Foodmarkt organisieren: So klappt die Planung

Bei einer Foodmarkt-Planung müssen Anbieter, Gelände, Strom und Verkauf zusammenpassen. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern bestätige zuerst Datum, Zeiten und Foodtrucks oder Stände. Danach folgen Lageplan, Genehmigungen, Zahlungsabläufe und die Versorgung mit Kühlung und Geschirr. In den letzten Tagen geht es vor allem um Liefertermine, Wetter, frische Produkte und einen Aufbau, bei dem Kabel und Besucherwege nicht im Weg liegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Zeiten bestätigen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Foodtrucks und Stände festlegen
4
Lieferantendaten sammeln
5
Strombedarf ermitteln
2 Personen
6
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
7
Lageplan des Geländes erstellen
8
Verkaufspreise und Zahlungsweise festlegen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Social-Media-Beitrag posten
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Lieferanten über besondere Ernährungswünsche informieren
14
Materialreservierungen vornehmen
15
Genehmigungen und Meldungen prüfen
16
Liefertermine bestätigen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Teilnehmerliste ausdrucken
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Routen- und Parkinformationen erstellen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
26
Stände und Zelte entladen
6 Personen
27
Gelände absperren
2 Personen
28
Partyzelte aufbauen
6 Personen
29
Marktstände aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Müllstationen aufstellen
2 Personen
32
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Stände nach Lieferant markieren
2 Personen
36
Lieferanten empfangen
3 Personen
37
Lieferanten zu den Ständen begleiten
2 Personen
38
Arbeitsflächen und Geräte prüfen
4 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
41
Getränkestand einrichten
2 Personen
42
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
43
Preisschilder aufstellen
2 Personen
44
Zahlungspunkte testen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
2 Personen
46
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
47
Lieferantenbriefing geben
2 Personen

Event

48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Anmeldungen abhaken
2 Personen
50
Besucher informieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
53
Getränke ausgeben
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Bestand pro Stand kontrollieren
2 Personen
60
Diätoptionen sichtbar markieren
2 Personen
61
Beleuchtung einschalten
62
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
63
Lieferanten abrechnen lassen
2 Personen
64
Verkauf und Ausgabe schließen
3 Personen

Nachbereitung

65
Ungekühlte Lebensmittel verpacken
3 Personen
66
Kühlprodukte sicher lagern
3 Personen
67
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Arbeitsflächen reinigen
3 Personen
73
Gelände reinigen
4 Personen
74
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
75
Rückgabematerial sortieren
2 Personen
76
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
77
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
78
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
79
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
80
Fundsachen sammeln
81
Location freigeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 10
HockerAnz. 20
TischdeckenAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 24
ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 10
KartenterminalsAnz. 4
KassenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 12
Koch- und SchälmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 10
MessbecherAnz. 6
ZangenAnz. 16
KellenAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
AluminiumschalenAnz. 60
FolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MenükartenAnz. 14
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
TischdekorationAnz. 20
NamensschilderAnz. 180
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Lageplan mindestens eine Woche vor dem Termin. Markiere darin Stände, Tische, Sitzplätze, Kühlgeräte, Stromanschlüsse und Besucherwege, damit am Aufbau keine improvisierten Kabelwege entstehen.
Erfrage den Strombedarf jedes Foodtrucks und Standes spätestens zwei Wochen vorher. Prüfe anschließend die vorhandenen Anschlüsse und plane Kabeltrommeln und Verlängerungskabel so, dass keine Stolperstellen bleiben.
Lege Preise und Zahlungsarten vor dem Versand der Einladungen fest. Wenn Kartenterminals und Kassen eingesetzt werden, teste sie spätestens am Vortag und halte eine alternative Zahlungs- oder Abrechnungslösung bereit.
Frage Ernährungswünsche bei der Anmeldung ab und gib sie den Lieferanten spätestens fünf Tage vor dem Foodmarkt weiter. So können vegetarische, vegane oder andere benötigte Optionen eingeplant werden, statt erst vor Ort nachzufragen.
Kühle Getränke und empfindliche Lebensmittel erst kurz vor dem Start ein, aber bereite die Kühlboxen am Vortag vor. Haltbare Lebensmittel kannst du früher sortieren; frische Produkte holst du am Veranstaltungstag oder maximal einen Tag vorher ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Foodmarkt organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Stände, Genehmigungen, Strombedarf und Liefertermine sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Foodtrucks braucht man für einen Foodmarkt?: Plane grob einen Stand für jeweils 40 bis 60 erwartete Gäste, abhängig von Portionsgröße und Ausgabezeit. Bei mehreren Ständen solltest du unterschiedliche Speisen anbieten und den erwarteten Andrang zeitlich verteilen.
Wann sollte man die Genehmigungen für einen Foodmarkt prüfen?: Prüfe die nötigen Genehmigungen und Meldungen mindestens sechs Wochen vor dem Termin. Sobald Gelände, Verkaufsform und Anbieter feststehen, lassen sich fehlende Unterlagen schneller nachreichen.
Wie viel Strom braucht ein Foodmarkt?: Lass dir von jedem Anbieter den Anschlusswert in Watt oder Kilowatt geben und addiere die Werte vor der Planung. Prüfe die Anschlüsse mindestens zwei Wochen vorher; Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und Induktionskochplatten können gleichzeitig hohe Lasten erzeugen.

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