Boote und Offizielle verbindlich bestätigt sein.
Wie viele Rettungsschwimmer brauche ich für eine Hafen-Schwimmtour?
Eine feste Zahl hängt von Strecke, Teilnehmerzahl, Sichtweite und örtlichen Vorgaben ab. Lass das Verhältnis im Sicherheitsplan festlegen und bestätige das komplette Team mindestens 14 Tage vor dem Start.
Wann soll ich die Route und die Startzeit veröffentlichen?
Veröffentliche beides erst nach der Genehmigung der Schwimmstrecke und der Abstimmung mit der Hafenverwaltung. Praktisch ist eine Veröffentlichung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, damit Teilnehmende planen können.
Wie viel Verpflegung brauche ich für die Schwimmtour?
Plane Getränke und Essen für die bestätigte Teilnehmerzahl, Helfer und Einsatzkräfte ein. Rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve und erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeschluss.

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