Fotografie-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fotografie-Workshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Location muss zur Route passen, die Fotoaufgaben müssen zum Zeitplan passen und die Technik darf am Morgen nicht erst getestet werden. Plane Programm, Dozenten und Fotospots frühzeitig und öffne die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Rahmenbedingungen feststehen. Kurz vor dem Termin zählen Einwilligungen, Wetter, geladene Akkus und formatierte Speicherkarten. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Fotografie-Dozenten festlegen
2 Personen
Fotospots auswählen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
Einwilligungen für Porträts organisieren
2 Personen
Workshopprogramm ausarbeiten
2 Personen
Fotoaufgaben erstellen
2 Personen
Route zu den Fotostandorten prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Akkus vollständig aufladen
2 Personen
Speicherkarten formatieren
2 Personen
Handouts drucken
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Materialien pro Arbeitsplatz verteilen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Lichtaufbau testen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Fotoausrüstung bereitstellen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Programm und Sicherheitsregeln erläutern
2 Personen
Kamerabedienung demonstrieren
2 Personen
Kompositionsübung begleiten
3 Personen
Kaffeepause servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Portraitfotografie demonstrieren
2 Personen
Portraitübung begleiten
4 Personen
Speicherkarten kontrollieren
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Außenaufgabe erklären
2 Personen
Außenaufgabe begleiten
4 Personen
Abendlicht vorführen
2 Personen
Fotos gemeinsam besprechen
3 Personen
Teilnehmerfragen beantworten
2 Personen
Ausrüstung einsammeln
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Geräte reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geräte trocknen lassen
Fotos sicher kopieren
2 Personen
Speicherkarten löschen
Dankesmail an Teilnehmer senden
Workshopfotos teilen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 30
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

SystemkamerasAnz. 12
StandardobjektiveAnz. 12
PorträtobjektiveAnz. 6
StativsetsAnz. 12
BlitzgeräteAnz. 6
ReflektorschirmeAnz. 6
LichtstativeAnz. 6
LED-LampenAnz. 4
SpeicherkartenAnz. 16
ErsatzakkusAnz. 24
AkkuladegeräteAnz. 12
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbare LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HintergrundtücherAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 35
BestecksetsAnz. 35
KaffeetassenAnz. 30

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2

Materialien

NamensschilderAnz. 35
Gedruckte HandoutsAnz. 35
AufgabenkartenAnz. 35
StifteAnz. 35
NotizblöckeAnz. 35
Whiteboard
WhiteboardmarkerAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 8
SpülbürstenAnz. 3

Beleuchtung

TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Fotospots fest, bevor du die Einladungen verschickst. Prüfe die Route zu allen Standorten und plane für jeden Ortswechsel zusätzliche 15 bis 20 Minuten ein.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Location, Dozent und Termin bestätigt sind. Erfasse dabei Ernährungswünsche und hole Porträt-Einwilligungen spätestens bis zur Teilnehmerbestätigung ein.
Inventarisiere die Ausrüstung mindestens 7 Tage vorher. Lade alle Akkus vollständig, formatiere die Speicherkarten und teste Beamer, HDMI-Kabel, Laptop sowie Lichttechnik vor dem Workshop.
Bereite die Arbeitsplätze am Vorabend vor: Materialien pro Platz verteilen, Tische und Stühle aufstellen und Namensschilder am Registrierungstisch bereitlegen. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Teilnehmerfragen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und noch einmal am Morgen. Bei Außenaufnahmen brauchst du dann einen angepassten Ablauf sowie eine klare Information für alle Teilnehmer.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Fotografie-Workshop organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Dozent. Einladungen und Anmeldung können anschließend etwa 6 Wochen vor dem Workshop starten.
Wann sollte ich die Technik für den Fotografie-Workshop prüfen?: Führe die vollständige Inventur mindestens 7 Tage vorher durch. Akkus lädst du am Vortag vollständig, Speicherkarten formatierst du erst nach der Datensicherung.
Wie viele Fotospots sollte ein Fotografie-Workshop haben?: Plane für einen halben Tag meist 2 bis 3 Fotospots ein. Rechne pro Ortswechsel zusätzlich 15 bis 20 Minuten ein, damit die Fotozeit nicht durch Wege und Aufbau verloren geht.
Wann muss ich die Einwilligungen für Porträts einholen?: Hole die Einwilligungen spätestens bei der Teilnehmerbestätigung ein, idealerweise 1 bis 2 Wochen vor dem Termin. So kannst du klären, wer fotografiert werden darf und welche Aufnahmen verwendet werden können.

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