Filmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe die Vorführrechte, bevor du Filme ankündigst oder Einladungen verschickst. Kläre außerdem, ob alle ausgewählten Dateien in einem abspielbaren Format vorliegen.
• Plane für den Technikcheck mindestens 60 Minuten ein. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Fernbedienung gemeinsam – nicht nur jedes Gerät einzeln.
• Ermittle die endgültige Besucherzahl spätestens 3 Tage vor dem Filmabend. Erst dann lassen sich Snacks, Getränke, Sitzplätze und Ernährungswünsche zuverlässig einplanen.
• Baue Leinwand und Projektor vor dem Eintreffen der Gäste auf und klebe alle Kabel vollständig ab. Halte Ersatzbatterien und einen USB-Stick mit den Filmdateien griffbereit.
• Richte den Kaffee- und Teebereich getrennt von Popcorn und Getränken ein. Stelle Allergeninformationen sichtbar bereit und kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Filmabend organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, wenn ein Saal, ein Beamer oder Vorführrechte benötigt werden. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und bestätige die Besucherzahl spätestens 3 Tage vorher.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Filmabends?

Plane mindestens 2 Stunden vor Beginn ein. Darin enthalten sind das Aufstellen von Stühlen und Tischen, der Aufbau von Leinwand und Projektor, der Anschluss der Lautsprecher, das Abkleben der Kabel und ein vollständiger Testlauf.

Wie viele Snacks und Getränke brauche ich für einen Filmabend?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser unabhängig davon. Bei Snacks sind etwa 80 bis 120 Gramm pro Person ein brauchbarer Richtwert; passe die Menge an die Filmlänge und die Zahl der Pausen an.

Wann sollte ich die Filme herunterladen und sortieren?

Lade alle Filmdateien spätestens 2 Tage vorher herunter und sortiere sie in der vorgesehenen Abspielreihenfolge. Öffne jede Datei beim Technikcheck, damit Format, Ton und Untertitel vor dem Einlass geprüft sind.

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