Einen Dia-Vortrag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Dia-Vortrag entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Raum, Referent und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, klärst die Präsentationstechnik und bereitest Getränke sowie Bestuhlung vor. Plane am Veranstaltungstag genug Zeit für einen vollständigen Techniktest ein: Die Präsentation sollte offline auf dem Laptop liegen und einmal mit Projektor, Leinwand und Mikrofon getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Referent festlegen
- 3
Programm zusammenstellen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Anmeldungen bestätigen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Technik mit dem Sprecher abstimmen
2 Personen
- 10
Präsentationsdateien erhalten
- 11
Wegbeschreibung versenden
- 12
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 13
Einkaufsliste prüfen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Geräte testen
2 Personen
- 16
Präsentation offline speichern
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Räume kontrollieren
2 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Tische aufstellen
2 Personen
- 21
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 22
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 23
Mikrofon anschließen
2 Personen
- 24
Präsentation testen
2 Personen
- 25
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 26
Namensschilder bereitlegen
- 27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
- 29
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 30
Informationsschilder aufstellen
Event
- 31
Redner empfangen
- 32
Besucher registrieren
3 Personen
- 33
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 34
Eröffnung ankündigen
- 35
Dia-Vortrag halten
- 36
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Fragerunde moderieren
- 39
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
- 40
Zweiten Vortrag halten
- 41
Abendpause organisieren
3 Personen
- 42
Technik während des Vortrags bedienen
- 43
Letzte Fragerunde moderieren
- 44
Abschluss ankündigen
- 45
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Technik ausschalten
2 Personen
- 47
Geschirr sammeln
3 Personen
- 48
Abfall sammeln
2 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 51
Räume reinigen
3 Personen
- 52
Materialien prüfen
2 Personen
- 53
Restbestand einlagern
- 54
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 55
Fundsachen bearbeiten
- 56
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 10
- Podiumstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- ProgrammflyerAnz. 80
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 2
- Zangen und LöffelAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
- BatterienAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und lege danach Referent und Programm fest. So enthalten die Einladungen bereits verbindliche Angaben zu Inhalt, Ablauf und Anreise.
- Fordere die Präsentationsdateien spätestens eine Woche vor dem Vortrag an. Speichere sie zusätzlich offline auf dem Laptop und teste das Format mit dem vorgesehenen Projektor.
- Schließe die Anmeldung etwa drei bis fünf Tage vor dem Termin. Erstelle dann die endgültige Teilnehmerliste und bestätige offene Anmeldungen, statt bis zum Veranstaltungstag nachzuhalten.
- Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 90 Minuten ein. Prüfe Raum, Bestuhlung, Podiumstisch, Kabel, Mikrofon und Präsentation nacheinander, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Namensschilder, Programmflyer und Wegweiser liegen dann bereit, während Kaffee und Wasser in Thermoskannen vorbereitet werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Dia-Vortrag organisieren?
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit der Reservierung des Raums und der Abstimmung mit dem Referenten. Die Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die Präsentation für einen Dia-Vortrag erhalten?
- Bitte den Referenten spätestens eine Woche vor dem Vortrag um die fertigen Dateien. Zwei bis drei Tage vorher speicherst du die Präsentation offline und testest sie mit dem tatsächlichen Laptop und Projektor.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Dia-Vortrags?
- Rechne für Möbel, Registrierungstisch, Projektor, Leinwand und Mikrofon mit mindestens 90 Minuten. Öffne den Raum zusätzlich 30 Minuten vor Beginn für eine letzte Funktionskontrolle.
- Wann sollte die Teilnehmerliste für den Dia-Vortrag fertig sein?
- Schließe die Anmeldung drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung. Danach erstellst du die endgültige Liste und übernimmst Ernährungswünsche, damit Einkauf und Bewirtung rechtzeitig angepasst werden können.
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