Zo organiseer je een fotografiebeurs
Begin met het beursconcept en leg daarna de locatie vast voordat je exposanten uitnodigt. Werk met vaste standmaten, een duidelijke plattegrond en een planning voor registratie, promotie en techniek. Bij een fotografiebeurs lopen vooral beeldpresentaties, verkoop, lezingen en bezoekersstromen door elkaar. Regel daarom vroeg stroompunten, verlichting, projectie en een bezoekersroute. De laatste week draait om controleren: standnummers, badges, bewegwijzering, exposanteninformatie, catering en printwerk moeten dan definitief zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Beursconcept vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Plattegrond opstellen
2 personen
- 4
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier openen
- 6
Exposantenregistraties verwerken
2 personen
- 7
Standmaten bevestigen
- 8
Programma samenstellen
2 personen
- 9
Promotietekst schrijven
- 10
Evenement promoten
2 personen
- 11
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Catering bestellen
- 14
Huurmaterialen reserveren
- 15
Exposanteninformatie versturen
- 16
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 17
Definitieve standindeling maken
2 personen
- 18
Exposantennummers toewijzen
- 19
Naambadges ontwerpen
- 20
Bezoekersroute controleren
2 personen
- 21
Bewegwijzering ontwerpen
- 22
Programma afdrukken
- 23
Standnummers afdrukken
- 24
Exposantenlijst afdrukken
- 25
Voorraad controleren
2 personen
- 26
Boodschappenlijst controleren
- 27
Boodschappen doen
2 personen
- 28
Badges voorbereiden
2 personen
- 29
Infomappen samenstellen
2 personen
- 30
Apparatuur opladen
2 personen
- 31
Standpakketten klaarzetten
2 personen
- 32
Catering gekoeld opslaan
2 personen
- 33
Locatiesleutels ophalen
- 34
Laadruimte vrijmaken
2 personen
- 35
Meubilair uitladen
4 personen
- 36
Standwanden plaatsen
4 personen
- 37
Tafels opstellen
4 personen
- 38
Stoelen plaatsen
3 personen
- 39
Standnummers ophangen
2 personen
- 40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 41
Stroompunten aansluiten
2 personen
- 42
Kabels veilig afdekken
2 personen
- 43
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 44
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 45
Dranken koud zetten
2 personen
- 46
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
- 47
Infomateriaal uitstallen
2 personen
- 48
Exposanten ontvangen
3 personen
- 49
Exposanten naar stands wijzen
2 personen
- 50
Techniek per stand testen
3 personen
- 51
Fototentoonstelling belichten
2 personen
Event
- 52
Registratietafel bemannen
2 personen
- 53
Bezoekers badges uitdelen
2 personen
- 54
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
- 55
Fotowedstrijd inschrijvingen verwerken
2 personen
- 56
Presentaties begeleiden
2 personen
- 57
Koffie en thee serveren
2 personen
- 58
Hapjes serveren
3 personen
- 59
Dranken bijvullen
2 personen
- 60
Buffet schoonhouden
2 personen
- 61
Afvalbakken legen
2 personen
- 62
Toiletten controleren
- 63
Publieksruimte netjes houden
2 personen
- 64
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 65
Exposanten uitchecken
2 personen
Nazorg
- 66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Catering veilig opbergen
2 personen
- 68
Servies verzamelen
3 personen
- 69
Standmaterialen demonteren
4 personen
- 70
Meubilair verzamelen
4 personen
- 71
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 72
Decoratie verwijderen
2 personen
- 73
Kabels oprollen
2 personen
- 74
Servies afwassen
3 personen
- 75
Afval sorteren
2 personen
- 76
Locatie schoonmaken
3 personen
- 77
Voorraad tellen
- 78
Gevonden voorwerpen registreren
- 79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 80
Overgebleven catering verwerken
2 personen
- 81
Exposantenfoto's versturen
- 82
Bezoekersbedankje versturen
- 83
Foto's online publiceren
- 84
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beursstandsaantal 30
- Tafelsaantal 36
- Stoelenaantal 90
- Registratiebalie
- Buffettafelsaantal 4
- Krukkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 10
- Folderrekkenaantal 6
- Presentatietafelsaantal 3
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printersaantal 2
- Betaalterminalsaantal 3
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 20
- Kabelgotenaantal 20
- USB-ladersaantal 8
- Geheugenkaartlezersaantal 4
- Koptelefoonsaantal 4
- Fotolampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 8
- Laptoptafelsaantal 2
- Handkarrenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 150
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Theelepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Decoratie
- Standnummerbordenaantal 30
- Rolbannersaantal 4
- Fotopanelenaantal 12
- Klembordenaantal 30
- Pijlbordenaantal 12
- Plakgumaantal 10
- Schilderstapeaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Kabelbindersaantal 200
- Pennenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 20
- Badgehoudersaantal 300
- Polsbandjesaantal 300
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Serveerplateausaantal 8
- Voedselbakkenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handdesinfectiedispensersaantal 6
- Eerste hulp set
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie pas nadat je het aantal gewenste stands, de presentatieruimte en de publieksroute hebt ingetekend. Houd naast elke stand ruimte vrij voor bezoekers en kabelgoten; een volle plattegrond werkt op de beursdag snel tegen.
- Open de aanmeldingen met vaste standmaten en een sluitingsdatum. Bevestig daarna per exposant de standmaat, technische wensen en eventuele betaal- of presentatiemiddelen, zodat je niet in de laatste week opnieuw moet indelen.
- Plan fotografieapparatuur niet alleen voor lezingen. Fotolampen, lichtstatieven, geheugenkaartlezers, USB-laders en voldoende stekkerdozen zijn ook nodig bij demonstraties en verkooptafels; test alles minimaal één dag vooraf.
- Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de registratiebalie. Druk standnummers, exposantenlijst, programma en bewegwijzering tegelijk af zodra de indeling definitief is, zodat wijzigingen niet tot losse of tegenstrijdige documenten leiden.
- Verzamel dieetwensen bij de bezoekersaanmelding en bestel catering op basis van het definitieve aantal. Controleer daarnaast de voorraad koffiekopjes, glazen en afvalbakken uiterlijk twee werkdagen voor opening; servies en afvalvoorzieningen worden vaak te laat opgemerkt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een fotografiebeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en stel het beursconcept vast; geef exposanten daarna minstens 6 weken om zich aan te melden en hun technische wensen door te geven.
- Hoe maak je een goede standindeling voor een fotografiebeurs?
- Werk eerst met vaste standmaten en teken daarna de bezoekersroute, registratiebalie en presentatieruimte in. Maak de definitieve standindeling uiterlijk 10 dagen voor de beurs, zodat je standnummers en exposanteninformatie nog kunt afdrukken.
- Welke techniek heb je nodig op een fotografiebeurs?
- Reken per presentatie op een laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en een draadloze microfoon. Voor demonstraties zijn daarnaast fotolampen, lichtstatieven, geheugenkaartlezers, USB-laders en minimaal één getest stroompunt per stand nodig.
- Wanneer stuur je de exposanteninformatie?
- Stuur de praktische informatie ongeveer 3 weken vooraf en een definitieve update 5 tot 7 dagen voor opening. Vermeld daarin standnummer, opbouwtijd, standmaat, technische voorzieningen, parkeer- of laadregels en contactgegevens op de beursdag.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!