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Filmabend organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein gelungener Filmabend steht und fällt nicht nur mit dem ausgewählten Film. Filmrechte, Raum, Technik, Sitzplätze und Verpflegung müssen in der richtigen Reihenfolge geklärt werden. Plane die Anmeldung mit Ernährungswünschen frühzeitig und teste Bild und Ton vollständig, bevor die Gäste eintreffen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zur Kontrolle des Saals nach dem Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Film und Datum festlegen

    2 Personen

  • Filmrechte regeln

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Film herunterladen oder abholen

  • Technik vorab testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Popcorn und Snacks portionieren

    2 Personen

  • Namens- und Anwesenheitsliste erstellen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Den Film vollständig testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks und Becher bereitstellen

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • Film ankündigen

  • Film starten

  • Projektions- und Tonanlage überwachen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 10
  • AusgießkannenAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • Kaffeemaschine
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 2

Dekoration

  • FilmschilderAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6
  • FilmplakateAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Film und Datum zuerst fest und kläre die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst. So vermeidest du kurzfristige Absagen oder einen ungeeigneten Film.
  • Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Ein einzelner fehlender Adapter kann den gesamten Start verzögern.
  • Plane den Saal spätestens 2 Stunden vor Beginn: Schlüssel abholen, Raum kontrollieren, Tische und Stühle aufstellen sowie Bild, Ton und Beleuchtung einrichten.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und portioniere Popcorn und Snacks erst kurz vor dem Einlass. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen.
  • Erstelle eine Anwesenheits- und Namensliste am Vortag und bestätige Anmeldungen rechtzeitig. Halte Teller, Becher, Besteck und Servierschalen getrennt von den Aufräumutensilien bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmabend planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Film, Datum, Location und Filmrechten. Einladungen können anschließend etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte man die Technik für einen Filmabend testen?
Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch und prüfe den Film von Anfang bis Ende. Am Veranstaltungstag solltest du Bild und Ton zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor Beginn kontrollieren.
Wie viele Getränke braucht man für einen Filmabend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten mindestens 3 Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.
Wann sollte man Snacks und Popcorn vorbereiten?
Portioniere Popcorn und Snacks etwa 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass. So bleiben die Portionen frisch, ohne dass der Aufbau während der Ankunft der Gäste weiterläuft.

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