Expeditiekamp organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek
Een expeditiekamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar tenten. Je regelt tegelijk het terrein, de teams, veiligheid, maaltijden, materialen en overnachting. Begin met datum, terrein en activiteiten en werk daarna toe naar deelnemersinformatie, routecontrole en de laatste boodschappen. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt: noodcontacten, dieetmaaltijden, opgeladen batterijen, gelabelde kratten en een controle van het terrein vóór aankomst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en terrein vastleggen
2 personen
Reservering van terrein maken
Activiteiten en route kiezen
3 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Toestemmingsformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemers indelen in teams
2 personen
Leidingtaken verdelen
2 personen
Route en rustpunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma definitief delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Batterijen opladen
Teamkaarten voorbereiden
2 personen
Routekaarten printen
Kisten en kratten labelen
2 personen
Vervoer van materialen regelen
2 personen
Event
Terrein controleren
3 personen
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Tafels en banken plaatsen
4 personen
Kookplek inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Expeditieposten uitzetten
4 personen
Pijlen en routeborden plaatsen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Kampvuurplek veilig maken
3 personen
Registratielijst klaarleggen
Teammaterialen klaarleggen
3 personen
Leidingbriefing houden
6 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage en jassen opbergen
2 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Teams bekendmaken
2 personen
Expeditieroute toelichten
2 personen
Eerste expeditieronde begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede expeditieronde begeleiden
8 personen
Tussendoortjes uitdelen
3 personen
Pauze en drinkmoment begeleiden
4 personen
Expeditiepunten opruimen
4 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Tafels dekken
4 personen
Handenwasstation aanvullen
Avondmaaltijd serveren
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Kampvuur aansteken
2 personen
Kampvuurprogramma begeleiden
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
Kampvuur volledig doven
2 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Eten en drank opbergen
2 personen
Nazorg
Verlichting uitschakelen
Terrein schoon opleveren
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en banken terugplaatsen
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen drogen en reinigen
3 personen
Afval correct afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapbankenaantal 8
- Stoelenaantal 12
- Opbergkrattenaantal 12
Accommodatie
- Slaaptentenaantal 8
- Grondzeilenaantal 8
- Haringenaantal 80
- Tenthamersaantal 4
- Tentharingtrekkersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare bekersaantal 70
- Herbruikbaar bestekaantal 70
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Gasbrandersaantal 4
- Gasflessenaantal 4
- Grote kookpannenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Afwasteilenaantal 8
Sportmateriaal
- Kompasaantal 10
- Verrekijkersaantal 6
- Touwrollenaantal 6
- Pionnenaantal 30
- Hoepelsaantal 10
- Ballenaantal 8
- Waterdichte kaartenaantal 12
- Plastic emmersaantal 10
- Blinddoekenaantal 12
- Puzzelsaantal 8
- Stopwatchesaantal 6
- Fluitjesaantal 8
- Teamvlaggenaantal 8
- Markeerlintaantal 6
Apparatuur
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Oplaadkabelsaantal 10
- Megafon
- Bluetoothspeaker
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Hoofdlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Noodfluitjesaantal 45
- Brandblussersaantal 2
- Jerrycans voor wateraantal 6
Decoratie
- Expeditievlaggenaantal 12
- Routebordenaantal 20
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Wasknijpersaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het veiligheidsplan vast voordat je deelnemers indeelt. Noteer per route het rustpunt, de noodprocedure en wie de leiding heeft; verzamel noodcontacten uiterlijk bij de aanmelding.
- Controleer route en rustpunten niet alleen op papier. Loop of rijd de route vooraf na en neem een kompas, routekaarten en opgeladen apparatuur mee op de controledag.
- Verpak dieetmaaltijden apart en label ze per deelnemer of team. Zo hoef je bij de ontvangst niet uit te zoeken welke maaltijd bij welke dieetwens hoort.
- Pak materialen per onderdeel in opbergkratten en label elke kist. Maak aparte kratten voor koken, kamperen en activiteiten, zodat je op het terrein niet alles hoeft open te maken.
- Plan een laatste terrein- en weercontrole binnen 24 uur voor de start. Zet daarna het definitieve programma klaar en controleer of tenten, grondzeilen, haringen, kookmateriaal en waterkannen compleet zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een expeditiekamp organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met terrein, datum, activiteiten en route. Verstuur uitnodigingen daarna op tijd, zodat je dieetwensen, noodcontacten en aanmeldingen nog kunt verwerken.
- Wat moet ik een dag voor een expeditiekamp controleren?
- Controleer binnen 24 uur de weersverwachting, het terrein, de route en de rustpunten. Doe ook de boodschappen, laad batterijen op en leg programma, teamkaarten en routekaarten klaar.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een expeditiekamp?
- Dat hangt af van leeftijd, route en groepsgrootte; deel deelnemers vooraf in teams in en geef ieder team een vaste leidinggevende. Regel daarnaast minimaal één persoon die het veiligheidsplan en de noodcontacten beheert.
- Wanneer moet ik dieetwensen en noodcontacten verzamelen?
- Vraag dieetwensen en noodcontacten direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Zo kun je maaltijden apart verpakken en ontbrekende gegevens nog navragen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!