Gruppenhochzeit organisieren: Diese Checkliste führt dich durch die Planung

Bei einer Gruppenhochzeit müssen viele Personen, Abläufe und Lieferungen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Gästeliste und Location fest, bevor du Einladungen und Programm planst. Danach folgen Rückmeldungen, Ernährungswünsche, Transport, Sitzordnung, Menü und Musik. In den letzten Tagen zählen Bestätigungen, gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen und eine klare Aufgabenverteilung – besonders bei Torte, Dekoration und Leihmaterial.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Location und Hochzeitsprogramm reservieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Transportbedarf erfassen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menüauswahl festlegen
2 Personen
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
Musik für die Feier auswählen
2 Personen
Zeremonientexte sammeln
2 Personen
Sprecher und Zeugen bestätigen
2 Personen
Lieferungen und Abholpunkte bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Tischnummern erstellen
2 Personen
Dankesgeschenke einpacken
3 Personen
Dekoration sortieren
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Frische Zutaten vorbereiten
4 Personen
Torte abholen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Böden und Toiletten reinigen
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Stühle für die Zeremonie aufstellen
4 Personen
Zeremonieort einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Blumengestecke platzieren
3 Personen
Licht- und Stimmungscheck durchführen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabeliste testen
2 Personen
Buffet und Getränketische einrichten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Abendessen vorbereiten
5 Personen
Torten und Desserts bereitstellen
2 Personen
Namensschilder auslegen
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen

Event

Lieferanten empfangen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Zeremonie begleiten
3 Personen
Musik während der Zeremonie abspielen
Champagner und Häppchen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Dinner-Buffet nachfüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Teller und Besteck abholen
3 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Kuchen und Kaffee servieren
4 Personen
Reden begleiten
2 Personen
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Späte Snacks servieren
3 Personen
Geschenke sicher einsammeln
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen kühlen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Geschenke nach Hause transportieren
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Blumengestecke verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 8
Runde TischeAnz. 4
StühleAnz. 70
Stühle für die ZeremonieAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
GetränketischeAnz. 2
Geschenketisch
Empfangstisch
TischwäscheAnz. 12
StuhlhussenAnz. 70

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
SuppenschalenAnz. 70
Abendbesteck-SetsAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 12
Blumenstrauß für die Zeremonie
AnsteckblumenAnz. 12
TischnummernAnz. 12
NamensschilderAnz. 70
ProgrammhefteAnz. 75
Willkommensschild
MenükartenAnz. 3
LichterkettenAnz. 8
KerzenAnz. 48
KerzenständerAnz. 12
VasenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BänderAnz. 6
DankesbeutelAnz. 70

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
TeelichthalterAnz. 48
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bearbeite die Gästerückmeldungen nicht nur nach Namen: Erfasse auch Ernährungswünsche und den Transportbedarf in einer gemeinsamen Liste. So fehlen am Hochzeitstag weder passende Menüoptionen noch Sitzplätze oder Fahrten.
Bestätige Lieferungen und Abholpunkte spätestens 7 Tage vorher. Das betrifft besonders Leihmaterial, Torte, Blumen, Getränke sowie Geschirr und Tische.
Plane die Sitzordnung erst, wenn die Rückmeldefrist abgelaufen ist. Drucke Namensschilder und Tischnummern anschließend mit mindestens 10 Prozent Reserve, falls sich kurzfristig noch etwas ändert.
Sortiere Dekoration, Programmhefte, Menükarten und Dankesgeschenke nach Einsatzort in beschriftete Kisten. Dadurch muss am Hochzeitstag niemand nach einzelnen Teilen für Empfang, Zeremonie oder Tische suchen.
Kühle die Getränke am Vortag und bereite frische Zutaten erst möglichst spät vor. Rechne für die Ausgabe zusätzlich Zeit für das Abholen der Torte, das Eindecken und die Kontrolle von Gläsern, Tellern und Besteck ein.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen für eine Gruppenhochzeit verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 4 bis 6 Wochen vorher, damit Menü, Sitzordnung, Transport und Mengen rechtzeitig feststehen.
Wie viele Gläser und Teller brauche ich für eine Gruppenhochzeit?: Plane pro eingeladenem Gast mindestens ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, ein Wasserglas und ein Abendbesteck-Set ein. Bei Weingläsern, Champagnergläsern und Kaffeetassen solltest du je nach Ablauf mindestens ein Set pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve kalkulieren.
Wann muss die Sitzordnung für eine Gruppenhochzeit fertig sein?: Erstelle den ersten Entwurf nach Ablauf der Rückmeldefrist, meist 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Drucke Namensschilder und Tischnummern erst 7 bis 10 Tage vorher, wenn die letzten Änderungen eingearbeitet sind.
Was muss ich am Tag vor der Gruppenhochzeit erledigen?: Kühle die Getränke, sortiere Dekoration und Drucksachen, prüfe Leihmaterial und bestätige offene Lieferungen. Frische Zutaten sollten vorbereitet und die Torte abgeholt werden, sobald der vereinbarte Abholzeitpunkt erreicht ist.

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