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Grillfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Grillfest läuft entspannt ab, wenn Einkauf, Kühlung und Aufbau nicht am selben Nachmittag liegen. Verschicke die Einladungen frühzeitig, erfasse Ernährungswünsche und bestätige Lieferungen spätestens einige Tage vorher. Am Veranstaltungstag prüfst du zuerst Gelände, Wetter und Technik, bevor Tische, Zelt, Grill und Buffet aufgebaut werden. Plane außerdem Zeit zum Kühlen, Kennzeichnen von Diätmahlzeiten und Nachfüllen des Buffets ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Fleisch und Salate kühlen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Partyzelt aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Grill sicher aufstellen

    2 Personen

  • Kohle und Anzünder bereitlegen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Salate und Brot bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Fleisch und Gemüse grillen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Grill sicher löschen

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Partyzelt abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • LöffelAnz. 50
  • TrinkgläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • GrillsAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • AluminiumschalenAnz. 12
  • GrillzangenAnz. 4
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • TischdekorationAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • AbfalltrennbehälterAnz. 3
  • SpülbeckenAnz. 3
  • HandfegerAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und entscheide dann, ob das Festzelt aufgebaut werden muss. Beleuchtung und Wimpelketten solltest du bei Tageslicht anbringen.
  • Kühle Fleisch, Salate und Getränke getrennt voneinander. Stelle Kühlboxen mit Kühlelementen mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste bereit.
  • Richte das Buffet vor dem Anzünden des Grills ein: Teller, Besteck, Servierschalen, Servierzangen sowie Salate und Brot müssen dann sofort erreichbar sein.
  • Kennzeichne Diätmahlzeiten deutlich, bevor das Grillen beginnt. So musst du bei der Begrüßung oder am Buffet nicht erst einzelne Portionen suchen.
  • Plane zwischen Gästeempfang und dem ersten Grillgut mindestens 20 Minuten ein. In dieser Zeit kannst du Willkommensgetränke ausschenken, den Grill anzünden und Kohle sowie Anzünder sicher bereitlegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Grillfest einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Grillfest, damit du Mengen, Sitzplätze und Ernährungswünsche planen kannst.
Wann sollte man Fleisch und Salate für ein Grillfest einkaufen?
Kaufe frisches Fleisch und empfindliche Salate am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher. Kühle beides sofort und prüfe die Einkaufsliste spätestens am Vorabend.
Wie lange dauert der Aufbau für ein Grillfest?
Plane für Tische, Stühle, Buffet, Festzelt, Beleuchtung und Grill mindestens 2 Stunden ein. Beginne bei einem Fest am Nachmittag spätestens 3 Stunden vor der Ankunft der Gäste.
Wie viele Getränke braucht man für ein Grillfest?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vorher.

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