Cómo organizar una presentación de diapositivas sin contratiempos
Una presentación de diapositivas sale bien cuando el contenido, los asistentes y la técnica se coordinan con tiempo. Empieza por reservar el lugar y confirmar al ponente; después fija el programa, gestiona las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. La semana del evento debes recibir la presentación, comprobar el equipo y guardar una copia sin conexión. El día anterior deja preparada la sala, y llega con margen suficiente para probar proyector, sonido y presentación antes de abrir el registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar al ponente
- 3
Elaborar el programa
- 4
Redactar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Coordinar la técnica con el ponente
2 personas
- 10
Recibir los archivos de presentación
- 11
Enviar indicaciones
- 12
Crear la lista final de participantes
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Probar el equipo
2 personas
- 16
Guardar la presentación sin conexión
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Comprobar los espacios
2 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Montar mesas
2 personas
- 21
Preparar la mesa del podio
2 personas
- 22
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 23
Conectar el micrófono
2 personas
- 24
Probar la presentación
2 personas
- 25
Montar la mesa de registro
2 personas
- 26
Preparar tarjetas con nombres
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Enfriar las bebidas
- 29
Preparar los aperitivos
2 personas
- 30
Colocar los paneles informativos
Evento
- 31
Recibir al ponente
- 32
Registrar a los visitantes
3 personas
- 33
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
- 34
Anunciar la apertura
- 35
Organizar la sonorización
- 36
Servir la pausa para el café
3 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Moderar la ronda de preguntas
- 39
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
- 40
Realizar la segunda lectura
- 41
Gestionar la pausa de la tarde
3 personas
- 42
Operar el equipo durante la conferencia
- 43
Guiar la última ronda de preguntas
- 44
Anunciar el cierre
- 45
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 46
Apagar la técnica
2 personas
- 47
Recoger la vajilla
3 personas
- 48
Recoger la basura
2 personas
- 49
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 50
Lavar la vajilla
2 personas
- 51
Limpiar espacios
3 personas
- 52
Comprobar los materiales
2 personas
- 53
Guardar el stock restante
- 54
Devolver el material prestado
2 personas
- 55
Gestionar objetos perdidos
- 56
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 10
- Mesa del escenario
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Folletos del programacant. 80
- Señales de rutacant. 6
- Mantelescant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 2
- Pinzas y cucharascant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
- Bateríascant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de inicio, la duración de la intervención y las pausas; así puedes confirmar inscripciones y preparar los folletos sin rehacerlos después.
- Pide al ponente los archivos de presentación varios días antes. Guarda la versión final en el portátil y también sin conexión, porque depender de una descarga o de internet el mismo día puede retrasar el comienzo.
- Haz una prueba técnica completa con el mismo portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófono y altavoces que usarás en la sala. Comprueba también que haya regletas y cables alargadores donde realmente se necesitan.
- Prepara la lista final de participantes después de confirmar las inscripciones. Coloca las tarjetas de nombre y la mesa de registro antes de abrir la ubicación, y deja las señales de ruta visibles desde la entrada.
- Calcula el servicio de café y bebidas a partir del número confirmado de asistentes, no de las primeras inscripciones. Deja listas las tazas, vasos, platos, cubiertos, termos y papelera antes de que empiece la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de diapositivas?
- Empieza al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, contratar al ponente y enviar las invitaciones. Reserva los últimos 3 o 4 días para recibir la presentación definitiva, confirmar asistentes y cerrar la logística.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela el mismo día, antes de recibir a los asistentes. Reserva como mínimo 60 minutos para montar y comprobar proyector, pantalla, portátil, micrófono, altavoces y cables.
- ¿Cuándo se debe enviar la presentación del ponente?
- Pide el archivo final entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes probarlo en el portátil que se utilizará, guardar una copia sin conexión y detectar a tiempo problemas de formato, vídeo o fuentes.
- ¿Cómo organizar el registro de los asistentes?
- Cierra y confirma la lista final entre 24 y 48 horas antes. Coloca la mesa de registro, las tarjetas de nombre y los folletos del programa antes de abrir la sala, y separa las preferencias dietéticas para el servicio de café.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!