Eine Gedenkveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Gedenkveranstaltung müssen Ablauf, persönliche Erinnerungen und praktische Details zusammenpassen. Beginne mit Ort, Datum und Programm, bevor du Redner, Musiker und Gäste anfragst. Danach folgen Einladungen, Rückmeldungen, Catering und die Vorbereitung von Reden, Fotos und Musik. Plane spätestens am Vortag einen vollständigen Technik- und Saalcheck ein: Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Sitzordnung und Empfang sollten dann bereits feststehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Redner einladen
4
Musiker einladen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Erinnerung senden
10
Endgültige Gästeliste erstellen
11
Catering bestellen
12
Blumenarrangements bestellen
13
Programm drucken
2 Personen
14
Erinnerungsfotos sammeln
2 Personen
15
Fotopräsentation zusammenstellen
2 Personen
16
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
17
Redetexte sammeln
18
Redereihenfolge festlegen
2 Personen
19
Technik testen
2 Personen
20
Wegbeschreibung versenden
21
Einkaufsliste prüfen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Blumengestecke abholen
24
Standortschlüssel abholen
25
Saal kontrollieren
2 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Empfangstisch einrichten
2 Personen
29
Gedenkecke einrichten
3 Personen
30
Blumengestecke platzieren
2 Personen
31
Kerzen sicher platzieren
2 Personen
32
Fotopräsentation aufbauen
2 Personen
33
Mikrofon und Lautsprecher aufstellen
2 Personen
34
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
35
Programme bereitlegen
2 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
37
Snacks bereitstellen
3 Personen
38
Garderobe einrichten
2 Personen
39
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

40
Gäste begrüßen
4 Personen
41
Programme ausgeben
2 Personen
42
Kondolenzbuch betreuen
2 Personen
43
Gedenkprogramm begleiten
2 Personen
44
Musik organisieren
2 Personen
45
Fotopräsentation bedienen
46
Kerzen reichen
2 Personen
47
Ruhe begleiten
48
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Beileidsbekundungen begleiten
2 Personen
52
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

53
Restbestände verpacken
2 Personen
54
Dekoration abbauen
3 Personen
55
Technik abbauen
2 Personen
56
Geschirr sammeln
3 Personen
57
Abfall sammeln
3 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Saal reinigen
3 Personen
61
Toiletten reinigen
2 Personen
62
Fundsachen sammeln
63
Schlüssel zurückbringen
64
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Kondolenzbuch sicher aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 10
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

KondolenzbuchAnz. 2
StifteAnz. 20
BilderrahmenAnz. 12
GedenkkartenAnz. 100
TeelichthalterAnz. 80
LED-KerzenAnz. 20
BlumenvasenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
StoffserviettenAnz. 80
NamensschilderAnz. 80
PapierklebebandAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelmattenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Veranstaltungsort und Programm zuerst fest. Lade Redner und Musiker erst ein, wenn Anfangs- und Endzeit sowie ihr Beitrag geklärt sind.
Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen vor der Veranstaltung. Frage dabei auch nach Ernährungswünschen, statt diese erst beim Catering zu klären.
Sammle Redetexte, Erinnerungsfotos und Musikwünsche mindestens 7 Tage vorher. So bleibt Zeit, die Redereihenfolge festzulegen und eine Fotopräsentation ohne fehlende Dateien zusammenzustellen.
Plane den Empfang konkret: Ein Tisch für Anmeldungen, Namensschilder, ein Kondolenzbuch und mehrere Stifte gehören an eine gut sichtbare Stelle. Lege außerdem fest, wer die Gäste begrüßt und Einträge erklärt.
Teste die Technik spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop, Beamer und den Funkmikrofonen. Prüfe zusätzlich Sitzplätze, Garderobe, Wegbeschreibung, Blumen und die Ausgabe der gedruckten Programme.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Redner, Musiker und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man Einladungen zu einer Gedenkveranstaltung?: Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 14 Tage vor der Veranstaltung. Sende ungefähr 3 bis 5 Tage vor dem Termin eine Erinnerung an angemeldete Gäste.
Wie viel Zeit braucht man für eine Fotopräsentation?: Sammle Fotos und Bildunterschriften mindestens 7 Tage vorher. Für Auswahl, Reihenfolge, Präsentation und einen vollständigen Test solltest du zusätzlich 2 bis 3 Stunden einplanen.
Wann sollte man die Technik für eine Gedenkveranstaltung testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Leinwand spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten.

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