Zo organiseer je een foodmarkt zonder last-minute gedoe
Een foodmarkt organiseren begint niet bij de boodschappen, maar bij de indeling en de leveranciers. Leg eerst datum, tijden en locatie vast en werk daarna de plattegrond, stroompunten, verkoopwijze en levermomenten uit. Foodtrucks en kramen hebben vaak andere aansluitingen en opbouwtijden dan je verwacht. Verzamel ook vroeg de dieetwensen van bezoekers, zodat leveranciers hun aanbod kunnen aanpassen. De laatste dagen gebruik je voor verse producten, koeling, bewegwijzering en een controle van het weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en tijden bevestigen
- 2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
- 3
Foodtrucks en kramen vastleggen
- 4
Leveranciersgegevens verzamelen
- 5
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
- 6
Stroompunten controleren
2 personen
- 7
Plattegrond van het terrein maken
- 8
Verkoopprijzen en betaalwijze bepalen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Socialmediabericht plaatsen
- 11
Aanmeldingen verwerken
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Leveranciers over dieetwensen informeren
- 14
Reserveringen voor materiaal maken
- 15
Vergunningen en meldingen controleren
- 16
Leveringsmomenten bevestigen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Deelnemerslijst afdrukken
- 19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 20
Route- en parkeerinformatie maken
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Verse producten ophalen
2 personen
- 23
Koelboxen vullen
2 personen
- 24
Dranken koud zetten
2 personen
- 25
Houdbaar eten sorteren
2 personen
- 26
Kramen en tenten lossen
6 personen
- 27
Terrein afzetten
2 personen
- 28
Partytenten opbouwen
6 personen
- 29
Marktkramen opstellen
6 personen
- 30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 32
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
- 33
Verlichting ophangen
3 personen
- 34
Versiering ophangen
3 personen
- 35
Kramen per leverancier markeren
2 personen
- 36
Leveranciers ontvangen
3 personen
- 37
Leveranciers naar kramen begeleiden
2 personen
- 38
Werkbladen en apparatuur controleren
4 personen
- 39
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 41
Drankenpunt inrichten
2 personen
- 42
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 43
Prijsborden plaatsen
2 personen
- 44
Betaalpunten testen
2 personen
- 45
Toiletten controleren
2 personen
- 46
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
- 47
Leveranciersbriefing geven
2 personen
Event
- 48
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 49
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 50
Bezoekers informeren
2 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Koffie en thee schenken
2 personen
- 53
Dranken uitgeven
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Servies en bestek aanvullen
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Tafels tussendoor schoonmaken
2 personen
- 58
Toiletten tussendoor controleren
- 59
Voorraad per kraam controleren
2 personen
- 60
Dieetopties zichtbaar markeren
2 personen
- 61
Verlichting inschakelen
- 62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
- 63
Leveranciers laten afrekenen
2 personen
- 64
Verkoop en uitgifte sluiten
3 personen
Nazorg
- 65
Onverkoelde etenswaren verpakken
3 personen
- 66
Koelproducten veilig opbergen
3 personen
- 67
Kramen en tenten afbreken
6 personen
- 68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 69
Decoratie verwijderen
3 personen
- 70
Afval verzamelen
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Werkbladen schoonmaken
3 personen
- 73
Terrein schoonmaken
4 personen
- 74
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
- 75
Retourmateriaal sorteren
2 personen
- 76
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 77
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 78
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 79
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
- 80
Verloren voorwerpen verzamelen
- 81
Locatie vrijgeven
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 10
- Krukkenaantal 20
- Tafelkleedjesaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 120
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Wijnglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Vorkenaantal 200
- Messenaantal 200
- Lepelsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 24
- Serveerbladenaantal 20
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 4
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Inductiekookplatenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 10
- Betaalterminalsaantal 4
- Kassa'saantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 12
- Koks- en schilmesjesaantal 12
- Mengkommenaantal 10
- Maatbekersaantal 6
- Tangenaantal 16
- Pollepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Aluminium schalenaantal 60
- Folieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 30
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Menubordenaantal 14
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 20
- Naamkaartjesaantal 180
- Pijlbordenaantal 10
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegers en blikkenaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 8
- Desinfectiepompjesaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de terreinindeling voordat je kramen en tenten definitief reserveert. Houd ruimte vrij voor looproutes, wachtrijen, leveranciers en kabels; plaats verkooppunten niet allemaal op één smalle doorgang.
- Vraag elke foodtruck en kraam uiterlijk 3 weken vooraf naar stroombehoefte, afmetingen en aankomsttijd. Controleer daarna of de beschikbare stroompunten, verlengkabels en kabelhaspels dit samen aankunnen.
- Bepaal vóór het versturen van de uitnodigingen hoe bezoekers betalen en welke verkoopprijzen gelden. Test betaalterminals en kassa’s minstens 1 dag vooraf en regel een alternatief als een verbinding uitvalt.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de foodmarkt en stuur één overzicht naar alle leveranciers. Zo kunnen zij rekening houden met allergieën en voorkom je dat bezoekers pas bij de kraam horen dat een gerecht niet geschikt is.
- Plan de laatste boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder, verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag ervoor. Zet dranken tijdig koud, vul koelboxen pas vlak voor vertrek en controleer de weersverwachting 24 uur vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet je foodtrucks voor een foodmarkt vastleggen?
- Leg foodtrucks en kramen bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de foodmarkt vast. Vraag direct naar hun menu, benodigde ruimte, stroomverbruik, opbouwtijd en leveringsmoment.
- Hoeveel dagen van tevoren moet je een foodmarkt aanmelden?
- Controleer vergunningen en meldingen zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente en situatie, dus wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een foodmarkt verzamelen?
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week voor het evenement. Stuur het overzicht daarna meteen naar de betrokken foodtrucks en kramen.
- Wanneer maak je de plattegrond van een foodmarkt?
- Maak een eerste plattegrond zodra de locatie bekend is en werk die bij nadat de leveranciers zijn bevestigd. Deel de definitieve versie uiterlijk 1 week vooraf, inclusief stroompunten, aanrijroute, parkeerinformatie en opbouwplaatsen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!