Zo organiseer je een herdenkingsbijeenkomst
Begin met de locatie, datum en opbouw van het programma. Leg daarna de bijdragen van sprekers en muzikanten vast, zodat je weet hoeveel tijd er nodig is voor muziek, toespraken en een fotopresentatie. Verstuur uitnodigingen met een duidelijke route en verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één gastenlijst. In de laatste week controleer je catering, bloemstukken, foto’s, teksten en techniek. Plan op de dag zelf tijd voor het ophalen van sleutels, het testen van microfoons en een rustige zaalcontrole.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 3
Sprekers uitnodigen
- 4
Muzikanten uitnodigen
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Herinnering versturen
- 10
Definitieve gastenlijst maken
- 11
Catering bestellen
- 12
Bloemstukken bestellen
- 13
Programma afdrukken
2 personen
- 14
Herdenkingsfoto's verzamelen
2 personen
- 15
Fotopresentatie samenstellen
2 personen
- 16
Muziekselectie samenstellen
2 personen
- 17
Spreekteksten verzamelen
- 18
Spreekvolgorde vastleggen
2 personen
- 19
Techniek testen
2 personen
- 20
Routebeschrijving versturen
- 21
Boodschappenlijst controleren
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Bloemstukken ophalen
- 24
Locatiesleutels ophalen
- 25
Zaal controleren
2 personen
- 26
Tafels opstellen
3 personen
- 27
Stoelen opstellen
4 personen
- 28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 29
Herdenkingshoek inrichten
3 personen
- 30
Bloemstukken plaatsen
2 personen
- 31
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
- 32
Fotopresentatie klaarzetten
2 personen
- 33
Microfoon en speakers plaatsen
2 personen
- 34
Verlichting controleren
2 personen
- 35
Programma's klaarleggen
2 personen
- 36
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 37
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 38
Garderobe inrichten
2 personen
- 39
Ontvangstteam briefen
3 personen
Event
- 40
Gasten verwelkomen
4 personen
- 41
Programma's uitdelen
2 personen
- 42
Condoleanceregister begeleiden
2 personen
- 43
Herdenkingsprogramma begeleiden
2 personen
- 44
Muziek verzorgen
2 personen
- 45
Fotopresentatie bedienen
- 46
Kaarsen aanreiken
2 personen
- 47
Stilte begeleiden
- 48
Koffie en thee serveren
4 personen
- 49
Hapjes serveren
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Condoleances begeleiden
2 personen
- 52
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 53
Restanten verpakken
2 personen
- 54
Decoratie afbouwen
3 personen
- 55
Techniek afbouwen
2 personen
- 56
Servies verzamelen
3 personen
- 57
Afval verzamelen
3 personen
- 58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Zaal schoonmaken
3 personen
- 61
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 62
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 63
Sleutels terugbrengen
- 64
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 65
Condoleanceregister veilig bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 10
- Ontvangsttafel
- Garderoberekaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Decoratie
- Condoleanceregisteraantal 2
- Pennenaantal 20
- Fotolijstenaantal 12
- Herdenkingskaartenaantal 100
- Theelichthoudersaantal 80
- LED-kaarsenaantal 20
- Bloemvazenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Stoffen servettenaantal 80
- Naamkaartjesaantal 80
- Papiertapeaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de spreekvolgorde uiterlijk enkele dagen vooraf vast en verzamel alle spreekteksten in één document. Zo voorkom je dat een spreker op het laatste moment ontbreekt of dat onderdelen door elkaar lopen.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, mengpaneel en draadloze microfoons vóór binnenkomst van de gasten. Controleer ook het geluid vanaf de achterste stoelen; daar valt slechte verstaanbaarheid het eerst op.
- Maak na de aanmeldtermijn één definitieve gastenlijst met dieetwensen en gebruik die voor de catering, naamkaartjes en de tafelindeling. Neem enkele extra stoelen mee in de zaalcontrole, maar wijzig de opstelling niet meer tijdens de ontvangst.
- Haal bloemstukken, locatiesleutels en eventueel geprinte programma’s op tijd op. Bloemstukken en techniek worden vaak wel geregeld, maar blijven vervolgens in de auto liggen of worden pas na de eerste gasten klaargezet.
- Richt een ontvangsttafel in met het condoleanceregister, pennen en herdenkingskaarten. Leg vooraf vast wie gasten ontvangt en wie tijdens het programma de muziek, presentatie en microfoons bedient.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een herdenkingsbijeenkomst?
- Reserveer de locatie en leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Nodig sprekers en muzikanten daarna direct uit, zodat je uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst de definitieve bijdragen kunt verwerken.
- Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een herdenkingsbijeenkomst?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en vermeld datum, aanvangstijd, route en de mogelijkheid om dieetwensen door te geven. Stuur 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst een herinnering.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?
- Plan minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor het testen van microfoons, luidsprekers, muziek en de fotopresentatie. Laat een tweede persoon achter in de zaal luisteren terwijl iemand de techniek bedient.
- Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een herdenkingsbijeenkomst?
- Maak de lijst 7 tot 10 dagen vóór de bijeenkomst, na het verwerken van de laatste aanmeldingen en dieetwensen. Gebruik daarna dezelfde versie voor catering, naamkaartjes en de zaalopstelling.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!