Cómo organizar un mercadillo sin dejar cabos sueltos
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha, el horario y el lugar; después confirma permisos, seguro y condiciones para los vendedores. Las inscripciones deben cerrarse con tiempo para asignar espacios, calcular mesas y preparar los números de vendedor. En el último tramo, céntrate en cobros, bebidas, señalización, montaje y un plan alternativo para el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y las horas
- 3
Comprobar los requisitos de permiso
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Hacer formulario para vendedores
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Anunciar el mercado en línea
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Asignar a los vendedores
2 personas
- 10
Enviar confirmaciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Comprobar la cantidad de mesas
- 13
Elaborar la lista de la compra
- 14
Solicitar efectivo
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 17
Ordenar las pegatinas de venta
2 personas
- 18
Preparar señales de ruta
- 19
Preparar las cajas registradoras
2 personas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Preparar las entregas
2 personas
- 22
Cerrar el recinto
3 personas
- 23
Montar las carpas
4 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
2 personas
- 26
Colocar los números de los vendedores
2 personas
- 27
Colocar señales de ruta
2 personas
- 28
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los vendedores
3 personas
- 30
Indicar a los vendedores sus puestos
2 personas
- 31
Comprobar los puestos
2 personas
- 32
Preparar café y té
2 personas
- 33
Recibir a los visitantes
3 personas
- 34
Atender la caja
2 personas
- 35
Servir consumiciones
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Inspeccionar los puestos periódicamente
2 personas
- 38
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 39
Encender la iluminación
- 40
Anunciar la última ronda de ventas
- 41
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
- 42
Cerrar las cajas
2 personas
Seguimiento
- 43
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 44
Desmontar las carpas
4 personas
- 45
Limpiar el recinto
4 personas
- 46
Retirar los residuos
2 personas
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Registrar objetos perdidos
- 49
Comprobar los materiales
2 personas
- 50
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 51
Informar a los vendedores sobre la liquidación
- 52
Ingresar el efectivo
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 24
- Sillascant. 16
- Percheroscant. 4
- Bancos plegablescant. 4
- Mantelescant. 24
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Terminales de pagocant. 2
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Señales de rutacant. 12
- Números de vendedorcant. 30
- Carteles direccionalescant. 10
- Banderolascant. 3
- Tableros de corchocant. 4
- Cinta adhesivacant. 8
- Cuerdacant. 4
Cocina
- Termoscant. 6
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
- Cajas de la cajacant. 4
- Cajas de caudalescant. 4
- Etiquetas de preciocant. 1500
- Bandejas para cambiocant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de luces exteriorescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de trabajocant. 8
- Desinfectante de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formulario de vendedores al menos 10 días antes. Así puedes asignar puestos, enviar confirmaciones y recoger preferencias dietéticas sin rehacer el plano a última hora.
- Comprueba permisos y seguro antes de anunciar el mercadillo. Hazlo entre 4 y 6 semanas antes, porque un requisito pendiente puede obligarte a cambiar el lugar o el horario.
- Calcula las mesas y las carpas a partir del número final de vendedores, dejando pasillos despejados. Confirma las cantidades una semana antes y vuelve a revisarlas al recibir el material.
- Prepara los cobros por separado: cajas registradoras, terminales de pago, baterías y efectivo deben comprobarse el día anterior. Lleva cargadores y regletas, y prueba cada terminal antes de abrir.
- Consulta el pronóstico 48 horas antes y prepara las entregas, las señales de ruta y el cierre del recinto. Las carpas, mesas y sillas deben montarse con un orden claro para que los vendedores no bloqueen la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un lugar, tramitar permisos o contratar un seguro. Cierra las inscripciones de vendedores unos 10 días antes y deja la compra y el montaje para la última semana.
- ¿Cuándo se deben confirmar los puestos de los vendedores?
- Confirma los puestos entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas el número definitivo de vendedores. Envía entonces el número asignado, el horario de llegada y cualquier instrucción sobre mesas, carpas o cobros.
- ¿Cuánto efectivo hace falta para un mercadillo?
- No hay una cifra única: depende de cuántos vendedores cobren en efectivo y del precio de sus productos. Solicita el efectivo al menos 48 horas antes, sepáralo en las cajas y comprueba el fondo antes de abrir.
- ¿Cuándo hay que montar las carpas y las mesas?
- El montaje debe empezar entre 2 y 3 horas antes de la apertura, según el tamaño del recinto. Coloca primero las carpas y deja libres las entradas y los pasillos; después monta mesas, sillas, señalización y puestos de vendedores.
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