Expeditionslager organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Expeditionslager steht und fällt mit guter Vorbereitung: Gelände, Route, Sicherheit und Schlafplätze müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Termin, Gelände und Aktivitäten, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Einteilung der Teams, Notfallkontakte und die Verpflegung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Material, Batterien, Karten und den Transport, damit am Anreisetag nicht noch wichtige Ausrüstung fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gelände festlegen
2 Personen
Terrainreservierung vornehmen
Aktivitäten und Route auswählen
3 Personen
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Einwilligungsformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Teilnehmer in Teams einteilen
2 Personen
Leitungsaufgaben verteilen
2 Personen
Strecke und Ruhepunkte kontrollieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Programm endgültig teilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Batterien aufladen
Teamkarten vorbereiten
2 Personen
Routenkarten ausdrucken
Kisten und Behälter beschriften
2 Personen
Transport der Materialien organisieren
2 Personen

Event

Gelände kontrollieren
3 Personen
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Bänke aufstellen
4 Personen
Kochbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Expeditionsposten aufstellen
4 Personen
Pfeile und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Lagerfeuerplatz sicher machen
3 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
Team-Materialien bereitlegen
3 Personen
Leitungsbriefing abhalten
6 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Gepäck und Jacken verstauen
2 Personen
Campregeln erklären
2 Personen
Teams bekannt geben
2 Personen
Expeditionsroute erklären
2 Personen
Die erste Expeditionsrunde begleiten
8 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweite Expedition begleiten
8 Personen
Zwischenmahlzeiten verteilen
3 Personen
Pause und Getränkerunde begleiten
4 Personen
Expeditionspunkte aufräumen
4 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Handwaschstation auffüllen
Abendessen servieren
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Lagerfeuer anzünden
2 Personen
Lagerfeuerprogramm betreuen
4 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Abendspiel begleiten
6 Personen
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
4 Personen
Anwesenheit bei Abfahrt prüfen
2 Personen
Lagerfeuer vollständig löschen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Essen und Getränke verstauen
2 Personen

Nachbereitung

Beleuchtung ausschalten
Gelände sauber übergeben
5 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Bänke zurückstellen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Materialien trocknen und reinigen
3 Personen
Abfall ordnungsgemäß entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 8
StühleAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Unterkunft

SchlaftentsAnz. 8
BodenplanenAnz. 8
HeringeAnz. 80
ZeltgummihämmerAnz. 4
HeringzieherAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 70
Wiederverwendbares BesteckAnz. 70
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Küche

GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
SpülwannenAnz. 8

Sportmaterial

KompassAnz. 10
FerngläserAnz. 6
SeilrollenAnz. 6
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 10
BälleAnz. 8
Wasserdichte KartenAnz. 12
PlastikeimerAnz. 10
AugenbindenAnz. 12
PuzzlesAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 8
TeamfahnenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 8
LadekabelAnz. 10
Megafon
Bluetooth-Lautsprecher

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StirnlampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
SicherheitswestenAnz. 12
NotfallpfeifenAnz. 45
FeuerlöscherAnz. 2
WasserkanisterAnz. 6

Dekoration

ExpeditionsflaggenAnz. 12
WegweiserAnz. 20
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 3
EimerAnz. 6
WäscheklammernAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Gelände, Route und Ruhepunkte früh fest und gehe die Strecke vorab ab. Plane dabei zusätzliche Zeit für Pausen, Orientierung und unerwartete Verzögerungen ein.
Sammle Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens eine Woche vor dem Lager. Verpacke Diätmahlzeiten separat und beschrifte sie eindeutig.
Erstelle den Sicherheitsplan nicht erst am Anreisetag: Lege Zuständigkeiten, Treffpunkte und das Vorgehen bei schlechtem Wetter oder Verletzungen schriftlich fest.
Prüfe drei bis fünf Tage vorher die Wettervorhersage und teile danach das endgültige Programm. So kannst du Route, Kleidung, Schlafplätze und Aktivitäten noch rechtzeitig anpassen.
Packe Material nach Bereichen in beschriftete Kisten und organisiere den Transport spätestens am Vortag. Lade Batterien auf, drucke Routenkarten aus und stelle den Empfangstisch vor Beginn auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Expeditionslager planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Gelände und Route. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Lager verschickt werden, damit Anmeldungen und Notfallkontakte rechtzeitig vorliegen.
Wann soll ich die Teilnehmer in Teams einteilen?: Teile die Teams etwa 7 Tage vor Beginn ein, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen. Gib Teams, Leitungsaufgaben und das Programm spätestens 2 bis 3 Tage vorher bekannt.
Was muss ich am Tag vor dem Expeditionslager erledigen?: Kontrolliere Gelände, Wetter, Route und Ruhepunkte, packe die Materialien in beschriftete Kisten und organisiere den Transport. Lade außerdem Batterien auf, drucke Routenkarten aus und verpacke Sondermahlzeiten separat.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau vor Ort?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Geländecheck, Zelte, Bodenplanen, Empfangstisch und Materialausgabe ein. Bei vielen Schlafzelten oder längeren Transportwegen solltest du eine zusätzliche Stunde einrechnen.

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