Einkaufsliste für eine Freiluftaufführung
Bei einer Freiluftaufführung brauchst du mehr als Bühne und Sitzplätze. Plane Geschirr, Getränke, Technik, Kabelschutz und Beleuchtung so, dass Publikum und Team auch bei wechselndem Wetter zurechtkommen. Für Getränke rechnest du pro Gast mit zwei bis drei Portionen in der ersten Stunde und etwa einer weiteren pro Stunde danach. Reserviere Stühle, Tische, Zelte und Bühnenelemente frühzeitig, besonders wenn die Aufführung am Wochenende stattfindet.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappstühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 8
- PartyzelteAnz. 3
- BühnenelementeAnz. 8
- Hintergrundvorhang
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- Gaffer TapeAnz. 6
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- Bühnendekoration
- Programmatische PosterAnz. 12
- InfotafelnAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenzangenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- AbsperrbandAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- HanddesinfektionspumpenAnz. 6
- ToilettenpapierhalterAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Eiswürfel - 12 kilo
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hummus - 1,5 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Rucola - 6 Beutel
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Kilo
- Popcorn - 3 Kilo
- Salzstangen - 6 Tüten
- Mini-Kekse - 5 Kilo
- Brownies - 120 Stück
- Äpfel - 8 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Olivenöl - 1 Flasche
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Reinigungstücher - 3 Packungen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Flüssigseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Rollen
Tipps
- Plane pro erwarteter Person mindestens ein Trinkglas sowie zusätzlich 10 Prozent Reserve ein. Für Kaffee reichen meist eine Tasse und ein Unterteller pro Gast, bei längeren Aufführungen solltest du etwa 20 Prozent mehr Geschirr bereithalten.
- Rechne bei Getränken mit zwei bis drei Portionen pro Person in der ersten Stunde und danach mit einer Portion je weiterer Stunde. Kühle Wasser und andere Getränke spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher.
- Lege für jedes Verlängerungskabel eine Kabelmatte bereit und teste die Tonanlage, Funkmikrofone und den Musikplayer mindestens 24 Stunden vor Beginn. So bleibt Zeit, fehlende Adapter oder Ersatzbatterien zu besorgen.
- Plane pro Sitzplatz etwa 45 bis 50 Zentimeter Breite und stelle rund 10 Prozent zusätzliche Klappstühle bereit. Tische, Servierplatten und Schalen werden oft zu knapp eingeplant, sobald Snacks und Getränke gleichzeitig ausgegeben werden.
- Halte für den Abend LED-Baustrahler, Lichterketten und Batterielaternen bereit und prüfe ihre Laufzeit am Vortag. Ein Partyzelt oder ein Ausweichbereich sollte mindestens einige Stunden vor der Aufführung nutzbar sein, nicht erst bei einsetzendem Regen.
Häufige Fragen
- Wie viele Stühle brauche ich für eine Freiluftaufführung?
- Plane pro angemeldeter Person einen Klappstuhl und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Gästen sind das beispielsweise 88 Stühle, damit beschädigte oder spontan benötigte Sitzplätze kein Problem werden.
- Wie viel Getränke brauche ich für eine Freiluftaufführung?
- Kalkuliere zwei bis drei Getränke pro Person für die erste Stunde und danach ungefähr ein Getränk je weiterer Stunde. Für 60 Gäste und eine dreistündige Aufführung ergibt das etwa 240 bis 300 Portionen, abhängig von Wetter und Programm.
- Wann muss ich die Technik für eine Freiluftaufführung testen?
- Teste Soundanlage, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Musikplayer und Kabel mindestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich zwei bis drei Stunden vor Einlass ein vollständiger Funktionstest am endgültigen Aufbauort erfolgen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine Freiluftaufführung?
- Plane pro Gast je einen Teller, eine Gabel, ein Messer, einen Löffel und ein Trinkglas ein, plus 10 bis 20 Prozent Reserve. Servierplatten, Schalen und Servierlöffel solltest du nach der Anzahl der Snackstationen einteilen, meist reichen zwei bis drei Ausgabestellen für 50 bis 80 Gäste.
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