Fahrradauktion organisieren: der Ablauf von der Planung bis zur Zahlung
Eine Fahrradauktion steht und fällt mit einer sauberen Erfassung der Räder und einem klaren Ablauf für Gebote und Bezahlung. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort und Anmeldung, bevor du Fahrraddaten, Losnummern und Katalog zusammenstellst. In den letzten Tagen folgen technische Prüfung, Reinigung, kleine Reparaturen und ein Test des Zahlungssystems. Am Auktionstag brauchst du vor allem eine gut sichtbare Registrierung, nummerierte Fahrräder und ein eingespieltes Team.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Auktionsdatum veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Auktionslocation reservieren
- 6
Zahlungssystem reservieren
- 7
Auktionsfahrräder registrieren
3 Personen
- 8
Fahrräder auf dem Gelände kontrollieren
2 Personen
- 9
Fahrräder technisch prüfen
3 Personen
- 10
Fahrräder reinigen
3 Personen
- 11
Kleine Reparaturen durchführen
3 Personen
- 12
Auktionsnummern zuweisen
2 Personen
- 13
Fahrraddaten eingeben
2 Personen
- 14
Auktionskatalog erstellen
2 Personen
- 15
Katalog drucken
- 16
Losetiketten vorbereiten
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Zahlungsablauf testen
2 Personen
- 19
Auktionsteam instruieren
4 Personen
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Fahrräder ausladen
5 Personen
- 22
Fahrräder aufstellen
5 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 25
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 26
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 27
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
- 28
Fahrräder und Katalog prüfen
3 Personen
- 29
Auktionsschalter testen
2 Personen
Event
- 30
Besucher registrieren
3 Personen
- 31
Gebotskarten ausgeben
2 Personen
- 32
Fahrräder vorführen lassen
3 Personen
- 33
Auktion eröffnen
- 34
Fahrräder versteigern
3 Personen
- 35
Verkaufsergebnisse erfassen
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Zahlungen abwickeln
3 Personen
- 38
Fahrräder mitgeben
4 Personen
- 39
Nicht verkaufte Fahrräder markieren
2 Personen
- 40
Auktionsschalter schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Möbel abbauen
4 Personen
- 42
Fahrräder sicher abstellen
3 Personen
- 43
Abfall sammeln
3 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Material inventarisieren
2 Personen
- 46
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 47
Unbezahlte Parzellen nachverfolgen
- 48
Nicht verkaufte Fahrräder abwickeln
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- RegistrierungstischeAnz. 2
- AuktionstischeAnz. 2
- StühleAnz. 100
- FahrradständerAnz. 8
- FahrradständerAnz. 80
- AbsperrpfostenAnz. 8
Sportmaterial
- AuktionsfahrräderAnz. 80
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Drucker
- KartenterminalsAnz. 2
- Barcode-ScannerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FahrradpumpenAnz. 3
- FahrradreparaturständerAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
- GeldkassetteAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TrinkgläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
Dekoration
- Auktionsbanner
- WegweiserAnz. 12
- LosnummernhalterAnz. 80
Schreibwaren
- GebotskartenAnz. 120
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- EmpfangsbelegbücherAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Reinigungswagen
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldefrist mindestens 7 Tage vor der Auktion fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Bewirtung und Teilnehmerzahl nicht erst am Auktionstag geklärt werden.
- Prüfe jedes Fahrrad spätestens 3 bis 5 Tage vorher technisch, reinige es und erledige kleine Reparaturen. So bleiben am Veranstaltungstag nur Kontrollen und das Aufstellen übrig.
- Vergib die Auktionsnummern erst nach der Datenerfassung und gleiche Nummer, Losetikett, Katalogeintrag und Fahrrad zweimal ab. Ein einziger Zahlendreher führt sonst schnell zum falschen Zuschlag.
- Teste Kartenterminals, Barcode-Scanner, Laptop, Drucker und Zahlungsablauf mindestens einen Tag vorher. Plane außerdem Verlängerungskabel und eine Reserve für den Fall ein, dass ein Gerät ausfällt.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Rechne Zeit für Ausladen, Fahrradständer, Absperrung, Registrierungstheke, Sitzplätze, Beschallungsanlage und eine kurze Teambesprechung ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Fahrradauktion organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Location, Zahlungssystem und Veröffentlichung. Die Anmeldung sollte spätestens 7 Tage vor der Auktion geschlossen werden, damit Katalog und Bewirtung planbar bleiben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fahrradauktion?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Bei vielen Fahrrädern oder nur einem kleinen Team sind 3 Stunden realistischer, weil Ausladen, technische Sichtkontrolle und die Zuordnung der Losnummern Zeit kosten.
- Wann sollte man die Fahrräder prüfen und reinigen?
- Die technische Prüfung, Reinigung und kleine Reparaturen sollten 3 bis 5 Tage vor der Auktion abgeschlossen sein. Am Veranstaltungstag kontrollierst du nur noch, ob Nummer, Standort und Katalogdaten übereinstimmen.
- Wie läuft die Bezahlung bei einer Fahrradauktion ab?
- Definiere vorab, welche Zahlungsarten akzeptiert werden, und teste den Ablauf mindestens 24 Stunden vorher. Nach dem Zuschlag sollten Losnummer, Käuferdaten und Zahlung direkt an der Registrierung erfasst werden.
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