Einen Debattabend strukturiert organisieren

Ein Debattabend steht und fällt mit einem klaren Format, guten Thesen und einem verlässlichen Ablauf. Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Thema, Debattenleitung und Panel, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Raum, Technik, Anmeldung und Catering in dieser Reihenfolge. Plane außerdem Zeit für einen vollständigen Techniktest, die Erfassung von Ernährungswünschen und die Vorbereitung von Fragen und Stimmzetteln ein. So bleibt am Veranstaltungstag mehr Aufmerksamkeit für die Diskussion.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Thema und Debattenformat festlegen
2 Personen
2
Thesen für die Debatte formulieren
3 Personen
3
Debattenleiter ansprechen
4
Panelteilnehmer einladen
2 Personen
5
Panelteilnahme bestätigen
6
Location reservieren
7
Saalkapazität prüfen
2 Personen
8
Technische Einrichtungen überprüfen
2 Personen
9
Anmeldeformular erstellen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Werbeplakat verteilen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Besucherfragen beantworten
16
Programm finalisieren
2 Personen
17
Ablaufplan ausdrucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Debattenfragen vorbereiten
2 Personen
20
Stimmzettel vorbereiten
2 Personen
21
Präsentationen sammeln
22
Präsentationen technisch testen
2 Personen
23
Catering bestellen
24
Freiwillige einteilen
2 Personen
25
Beschilderung erstellen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Einkäufe prüfen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Materialien bereitstellen
2 Personen
30
Panelteilnehmer erinnern

Event

31
Saal öffnen
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Paneltisch einrichten
2 Personen
35
Sprechertisch einrichten
2 Personen
36
Mikrofone aufstellen
2 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Präsentationen anschließen
2 Personen
39
Beleuchtung einrichten
2 Personen
40
Infotisch aufbauen
2 Personen
41
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
42
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Namensschilder bereitlegen
45
Debattenleiter empfangen
46
Panelteilnehmer empfangen
2 Personen
47
Jurymitglieder briefen
2 Personen
48
Teilnehmer registrieren
3 Personen
49
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Eröffnung betreuen
52
Debattenregeln erläutern
53
Debatte moderieren
2 Personen
54
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Publikumsabstimmung durchführen
2 Personen
58
Ergebnis verarbeiten
2 Personen
59
Abschluss organisieren
60
Panelmitglieder verabschieden
2 Personen
61
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Mikrofone verstauen
2 Personen
67
Präsentationsmaterial aufräumen
2 Personen
68
Stühle zurückstellen
4 Personen
69
Tische zurückstellen
4 Personen
70
Saal reinigen
3 Personen
71
Toiletten kontrollieren
72
Beschilderung entfernen
2 Personen
73
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
74
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Material verstauen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Teilnehmerliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 12
Paneltisch
Rednertisch
HockerAnz. 6
Registrierungstisch
Infotisch
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 5
ErsatzbatterienAnz. 12
PowerbanksAnz. 2
Klicker
TimerAnz. 2
Wanduhr
AbstimmungsgeräteAnz. 100

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
TablettsAnz. 6
MessbecherAnz. 2
Thermometer

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
NamensschildhalterAnz. 8
StiftehalterAnz. 4
PflanzenAnz. 6
PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 10
KlebestiftAnz. 4
AbdeckbandAnz. 6
TischschilderAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
KehrschaufelAnz. 2
GummihandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Format, Zielgruppe und Dauer zuerst fest. Formuliere zwei bis vier prüfbare Thesen und verschicke sie an Panel und Debattenleitung, bevor du das Programm veröffentlichst.
Buche den Raum erst nach einer Kapazitäts- und Technikprüfung. Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Beamer, HDMI-Adapter und Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Debattabend gemeinsam vor Ort.
Plane für Anmeldung und Einlass einen eigenen Tisch ein. Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, Besucherfragen und dem gewünschten Namen für das Namensschild.
Erstelle den Ablaufplan mit festen Rede-, Fragerunden- und Abstimmungszeiten. Ein Timer, vorbereitete Debattenfragen und Stimmzettel verhindern, dass die Diskussion ausufert oder die Schlussrunde entfällt.
Ordne Freiwillige konkreten Aufgaben zu: Registrierung, Saal, Technik, Panelbetreuung und Beschilderung. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und HDMI-Zubehör am Veranstaltungstag sichtbar an einem Technikplatz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?: Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Thema, Thesen, Debattenleitung und Panel. Raum, Technik und Anmeldung sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Thesen braucht ein Debattabend?: Für einen Abend mit rund 90 bis 120 Minuten reichen meist zwei bis vier Hauptthesen. Plane zusätzlich drei bis fünf Nachfragen ein, falls eine Runde schneller endet.
Wann sollte die Technik für einen Debattabend getestet werden?: Führe den vollständigen Test mindestens sieben Tage vorher im Veranstaltungsraum durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Laptop, HDMI-Verbindungen, Klicker und Ersatzbatterien.
Wie viel Zeit braucht der Einlass bei einem Debattabend?: Plane mindestens 30 Minuten für Registrierung und Einlass ein, bei mehr als 50 Gästen besser 45 Minuten. Lege Ablaufplan, Namensschilder und Beschilderung vor Beginn am Registrierungstisch bereit.

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