Ferienwoche organisieren: die praktische Checkliste

Eine Ferienwoche braucht mehr als ein abwechslungsreiches Programm. Räume, Betreuung, Anmeldungen, Transport und Ausflüge müssen früh zusammenpassen, während Material und Verpflegung kurz vor dem Start kontrolliert werden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Begrüßung der Teilnehmenden. Besonders hilfreich ist sie für die letzten Tage: Dann zeigt sich, ob Namensschilder, Aktivitätstische, Kühlschränke und die Technik wirklich vorbereitet sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm finalisieren
2 Personen
Location und Räume reservieren
Tagesaktivitäten festhalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Transport für Teilnehmende organisieren
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Ausflugsreservierungen machen
Musik und Aktivitäten auswählen
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Aktivitätstische vorbereiten
3 Personen
Kühlschränke befüllen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

Teilnehmer begrüßen
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
Kaffee und Gebäck servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Musikabend begleiten
3 Personen
Morgenkaffee bereitstellen
2 Personen
Bus für den Ausflug begleiten
4 Personen
Lunchpakete verteilen
3 Personen
Kreativen Workshop begleiten
3 Personen
Workshop-Materialien auffüllen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Bingo begleiten
3 Personen
Gesellschaftsspiele betreuen
4 Personen
Quizabend betreuen
3 Personen
Wanderung begleiten
4 Personen
Musiknachmittag begleiten
3 Personen
Mitsingen begleiten
3 Personen
Grill vorbereiten
4 Personen
Barbecue servieren
5 Personen
Terrassenaktivitäten betreuen
3 Personen
Abschlussbrunch servieren
4 Personen
Erinnerungen verteilen
2 Personen
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
SchälchenAnz. 60
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
StifteAnz. 30

Sportmaterial

GehstöckeAnz. 10
Boccia-KugelnAnz. 2
Cornhole-SetsAnz. 2
SoftbälleAnz. 6

Spielmaterial

Bingo-KartenAnz. 100
Bingo-Rad
BingokartenAnz. 100
GesellschaftsspieleAnz. 12
QuizformulareAnz. 70
PuzzlesAnz. 6

Kreativ

LeinwändeAnz. 60
AcrylfarbsetsAnz. 10
PinselAnz. 60
MischpalettenAnz. 20
SchürzenAnz. 20
BuntstifteAnz. 20
BastelpapierAnz. 200
ScherenAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm spätestens zwei bis drei Wochen vor Beginn fest. Plane für jeden Tag eine Hauptaktivität, eine Ausweichmöglichkeit und die benötigten Räume ein.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst am ersten Tag. Prüfe die Teilnehmerliste mindestens 7 Tage vorher und teile Betreuer anschließend verbindlich ein.
Reserviere Ausflüge und organisiere den Transport, sobald die voraussichtliche Teilnehmerzahl feststeht. Eine letzte Bestätigung 3 bis 5 Tage vor dem Termin verhindert fehlende Plätze oder Fahrzeuge.
Kontrolliere Material, Technik und Mobiliar am Vortag. Dazu gehören unter anderem Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofone, Beamer, Leinwand, Tische und Stühle.
Richte Empfangstheke, Namensschilder und Eröffnungsprogramm vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Kaffee, Tee und Gebäck sollten mindestens 30 Minuten vor der Begrüßung bereitstehen.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Ferienwoche organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Räumen, Programm, Betreuung und Transport. Ausflüge und feste Reservierungen solltest du spätestens 3 Wochen vor Beginn buchen.
Wie früh müssen die Einladungen für eine Ferienwoche verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist rund 2 Wochen vor dem Start, damit Ernährung, Transport und Betreuung planbar bleiben.
Was muss am Tag vor der Ferienwoche vorbereitet sein?: Am Vortag sollten Räume, Aktivitätstische, Dekoration, Kühlschränke und Technik vollständig eingerichtet oder geprüft sein. Drucke außerdem Drehbuch und Teilnehmerliste aus und lege die Namensschilder bereit.
Wie viel Zeit braucht der Empfang am ersten Tag?: Plane mindestens 30 Minuten für Ankunft, Namensschilder und erste Orientierung ein. Kaffee, Tee und Gebäck sollten bereits vor Beginn bereitstehen, damit die Begrüßung nicht durch Aufbauarbeiten unterbrochen wird.

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