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Gedenkveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenkveranstaltung braucht einen ruhigen, klaren Ablauf und viele kleine Vorbereitungen. Lege zuerst Ort, Datum und Programm fest, bevor du Referenten, Musik und Einladungen koordinierst. In den letzten Tagen kommen Redetexte, Technik, Blumen, Kerzen, Verpflegung und Namensschilder zusammen. Am Veranstaltungstag helfen feste Zuständigkeiten für Aufbau, Gedenkort, Kondolenzbereich und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Musikauswahl zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Redetexte sammeln

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Blumen bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlwaren kalt stellen

    2 Personen

  • Blumen und Kerzen abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Gedenkort einrichten

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • Kondolenzbereich einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Programm verteilen

    3 Personen

  • Gäste begrüßen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Musik starten

  • Kerzenmoment begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kondolenzbuch bewachen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Kerzen sicher löschen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Blumen und Buch aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • Gedenkfoto
  • Fotorahmen
  • Kondolenzbuch
  • StifteAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 100
  • KerzenAnz. 100
  • KerzenhalterAnz. 100
  • VasenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Mikrofon
  • Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen im Voraus und kläre dabei Bestuhlung, Tische, Technik, Zugang und die Zeit für den Aufbau. Plane mindestens 90 Minuten vor Beginn für Lüften, Aufstellen und Dekorieren ein.
  • Sammle Redetexte und Beiträge spätestens 7 Tage vorher. So bleibt Zeit, das Programm zu drucken und die Reihenfolge mit Referenten und Moderation abzustimmen.
  • Teste Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel nicht erst am Veranstaltungstag. Ein vollständiger Techniktest am Vortag zeigt, ob Anschlüsse, Lautstärke und Stromversorgung funktionieren.
  • Bestelle Blumen und besorge Kerzen früh genug, damit Gestecke, Vasen und Kerzenhalter am Veranstaltungstag vollständig bereitliegen. Richte den Gedenkort vor dem Einlass ein und stelle das Gedenkfoto sichtbar, aber nicht im Durchgang auf.
  • Plane Getränke und Gebäck getrennt vom stillen Gedenkbereich. Stelle Kaffee, Wasser und Geschirr spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Referenten, Einladungen und Blumen lassen sich dann ohne kurzfristige Änderungen koordinieren.
Wann sollten die Einladungen für eine Gedenkveranstaltung verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Sende 5 bis 7 Tage vorher eine Erinnerung und bearbeite Anmeldungen sowie Ernährungswünsche bis dahin laufend.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gedenkveranstaltung?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Bestuhlung, Tische, Gedenkort, Kondolenzbereich und Technik ein. Bei umfangreicher Dekoration oder mehreren Programmpunkten sind 2 Stunden realistischer.
Wann sollte die Technik für eine Gedenkveranstaltung getestet werden?
Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Kabel. Am Veranstaltungstag genügt dann eine kurze Kontrolle etwa 30 Minuten vor dem Einlass.

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