Cómo organizar una feria de fotografía sin perder el control

Organizar una feria de fotografía empieza mucho antes de colocar los primeros stands. Primero define el concepto y reserva un espacio que permita separar exposición, circulación, registro y presentaciones. Después coordina las inscripciones de expositores, confirma las medidas de cada stand y cierra el programa antes de promocionar el evento. Las últimas semanas deben servir para confirmar necesidades técnicas, imprimir la señalización y comprobar que el recorrido de visitantes funciona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el concepto de la feria
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Elaborar el plano
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar las inscripciones de expositores
2 personas
7
Confirmar las medidas del stand
8
Elaborar el programa
2 personas
9
Escribir texto promocional
10
Promocionar el evento
2 personas
11
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
14
Reservar el material de alquiler
15
Enviar información a los expositores
16
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
17
Hacer la distribución definitiva de los stands
2 personas
18
Asignar números de expositores
19
Diseñar acreditaciones
20
Comprobar la ruta de visitantes
2 personas
21
Diseñar la señalización
22
Imprimir el programa
23
Imprimir números de stand
24
Imprimir la lista de expositores
25
Comprobar el inventario
2 personas
26
Comprobar la lista de la compra
27
Hacer la compra
2 personas
28
Preparar acreditaciones
2 personas
29
Preparar carpetas informativas
2 personas
30
Cargar el equipo
2 personas
31
Preparar los paquetes para el stand
2 personas
32
Guardar el catering en frío
2 personas
33
Recoger las llaves del recinto
34
Despejar la zona de carga
2 personas
35
Descargar el mobiliario
4 personas
36
Instalar los paneles del stand
4 personas
37
Montar mesas
4 personas
38
Colocar las sillas
3 personas
39
Colgar los números de stand
2 personas
40
Colocar la señalización
2 personas
41
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
42
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
43
Montar el mostrador de registro
2 personas
44
Montar el buffet de catering
3 personas
45
Enfriar las bebidas
2 personas
46
Preparar el punto de café
2 personas
47
Colocar el material informativo
2 personas
48
Recibir a los expositores
3 personas
49
Indicar a los expositores dónde están sus stands
2 personas
50
Probar la técnica de cada stand
3 personas
51
Iluminar la exposición fotográfica
2 personas

Evento

52
Atender la mesa de registro
2 personas
53
Repartir las acreditaciones de visitante
2 personas
54
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
55
Gestionar las inscripciones del concurso de fotografía
2 personas
56
Coordinar presentaciones
2 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Mantener limpio el buffet
2 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Comprobar los baños
63
Mantener ordenada la zona de público
2 personas
64
Informar a los últimos visitantes
2 personas
65
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

66
Apagar el equipo
2 personas
67
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
68
Recoger la vajilla
3 personas
69
Desmontar los materiales del stand
4 personas
70
Recoger el mobiliario
4 personas
71
Retirar la señalización
2 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Enrollar cables
2 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Clasificar residuos
2 personas
76
Limpiar el lugar
3 personas
77
Contar el inventario
78
Registrar objetos perdidos
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Gestionar el catering sobrante
2 personas
81
Enviar fotos de los expositores
82
Enviar agradecimiento a los visitantes
83
Publicar las fotos online
84
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stands de feriacant. 30
Mesascant. 36
Sillascant. 90
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10
Expositores para folletoscant. 6
Mesas de presentacióncant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Impresorascant. 2
Terminales de pagocant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 20
Canaletas para cablescant. 20
Cargadores USBcant. 8
Lectores de tarjetas de memoriacant. 4
Auricularescant. 4
Lámparas fotográficascant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 8
Mesas para portátilescant. 2
Carritos de manocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 150
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Carteles con número de standcant. 30
Banners enrollablescant. 4
Paneles fotográficoscant. 12
Portapapelescant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Masilla adhesivacant. 10
Cinta de pintorcant. 12
Mantelescant. 8
Bridascant. 200
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 20
Portabadgescant. 300
Pulserascant. 300

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Neverascant. 2
Bandejas para servircant. 8
Bandejas de comidacant. 12
Cucharonescant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Define el plano antes de confirmar a los expositores. Deja pasillos suficientemente amplios y reserva zonas concretas para registro, buffet, presentaciones y almacenamiento; cambiar la distribución cuando ya están asignados los stands suele provocar errores de numeración.
Cierra las inscripciones de expositores con al menos 3 semanas de margen. Pide en el formulario las medidas necesarias, el tipo de montaje, las necesidades eléctricas y cualquier equipo audiovisual para no descubrir limitaciones durante el montaje.
Envía a cada expositor un dossier entre 7 y 10 días antes. Incluye número de stand, medidas confirmadas, horario de acceso, plano, programa y contacto operativo; así reduces preguntas y llegadas desordenadas.
Calcula la parte técnica por zonas, no solo por actividad. Comprueba con antelación proyectores, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos, regletas, enrollacables y canaletas, y lleva cargadores USB y lectores de tarjetas de memoria para los usos previstos.
Haz una prueba completa del recorrido el día anterior. Sigue la ruta desde la entrada hasta cada stand, verifica la visibilidad de los números y carteles, prueba el mostrador de registro y comprueba el inventario antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de fotografía?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y define el concepto al principio, abre las inscripciones de expositores con tiempo y deja las 2 últimas semanas para cerrar el plano, el programa, la señalización y las necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los stands?: Procura cerrarla entre 10 y 14 días antes de la feria. Para entonces deben estar confirmadas las medidas de todos los stands y asignados los números, de modo que puedas imprimir el plano, la lista de expositores y la señalización sin cambios de última hora.
¿Qué información pedir a los expositores al inscribirse?: Solicita como mínimo el nombre de contacto, las medidas del stand, el número de personas, las necesidades eléctricas y audiovisuales y el tipo de material que llevarán. Recoge estos datos al menos 3 semanas antes para poder ajustar el plano y reservar equipos.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una feria de fotografía?: Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una estimación fiable de visitantes y expositores. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma cantidades, horario de entrega, mesas de buffet, tazas y vasos antes del montaje.

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