LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een herdenkingsbijeenkomst organiseren

Een herdenkingsbijeenkomst vraagt om een rustige planning en duidelijke afspraken. Leg eerst locatie, datum en programma vast; regel daarna sprekers, uitnodigingen en praktische ondersteuning. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, spreekteksten en techniek. Op de dag zelf draait het om een open ruimte, een verzorgde herdenkingsplek, werkende microfoon en een ontvangst waar mensen zonder zoeken hun jas, naamkaartje of condoleance kunnen achterlaten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Sprekers benaderen

    2 personen

  • Muziekselectie samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Herinnering versturen

  • Spreekteksten verzamelen

    2 personen

  • Programma afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Bloemen bestellen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Koelwaren koud zetten

    2 personen

  • Bloemen en kaarsen ophalen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte ventileren

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Herdenkingsplek inrichten

    3 personen

  • Bloemstukken plaatsen

    2 personen

  • Kaarsen klaarzetten

    2 personen

  • Condoleancetafel inrichten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

Event

  • Programma uitdelen

    3 personen

  • Gasten verwelkomen

    4 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Sprekers begeleiden

    2 personen

  • Muziek starten

  • Kaarsmoment begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Condoleanceboek bewaken

  • Gasten afscheid laten nemen

    3 personen

  • Kaarsen veilig doven

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Materialen inpakken

    3 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Bloemen en boek bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 90
  • Tafelsaantal 10
  • Tafelkledenaantal 10
  • Kapstokkenaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 100
  • Bordenaantal 100
  • Gebaksvorkjesaantal 100
  • Theelepelsaantal 100

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerbestekaantal 8
  • Koelboxenaantal 4

Decoratie

  • Bloemstukkenaantal 4
  • Herdenkingsfoto
  • Fotolijst
  • Condoleanceboek
  • Pennenaantal 6
  • Naamkaartjesaantal 100
  • Kaarsenaantal 100
  • Kaarsenhoudersaantal 100
  • Vazenaantal 6

Apparatuur

  • Laptop
  • Microfoon
  • Luidspreker
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Bezem
  • Stoffer en blik
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de techniek niet pas op de dag zelf: test microfoon, luidspreker, laptop, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 week vooraf op de locatie. Controleer ook wie tijdens het programma het geluid bedient.
  • Verzamel spreekteksten uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst. Print een reservekopie en zet de definitieve volgorde naast het programma, zodat sprekers niet hoeven te zoeken.
  • Maak de herdenkingsplek herkenbaar met de herdenkingsfoto, fotolijst, bloemstukken, vazen, kaarsen en kaarsenhouders. Zet daarnaast een condoleanceboek met meerdere pennen klaar; één pen is snel zoek of leeg.
  • Stem koffie en thee af op het verwachte aantal gasten en zet koelwaren pas kort voor de ontvangst koud. Controleer vooraf of er genoeg kopjes, glazen, borden, gebaksvorkjes en theelepels zijn.
  • Open de locatie minimaal 90 minuten voor aanvang. Gebruik de eerste 30 minuten voor ventileren en het opstellen van stoelen en tafels, en houd daarna tijd over voor bloemen, kaarsen, naambadges en een laatste geluidstest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsbijeenkomst organiseren?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum, programma en sprekers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst en stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering.
Wanneer moet ik de sprekers voor een herdenkingsbijeenkomst benaderen?
Benader sprekers zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, liefst 4 weken vooraf. Vraag hun definitieve spreektekst uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst aan, zodat het programma nog gecontroleerd kan worden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?
Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen en inrichten van de ruimte. Plan ventileren, stoelen en tafels opstellen, de herdenkingsplek maken, de condoleancetafel inrichten en de techniek testen in die periode.
Wanneer test ik de microfoon en luidspreker?
Doe een volledige test minstens 1 week vooraf en herhaal een korte controle 30 tot 45 minuten voor aanvang. Test daarbij ook de laptop, verlengsnoeren, stekkerdozen en de plek waar de spreker staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!