Eine Gründonnerstagsfeier Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Gründonnerstagsfeier müssen Gottesdienst und gemeinsames Essen ineinandergreifen. Beginne deshalb nicht mit dem Einkauf, sondern kläre zuerst Räume, Liturgie, Mitwirkende und Anmeldungen. Danach planst du die Mahlzeit anhand der Rückmeldungen und teilst die Aufgaben für Aufbau, Technik und Küche zu. Besonders leicht vergessen werden getrennte Diätportionen, ausreichend Geschirr und ein Techniktest vor Beginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Kirchenreservierung bestätigen
5
Küchenreservierung bestätigen
6
Liturgie zusammenstellen
2 Personen
7
Bibellesungen auswählen
2 Personen
8
Sprecher bestätigen
9
Musiker bestätigen
10
Fürbitten vorbereiten
2 Personen
11
Lieder und Partituren kopieren
2 Personen
12
Programme drucken
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Kühlprodukte aufstocken
2 Personen
17
Mahlzeit vorbereiten
5 Personen
18
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
19
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
20
Geschirr prüfen
2 Personen
21
Technik testen
2 Personen
22
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

23
Kirchenraum öffnen
2 Personen
24
Liturgischen Raum einrichten
3 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Altar und Lesepult vorbereiten
2 Personen
27
Kerzen und Blumenarrangements platzieren
2 Personen
28
Musikinstrumente aufstellen
3 Personen
29
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
30
Mahlzeitenbuffet aufbauen
5 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
33
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
34
Besucher empfangen
3 Personen
35
Programme ausgeben
2 Personen
36
Feier zum Gründonnerstag begleiten
5 Personen
37
Fußwaschung betreuen
4 Personen
38
Mahlzeit servieren
5 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
41
Abendgebet leiten
4 Personen
42
Mahnwache begleiten
3 Personen
43
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

44
Essensreste kühlen
2 Personen
45
Geschirr abwaschen
4 Personen
46
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
48
Liturgischen Raum aufräumen
3 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Kirchensaal reinigen
3 Personen
51
Küche reinigen
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
54
Programme und Notizen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 110
WeingläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 110
ServierlöffelAnz. 12
SuppenkellenAnz. 10
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

KirchenkerzenAnz. 12
TeelichthalterAnz. 100
TeelichterAnz. 120

Dekoration

Weiße TischläuferAnz. 10
Weiße BlumenarrangementsAnz. 6
Altartuch
Kreuz
Fastentuch

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12
FußwaschbeckenAnz. 4
HandtücherAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Kirchen- und Küchenreservierung frühzeitig und lege danach den zeitlichen Ablauf fest. So weißt du, wann der Kirchenraum geöffnet, die Liturgie vorbereitet und die Mahlzeit bereitgestellt werden muss.
Erfasse bei der Anmeldung neben der Teilnahme auch Ernährungswünsche. Verpacke Diätmahlzeiten separat und kennzeichne sie, bevor das Essen ausgegeben wird.
Plane die Liturgie mit Bibellesungen, Fürbitten, Liedern und Partituren nicht erst in der letzten Woche. Bestätige Sprecher und Musiker rechtzeitig und drucke die Programme vor dem Veranstaltungstag.
Prüfe Geschirr und Servierausstattung anhand der Anmeldezahlen: Teller, Suppenschalen, Besteck, Gläser und Servierbesteck werden oft erst beim Eindecken vermisst. Lege zusätzlich fest, wer Buffet, Getränke und Kaffee betreut.
Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Weise die Freiwilligen anschließend kurz ein und verteile klare Zuständigkeiten für Kirchenraum, Tische, Stühle und Küche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gründonnerstagsfeier organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Raumreservierungen und der Liturgie. Spätestens 7 Tage vor der Feier sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sprecher und Musiker feststehen.
Wann sollte man die Teilnehmerzahl für das Essen festlegen?: Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Termin. Prüfe danach Einkaufsliste, Kühlprodukte, Diätportionen, Geschirr und Sitzplätze anhand der verbindlichen Zahl.
Was muss am Tag der Gründonnerstagsfeier zuerst erledigt werden?: Öffne den Kirchenraum zuerst und richte den liturgischen Bereich ein. Danach folgen Techniktest, Aufbau von Tischen und Stühlen sowie das Bereitstellen von Brot, Belag und vorbereiteten Speisen.
Wie viel Zeit sollte man für Aufbau und Technik einplanen?: Plane mindestens 2 Stunden vor dem Beginn für Raumaufbau, Dekoration und Technik ein. Ein kurzer Mikrofon- und Lautsprechertest direkt vor dem Einlass verhindert, dass Probleme erst während der Liturgie auffallen.

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