Eine Freiluftaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du musst zuerst Ort, Genehmigungen und Budget klären, danach Künstler, Bühne und Technik verbindlich buchen. Parallel brauchen Gäste Informationen, Sitzplätze und Toiletten; spätestens in der letzten Woche geht es um Wetter, Getränke und Helfer. Der folgende Ablauf zeigt, welche Entscheidungen früh fallen müssen und was am Veranstaltungstag schnell vergessen wird.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Urheberrechte regeln
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Aufführung endgültig auswählen
3 Personen
- 6
Budget festlegen
2 Personen
- 7
Künstler buchen
2 Personen
- 8
Bühne reservieren
- 9
Soundanlage reservieren
- 10
Beleuchtung reservieren
- 11
Toiletten reservieren
- 12
Catering festlegen
2 Personen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Einladungen verschicken
2 Personen
- 15
Vorstellung online veröffentlichen
- 16
Anmeldungen bearbeiten
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Programm drucken lassen
- 19
Wettervorhersage verfolgen
- 20
Schlechtwetterszenario bestätigen
2 Personen
- 21
Bestand prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Programme sortieren
2 Personen
- 26
Technik prüfen
2 Personen
- 27
Ort absperren
3 Personen
- 28
Bühne aufbauen
4 Personen
- 29
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
- 30
Beleuchtung anbringen
3 Personen
- 31
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Tische aufstellen
3 Personen
- 34
Zelt und Vordach aufbauen
4 Personen
- 35
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Programme bereitlegen
2 Personen
- 39
Snacks auslegen
2 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 41
Lichttest durchführen
2 Personen
Event
- 42
Künstler empfangen
2 Personen
- 43
Publikumsempfang betreuen
3 Personen
- 44
Programme ausgeben
2 Personen
- 45
Getränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Vorstellung ankündigen
- 48
Technik während der Vorstellung bedienen
2 Personen
- 49
Künstler betreuen
- 50
Publikum begleiten
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Pause ankündigen
- 53
Pausenverpflegung organisieren
3 Personen
- 54
Pausenraum überprüfen
2 Personen
- 55
Zweiten Teil ankündigen
- 56
Technik abschließen
2 Personen
- 57
Publikum verabschieden
3 Personen
- 58
Abendprogramm ankündigen
- 59
Abendvorstellung begleiten
2 Personen
- 60
Abendgetränke servieren
3 Personen
- 61
Beleuchtung bedienen
- 62
Letzte Runde ankündigen
- 63
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 64
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 65
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 66
Bühne sicher hinterlassen
3 Personen
- 67
Abfall sammeln
4 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Cateringstation reinigen
2 Personen
- 70
Toiletten reinigen
2 Personen
- 71
Gelände fegen
3 Personen
- 72
Möbel wegräumen
4 Personen
- 73
Dekoration entfernen
2 Personen
- 74
Bühne abholen lassen
2 Personen
- 75
Tonanlage zurückgeben
2 Personen
- 76
Beleuchtung zurückgeben
2 Personen
- 77
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 78
Abfall entsorgen
2 Personen
- 79
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 80
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappstühleAnz. 120
- TischeAnz. 10
- BiertischeAnz. 6
- PartyzelteAnz. 3
- VordächerAnz. 2
- UmkleideracksAnz. 4
- UmkleidestühleAnz. 12
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- Hintergrundvorhang
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LaternenAnz. 12
Dekoration
- BühnengardinenAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonbögenAnz. 2
- BlumenkästenAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 8
- TablettsAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- LebensmittelboxenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ort und Datum zuerst fest und prüfe Genehmigungen, Urheberrechte und Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Ohne diese Klärung solltest du weder Künstler noch Bühne endgültig buchen.
- Plane Bühne und Ton als zusammenhängendes Paket: Neben Soundanlage, Mischpult und Lautsprechern werden oft Funkmikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und Kabelkanäle zu spät berücksichtigt. Vereinbare den Technikaufbau spätestens 2 Wochen vor der Aufführung.
- Bestätige einen Schlechtwetterplan mindestens 7 Tage vorher und beobachte die Wettervorhersage täglich in den letzten 3 Tagen. Kläre dabei, ob Partyzelte oder Vordächer nur für Gäste dienen oder auch Bühne und Technik schützen.
- Schicke Einladungen und veröffentliche die Vorstellung früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht am Veranstaltungstag gesammelt werden. Sortiere Programme und reserviere pro erwarteter Person einen Sitzplatz, sofern keine freie Platzwahl vorgesehen ist.
- Bereite am Tag selbst zuerst Infrastruktur und Sicherheit vor: Stühle, Tische, Toiletten, Beleuchtung und Kabelwege müssen vor dem Soundcheck stehen. Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Budget. Künstler, Bühne, Ton, Beleuchtung und Toiletten sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
- Was braucht eine Freiluftaufführung bei schlechtem Wetter?
- Lege mindestens 7 Tage vorher fest, ob die Aufführung verschoben, verlegt oder mit Partyzelten und Vordächern durchgeführt wird. Prüfe zusätzlich, ob Bühne, Lautsprecher, Kabel und Beleuchtung ausreichend vor Regen geschützt sind.
- Wie viel Technik brauche ich für eine Freiluftaufführung?
- Für eine kleine Aufführung gehören mindestens Soundanlage, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofonständer und passende Kabel in die Planung. Bei mehreren Mitwirkenden solltest du zusätzlich Funkmikrofone, DI-Boxen und Monitorspeaker mindestens 2 Wochen vorher abstimmen.
- Wie viele Sitzplätze und Getränke sollte ich einplanen?
- Plane einen Klappstuhl pro angemeldeter Person und stelle bei erwarteten Gruppen zusätzlich einige Reserveplätze bereit. Für die erste Stunde rechnest du mit 2 bis 3 Getränken pro Person; Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden.
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