Eine Fotomesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fotomesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Aufbau. Beginne mit dem Messekonzept, reserviere danach die passende Location und plane früh die Ausstellerflächen. Sobald Anmeldungen eingehen, sammelst du Standgrößen, technische Anforderungen und Ernährungswünsche. In den letzten Wochen werden Standaufteilung, Besucherroute, Beschilderung, Programm und Drucksachen verbindlich. Plane außerdem Zeit für Nachmeldungen, fehlende Angaben und einen Techniktest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messekonzept festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Lageplan erstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Ausstellerregistrierungen bearbeiten
2 Personen
7
Standmaße befestigen
8
Programm zusammenstellen
2 Personen
9
Werbetext schreiben
10
Veranstaltung bewerben
2 Personen
11
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Catering bestellen
14
Leihmaterialien reservieren
15
Ausstellerinformationen versenden
16
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
17
Endgültige Standaufteilung festlegen
2 Personen
18
Ausstellernummern zuweisen
19
Namensschilder gestalten
20
Besucherroute kontrollieren
2 Personen
21
Beschilderung entwerfen
22
Programm drucken
23
Standnummern drucken
24
Ausstellerliste drucken
25
Bestand prüfen
2 Personen
26
Einkaufsliste prüfen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Badges vorbereiten
2 Personen
29
Infomappen zusammenstellen
2 Personen
30
Geräte aufladen
2 Personen
31
Standpakete bereitstellen
2 Personen
32
Catering gekühlt lagern
2 Personen
33
Standortschlüssel abholen
34
Laderaum freimachen
2 Personen
35
Möbel ausladen
4 Personen
36
Standwände aufstellen
4 Personen
37
Tische aufstellen
4 Personen
38
Stühle aufstellen
3 Personen
39
Standnummern aufhängen
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
2 Personen
41
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
42
Kabel sicher abdecken
2 Personen
43
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
44
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
45
Getränke kalt stellen
2 Personen
46
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
47
Infomaterial auslegen
2 Personen
48
Aussteller empfangen
3 Personen
49
Aussteller zu den Ständen weisen
2 Personen
50
Technik pro Stand testen
3 Personen
51
Fototentoonstellung beleuchten
2 Personen

Event

52
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
53
Besucher-Badges ausgeben
2 Personen
54
Besucherinformationen bereitstellen
2 Personen
55
Anmeldungen für den Fotowettbewerb bearbeiten
2 Personen
56
Präsentationen betreuen
2 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Buffet sauber halten
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten kontrollieren
63
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
64
Letzte Besucher informieren
2 Personen
65
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Catering sicher verstauen
2 Personen
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Standmaterialien abbauen
4 Personen
70
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
71
Beschilderung entfernen
2 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Kabel aufrollen
2 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Abfall trennen
2 Personen
76
Location reinigen
3 Personen
77
Bestände zählen
78
Fundgegenstände registrieren
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Catering verwerten
2 Personen
81
Ausstellerfotos versenden
82
Dankeschön an Besucher senden
83
Fotos online veröffentlichen
84
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 30
TischeAnz. 36
StühleAnz. 90
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 10
ProspektständerAnz. 6
PräsentationstischeAnz. 3

Ausstattung

LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelkanäleAnz. 20
USB-LadegeräteAnz. 8
SpeicherkartenleserAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
FotolampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 8
LaptoptischeAnz. 2
HandkarrenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 30
Roll-Up-BannerAnz. 4
FotopaneeleAnz. 12
KlemmbretterAnz. 30
WegweiserAnz. 12
KleberAnz. 10
AbdeckbandAnz. 12
TischdeckenAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
StifteAnz. 40
NotizblöckeAnz. 20
BadgehalterAnz. 300
ArmbänderAnz. 300

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
ServierplattenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
Erste-Hilfe-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standmaße fest, bevor du die Aussteller endgültig einteilst. So bleiben Wege für Besucher, Kabelkanäle und Präsentationstische frei, statt am Aufbautag Möbel verschieben zu müssen.
Setze für Anmeldeformulare und Ausstellerinformationen klare Fristen. Versende die finalen Standnummern, Aufbauzeiten und technischen Vorgaben spätestens 7 Tage vor der Fotomesse.
Sammle technische Anforderungen nicht nur als Freitext. Frage gezielt nach Stromanschlüssen, Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprechern, Funkmikrofonen und Fotolampen und prüfe die Angaben mindestens 10 Tage vorher.
Kontrolliere die Besucherroute mit dem fertigen Lageplan. Registrierungstheke, Garderobenständer, Abfallbehälter und Buffetische dürfen keine Engstellen vor den Ständen oder an den Ausgängen erzeugen.
Bestelle Catering und Leihmaterial nach bestätigten Zahlen, nicht nach den ersten Anmeldungen. Prüfe 2 bis 3 Tage vor Beginn Bestand, Namensschilder, Programm, Standnummern und Ausstellerliste und lege Drucker sowie Ersatzmaterial bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fotomesse organisieren?: Starte mindestens 12 Wochen vorher mit Konzept, Location und Ausstellerakquise. Für die endgültige Standaufteilung, Technik und Drucksachen brauchst du spätestens 2 Wochen vor dem Termin verbindliche Angaben.
Wie viele Aussteller passen auf eine Fotomesse?: Das hängt von den Standmaßen und der nutzbaren Fläche ab. Plane zuerst die Stände im Lageplan und reserviere zusätzlich Verkehrsflächen; die endgültige Zahl sollte spätestens 3 Wochen vorher feststehen.
Wann sollte man die Ausstellerinformationen verschicken?: Versende die erste organisatorische Information direkt nach der Bestätigung. Die verbindlichen Standnummern, Aufbauzeiten, Lageplan-Details und technischen Hinweise sollten mindestens 7 Tage vor der Messe verschickt werden.
Was muss man bei der Technik einer Fotomesse prüfen?: Prüfe spätestens 10 Tage vorher Strom, Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofone. Für Präsentationen und Bildmaterial solltest du außerdem Laptop, Speicherkartenleser, USB-Ladegeräte und Ersatzkabel testen.

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