Een openluchtvoorstelling organiseren: zo pak je het aan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg locatie, datum en voorstelling eerst definitief vast. Controleer daarna pas de capaciteit voor stoelen, tafels, toiletten en catering; zo voorkom je dat reserveringen niet bij het terrein passen.
• Regel vergunningen, auteursrechten en verzekering bij de start van de planning. Houd voor de meeste externe afspraken minimaal 6 tot 8 weken ruimte aan, omdat ontbrekende documenten de rest van het plan kunnen vertragen.
• Plan techniek als één geheel: podium, geluidsset, draadloze microfoons, mengpaneel, verlichting, verlengkabels en kabelgoten moeten op dezelfde opbouwtekening staan. Reserveer minstens 2 uur vóór aanvang voor opbouw, aansluiten en een volledige soundcheck.
• Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling uit en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken pas nadat de voorraad is gecontroleerd en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
• Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een weerbesluit met de locatie en leveranciers. Controleer of partytenten, luifels, stoelen en apparatuur tegen wind en regen kunnen en wie het publiek informeert als het programma wijzigt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtvoorstelling organiseren?

Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Plan vergunningen, auteursrechten, artiesten en technische reserveringen in de eerste 2 weken; de laatste week gebruik je voor weer, voorraad en publieksinformatie.

Hoeveel tijd heb je nodig om een openluchtvoorstelling op te bouwen?

Reken minimaal 2 uur voor meubilair, podium, geluid en verlichting, plus extra tijd voor decor en kabelbeveiliging. Plan vóór de publieksinloop nog minstens 30 minuten voor een volledige soundcheck en veiligheidscontrole.

Wanneer moet je een slechtweerscenario voor een openluchtvoorstelling regelen?

Bevestig het scenario uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling en neem op de dag zelf een definitief besluit op basis van de verwachting. Spreek vooraf af wie bezoekers, artiesten, catering en leveranciers informeert.

Hoeveel drank moet je inkopen voor een openluchtvoorstelling?

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte duur en temperatuur. Controleer de voorraad vóór het koelen en houd herbruikbare bekers klaar voor de uitgifte.