Einen Fackelzug organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Fackelzug entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung von Sicherheit, Genehmigungen und Betreuung. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und kläre danach, welche Meldungen oder Genehmigungen nötig sind. Erst wenn diese Punkte stehen, verschickst du Einladungen und planst Helfer, Fackeln und Ausrüstung. Die letzten Kontrollen gehören in die Woche vor dem Termin, nicht auf den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
3
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
4
Start- und Zielort reservieren
5
Versicherungsschutz prüfen
6
Betreuer und Posten einteilen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Routenkarte drucken
13
Notrufnummern und Adressen sammeln
14
Fackeln kontrollieren
3 Personen
15
Ersatzfackeln vorbereiten
2 Personen
16
Feuerlöscher prüfen
2 Personen
17
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
22
Teilnehmerliste ausdrucken
23
Schichtbesprechung vorbereiten
2 Personen

Event

24
Startgelände absperren
3 Personen
25
Tische und Zelte aufstellen
4 Personen
26
Beleuchtung anbringen
3 Personen
27
Wegweiser aufhängen
4 Personen
28
Ruheposten einrichten
3 Personen
29
Zielbereich einrichten
4 Personen
30
Fackeln auf die Gruppen verteilen
3 Personen
31
Brandschutzmaterial bereitstellen
2 Personen
32
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
33
Betreuer einweisen
2 Personen
34
Teilnehmer anmelden
4 Personen
35
Armbänder verteilen
2 Personen
36
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
37
Fackeln sicher verteilen
4 Personen
38
Gruppen zum Start begleiten
4 Personen
39
Fackelzug betreuen
12 Personen
40
Verkehrspunkte überwachen
4 Personen
41
Ruheposten besetzen
3 Personen
42
Getränke servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Snacks verteilen
2 Personen
45
Fackeln löschen und einsammeln
4 Personen
46
Teilnehmende abmelden
3 Personen
47
Fundsachen sammeln
48
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

49
Wegweiser entfernen
4 Personen
50
Gelände aufräumen
5 Personen
51
Abfall sammeln
3 Personen
52
Geschirr abwaschen
3 Personen
53
Tische und Zelte abbauen
4 Personen
54
Beleuchtung abbauen
3 Personen
55
Fackeln abkühlen lassen
2 Personen
56
Materialien reinigen
3 Personen
57
Fackeln und Werkzeug zählen
2 Personen
58
Materialien verstauen
2 Personen
59
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
60
Ort sauber übergeben
2 Personen
61
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 4

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
BatterielampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24
StirnlampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
FackelnAnz. 70
FackelhalterAnz. 70
FeuerzeugeAnz. 8
WindschutzAnz. 20

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
Megafon
TelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Lautsprecher

Brandschutz

FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
WassereimerAnz. 6
Metall-BrandbehälterAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
Reflektierende WegweiserpfeileAnz. 30
KegelAnz. 20
RoutenpläneAnz. 20

Dekoration

Starttafel
Abschlussschild
TischdeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
KaffeelöffelAnz. 20
KanisterAnz. 6

Werkzeug

HammerAnz. 3
SeilAnz. 3
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 10

Reinigung

AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Registrierung

AnwesenheitsformulareAnz. 10
StiftesetsAnz. 4
ArmbänderAnz. 80
KlemmbrettmappenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route und Genehmigungen zuerst: Rechne für Rückfragen und mögliche Auflagen mit mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf. Prüfe außerdem Kreuzungen, enge Stellen und dunkle Abschnitte bei einem Rundgang.
Teile Betreuung und Posten schriftlich ein. Plane pro Abschnitt eine verantwortliche Person und halte zusätzlich mindestens 2 Ersatzhelfer für Ausfälle bereit; Sicherheitswesten und Funkgeräte erleichtern die Abstimmung.
Kontrolliere Fackeln, Halter und Windschutz spätestens 3 Tage vorher. Lege Ersatzfackeln, Feuerlöscher, Löschdecken und Wassereimer am Start, am Ziel und an kritischen Punkten bereit.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Fackelzug. Nenne Startzeit, Treffpunkt, Route, Verhalten mit offenem Feuer sowie eine Telefonnummer für kurzfristige Änderungen.
Bereite das Startgelände mindestens 60 Minuten vor Beginn vor. Stelle Tische, Zelte und Abfallbehälter auf, sperre den Bereich ab und drucke Teilnehmerliste, Routenkarte und Notrufadressen aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Gemeinde, Polizei oder weiteren zuständigen Stellen. Je nach Route und Teilnehmerzahl können zusätzliche Auflagen oder Nachweise verlangt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Fackelzug?: Plane mindestens eine betreuende Person pro Streckenabschnitt sowie eigene Verantwortliche für Start, Ziel und Brandschutz ein. Zusätzlich sind 2 Ersatzhelfer sinnvoll, damit Ausfälle nicht zu unbesetzten Posten führen.
Wann sollte man die Fackeln und Sicherheitsausrüstung prüfen?: Führe die erste Kontrolle etwa 7 Tage vorher durch und wiederhole sie 1 bis 3 Tage vor dem Termin. Dabei gehören auch Ersatzfackeln, Feuerlöscher, Löschdecken, Wassereimer und Erste-Hilfe-Koffer auf die Prüfliste.
Was muss man den Teilnehmern vor dem Fackelzug mitteilen?: Schicke die wichtigsten Informationen spätestens 7 Tage vorher: Treffpunkt, Startzeit, Route, Verhalten mit Feuer, Wetterhinweise und eine Kontakttelefonnummer. Bei Änderungen am Veranstaltungstag sollte eine verantwortliche Person erreichbar sein.

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