Einen Flohmarkt organisieren: der richtige Ablauf
Ein Flohmarkt wird nicht erst am Veranstaltungstag organisiert. Zuerst sicherst du den Platz, legst Datum und Öffnungszeiten fest und klärst Genehmigungen sowie Versicherung. Danach gewinnst du Verkäufer, sammelst Anmeldungen und teilst die Stände ein. In den letzten Tagen zählen Bargeld, Verkaufsetiketten, Kassen, Beschilderung und ein Plan für Regen. So bleibt am Aufbau-Morgen Zeit für Tische, Zelte und die Einweisung der Verkäufer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
- 3
Genehmigungsanforderungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Verkäuferformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Markt online ankündigen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Verkäufer einteilen
2 Personen
- 10
Bestätigungen versenden
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Tischangebenen prüfen
- 13
Einkaufsliste erstellen
- 14
Bargeld bestellen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 17
Verkaufsetiketten sortieren
2 Personen
- 18
Routenschilder vorbereiten
- 19
Kassen vorbereiten
2 Personen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Lieferungen bereitstellen
2 Personen
- 22
Gelände absperren
3 Personen
- 23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
2 Personen
- 26
Ausstellernummern aufhängen
2 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 28
Standaufteilung markieren
2 Personen
Event
- 29
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 30
Verkäufer zu den Ständen lotsen
2 Personen
- 31
Stände kontrollieren
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 33
Besucher empfangen
3 Personen
- 34
Kasse bedienen
2 Personen
- 35
Getränke servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
- 37
Stände zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 38
Mülleimer leeren
2 Personen
- 39
Beleuchtung einschalten
- 40
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
- 41
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
- 42
Kassen abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 44
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 45
Gelände aufräumen
4 Personen
- 46
Abfall entsorgen
2 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Gefundene Gegenstände registrieren
- 49
Materialien prüfen
2 Personen
- 50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 51
Verkäufer über die Abrechnung informieren
- 52
Bargeld einzahlen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 16
- KleiderständerAnz. 4
- KlappbänkeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 24
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KartenterminalsAnz. 2
- BatterienAnz. 24
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- VerkäufernummernAnz. 30
- WegweiserAnz. 10
- BannerAnz. 3
- PinnwändeAnz. 4
- KlebebandAnz. 8
- SeilAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- PinzettenAnz. 4
- KassenboxenAnz. 4
- GeldkassettenAnz. 4
- PreisetikettenAnz. 1500
- KleingeldschalenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- Außen-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ArbeitshandschuheAnz. 8
- HanddesinfektionsmittelAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort und lege Datum sowie Öffnungszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe Genehmigungsanforderungen und Versicherung idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vorher.
- Erstelle ein Verkäuferformular mit Standgröße, Kontaktdaten und besonderen Anforderungen. Verschicke die Bestätigung spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt und teile jedem Verkäufer eine Nummer zu.
- Plane die Standaufteilung nicht erst beim Aufbau. Prüfe vorher, wie viele Tische, Kleiderständer und Klappbänke vorhanden sind, und halte eine einfache Übersicht für das Einweisungsteam bereit.
- Bereite Kassen, Kartenterminals, Wechselgeld und Batterien am Vortag vor. Sortiere Verkaufsetiketten, Verkäufernummern und Wegweiser getrennt, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, wo Partyzelte stehen. Stelle Kühlboxen, Thermoskannen und Getränke erst kurz vor Beginn bereit, damit sie kühl bleiben und die Helfer nicht im Weg stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Flohmarkt anmelden?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Prüfung von Genehmigungen und Versicherung. Für die Verkäuferanmeldungen solltest du mindestens 3 bis 4 Wochen einplanen, damit du die Standaufteilung rechtzeitig erstellen kannst.
- Wie viele Tische braucht man für einen Flohmarkt?
- Das hängt von der vereinbarten Standgröße und der Zahl der Verkäufer ab. Rechne die Tischflächen spätestens 2 Wochen vorher aus und plane zusätzlich einige Tische für Kassen, Getränke und organisatorisches Material ein.
- Wann sollte man die Flohmarkt-Werbung veröffentlichen?
- Veröffentliche die erste Ankündigung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Aktualisiere sie 7 Tage vorher mit Uhrzeiten, Zufahrt und Hinweisen für Verkäufer und Besucher.
- Was muss man am Tag vor dem Flohmarkt vorbereiten?
- Bereite Kassen, Wechselgeld, Verkaufsetiketten, Verkäufernummern und Wegweiser am Vortag vor. Prüfe außerdem Tische, Zelte, Verlängerungskabel und Kartenterminals, damit der Aufbau am Veranstaltungstag planbar bleibt.
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