Eine Familientalentshow Schritt für Schritt organisieren
Eine Familientalentshow gelingt, wenn Auftritte, Technik und Zeitplan früh zusammengeführt werden. Beginne mit Termin und Raum, sammle danach verbindliche Anmeldungen und kläre für jeden Auftritt Dauer, Musik und Aufbau. Plane Moderation, Jury und Publikumsabstimmung so, dass zwischen den Beiträgen keine langen Pausen entstehen. Die letzten Tage gehören dem Techniktest, den Einkäufen und einer klaren Erinnerung an alle teilnehmenden Familien.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Programmablauf erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen gestalten
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen erfassen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Auftritte erfassen
- 9
Ablauf der Auftritte festlegen
2 Personen
- 10
Teilnehmer bestätigen
- 11
Moderator festlegen
- 12
Jurymitglieder einladen
- 13
Musikdateien sammeln
- 14
Musikrechte prüfen
- 15
Technikliste erstellen
- 16
Drehbuch ausdrucken
- 17
Namensschilder erstellen
- 18
Publikumsstimmzettel erstellen
- 19
Preise und Zertifikate organisieren
- 20
Cateringmengen berechnen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Lagerbestände sortieren
2 Personen
- 24
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
- 25
Teilnehmende Familien erinnern
- 26
Standortschlüssel abholen
- 27
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 28
Saal öffnen
2 Personen
- 29
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
- 32
Technik anschließen
2 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 37
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
Event
- 42
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 43
Auftritte kurz durchgehen
2 Personen
- 44
Publikum empfangen
3 Personen
- 45
Programm öffnen
- 46
Auftritte betreuen
3 Personen
- 47
Musik starten
- 48
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
- 49
Stimmzettel einsammeln
2 Personen
- 50
Ergebnis auszählen
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 54
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
- 55
Buffet auffüllen
2 Personen
- 56
Abendessen servieren
4 Personen
- 57
Auftritte für Erwachsene betreuen
3 Personen
- 58
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 59
Preise überreichen
2 Personen
- 60
Abschied ankündigen
- 61
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Technik ausschalten
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 67
Abfall sammeln
2 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Materialien prüfen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 4
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 70
- TischdeckenAnz. 10
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Gaffer TapeAnz. 3
- Kabellose Präsentationsmaus
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
- NachtlampenAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- Hintergrundtuch
- SternenfolieAnz. 2
- KonfettiAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 6
- KlebehakenAnz. 30
- BandAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 70
- MesserAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteplattenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
Catering
- IsoliertaschenAnz. 3
- TortenständerAnz. 2
- GetränkespenderAnz. 3
- SpeisekartenAnz. 8
- ServiettenhalterAnz. 8
- KühlelementeAnz. 12
- PokalpreiseAnz. 3
- ZertifikatsmappenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- WahlurnenAnz. 2
- StimmzettelAnz. 80
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 4
- Bühnenplakat
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllsackhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
- PapierhandtuchhalterAnz. 4
- ToilettenpapierhalterAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
- ReinigungsbürstenAnz. 4
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege spätestens vier Wochen vorher eine Anmeldefrist fest und erfasse pro Auftritt Name, Beitrag, benötigte Musik und die voraussichtliche Dauer. So kannst du den Programmablauf erstellen, ohne am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
- Plane für jeden Auftritt zusätzlich 2 bis 3 Minuten für Ansage, Wechsel und Applaus ein. Bei zehn Beiträgen entstehen sonst schnell 20 bis 30 Minuten Verzögerung.
- Sammle alle Musikdateien mindestens eine Woche vorher und teste sie auf dem vorgesehenen Laptop oder Musikplayer. Speichere zusätzlich eine Kopie auf einem zweiten Gerät und beschrifte die Dateien eindeutig.
- Drucke Drehbuch, Namensschilder und Publikumsstimmzettel spätestens am Vortag aus. Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und Gaffer Tape werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
- Berechne Catering nicht nur nach der Zahl der Familien, sondern nach Aufenthaltsdauer und Ernährungswünschen. Kaufe frische Produkte erst kurz vor der Veranstaltung und erinnere die Teilnehmenden 24 bis 48 Stunden vorher an ihre Auftritte.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Familientalentshow organisieren?
- Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Termin, Saal und Einladungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Anmeldungen laufen, eine Woche vorher müssen Programm, Musik und Technik feststehen.
- Wie lange dauert eine Familientalentshow mit zehn Auftritten?
- Rechne pro Beitrag mit etwa 5 bis 7 Minuten einschließlich Ansage und Wechsel. Für zehn Auftritte brauchst du daher ungefähr 60 bis 75 Minuten, zuzüglich Begrüßung, Abstimmung und Preisverleihung.
- Wie viele Jurymitglieder braucht eine Familientalentshow?
- Drei Jurymitglieder sind für eine kleine Familienveranstaltung meist ausreichend. Lade sie spätestens drei Wochen vorher ein und kläre vorab Bewertungskriterien, Punktevergabe und den Umgang mit Gleichständen.
- Was muss man bei der Technik einer Talentshow testen?
- Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Musikplayer und LED-Spots mindestens einen Tag vorher im Veranstaltungsraum. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau, Kabelsicherung und einen vollständigen Probelauf ein.
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