LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Filmabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein gelungener Filmabend steht und fällt nicht nur mit dem ausgewählten Film. Du brauchst rechtzeitig eine passende Location, geklärte Aufführungsrechte und Technik, die vor dem Eintreffen der Gäste getestet ist. Auch Anmeldungen, Ernährungswünsche, Getränke und Snacks sollten nicht bis zur letzten Stunde warten. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, den Aufbau und den Abschluss des Abends.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Film auswählen

    2 Personen

  • Aufführungsrechte regeln

  • Reservierung bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Filmdatei prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Filmtechnik bereitstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Bild scharfstellen

  • Ton einstellen

  • Ersatzfilm bereitstellen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Ausgabestelle einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Toilette kontrollieren

  • Eingang vorbereiten

Event

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Film ankündigen

  • Film starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Film fortsetzen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Einkäufe verstauen

  • Reste sortieren

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • StehtischeAnz. 2
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptops
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-Kabel
  • HDMI-Adapter
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 30
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • Kaffeemaschine
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • Filmabend-PlakateAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischset
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Klär die Aufführungsrechte, bevor du Einladungen verschickst. So bewirbst du keinen Filmabend, dessen Vorführung später noch geändert werden muss.
  • Teste Filmdatei, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, HDMI-Kabel und passende Adapter mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Ein Ersatzfilm sollte ebenfalls bereitliegen.
  • Plane für den ersten Abendabschnitt zwei bis drei Getränke pro Person und stelle Wasser, gekühlte Getränke sowie Becher an einer eigenen Ausgabestelle bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und prüfe sie vor dem Einkauf. Servierschalen, Servierlöffel und getrennte Teller werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
  • Stell die Sitzplätze und die Filmtechnik vor dem Einlass fertig auf. Schärfe das Bild und regel den Ton mit einem kurzen Test von drei bis fünf Minuten ein, bevor die Gäste kommen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Filmabend planen?
Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit der Location, dem Film und den Aufführungsrechten. Einladungen sollten etwa zwei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte ich die Technik für den Filmabend testen?
Teste die komplette Technik mindestens 24 Stunden vorher und wiederhole den Bild- und Tontest am Veranstaltungstag. Plane dafür 30 bis 45 Minuten ein, damit du Kabel oder Adapter noch ersetzen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Filmabend?
Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich ausreichend Wasser bereit und kühle Getränke rechtzeitig vor dem Einlass.
Was muss ich am Tag des Filmabends zuerst erledigen?
Beginne mit dem Aufbau von Tischen, Stühlen und Ausgabestelle, danach folgt die Filmtechnik. Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau, Bildschärfe, Ton, Getränke und Snacks ein.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!