Eine Dorfführung Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Route, Thema sowie Start- und Endpunkt zuerst fest. Plane für die Strecke einen Zeitpuffer von mindestens 15 Minuten ein und prüfe die Route zusätzlich auf Barrierefreiheit.
• Gehe die Route spätestens am Vortag noch einmal ab. Dabei fallen gesperrte Wege, schlecht sichtbare Wegweiser und Stellen auf, an denen ein Megafon oder eine zusätzliche Erklärung nötig ist.
• Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher. Nenne Treffpunkt, Beginn, voraussichtliche Dauer, Hinweise zur Strecke und eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Änderungen.
• Briefing die Guides vor dem Start 20 bis 30 Minuten. Kläre, wer die Gruppe führt, wer am Ende bleibt, wie Nachzügler behandelt werden und wer bei Fragen zu Ernährungswünschen oder Reservierungen hilft.
• Richte den Startpunkt mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Lege Routenpläne, Namensschilder und Informationsbroschüren bereit, teste Ton und Telefone und stelle Getränke erst kurz vor dem Empfang aus den Kühlboxen bereit.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Dorfführung?

Plane mindestens 2 bis 3 Wochen ein, wenn Guides, Reservierungen und Einladungen organisiert werden müssen. Die konkrete Route solltest du spätestens 7 Tage vorher festlegen und prüfen.

Wie viele Guides brauche ich für einen Dorfrundgang?

Rechne bei Gruppen ab etwa 20 Personen mit mindestens einem Hauptguide und einer zweiten Person für den hinteren Teil der Gruppe. Bei mehreren Gruppen braucht jede Gruppe einen eigenen Guide plus eine Ansprechperson am Startpunkt.

Wann sollte man die Teilnehmer einer Dorfführung informieren?

Versende die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Termin. Wetterbedingte Änderungen oder kurzfristige Routenanpassungen solltest du zusätzlich am Vorabend und am Veranstaltungstag mitteilen.

Wie früh muss der Startpunkt aufgebaut werden?

Beginne mindestens 45 Minuten vor dem offiziellen Start mit dem Aufbau. So bleiben etwa 20 Minuten für das Guide-Briefing und mindestens 10 Minuten für verspätete Anmeldungen oder technische Probleme.

Ähnliche Pläne

• Abendmarkt organisieren: die komplette Checkliste
• Abendmarkt: Einkaufsliste und Mengenplanung
• Einen Abendmarkt Schritt für Schritt organisieren
• Animationsfilmfestival organisieren: die komplette Checkliste