Zo organiseer je een debatavond
Begin met de inhoud: bepaal de debatvorm, formuleer scherpe stellingen en leg vast hoeveel ruimte het publiek krijgt. Regel daarna de debatleider, panelleden en locatie; controleer meteen de zaalcapaciteit en technische voorzieningen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en vragen van bezoekers. Werk in de laatste week het programma en draaiboek af, test presentaties en deel vrijwilligers in voor ontvangst, techniek en bewegwijzering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Thema en debatvorm vaststellen
2 personen
- 2
Debatstellingen formuleren
3 personen
- 3
Debatleider benaderen
- 4
Panelleden uitnodigen
2 personen
- 5
Paneldeelname bevestigen
- 6
Locatie reserveren
- 7
Zaalcapaciteit controleren
2 personen
- 8
Technische voorzieningen controleren
2 personen
- 9
Aanmeldformulier maken
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Promotieposter verspreiden
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
- 13
Aanmeldingen verwerken
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vragen van bezoekers beantwoorden
- 16
Programma definitief maken
2 personen
- 17
Draaiboek printen
- 18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 19
Debatvragen voorbereiden
2 personen
- 20
Stembiljetten voorbereiden
2 personen
- 21
Presentaties verzamelen
- 22
Presentaties technisch testen
2 personen
- 23
Catering bestellen
- 24
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 25
Bewegwijzering maken
2 personen
- 26
Boodschappen doen
2 personen
- 27
Boodschappen controleren
2 personen
- 28
Dranken koelen
2 personen
- 29
Materialen klaarzetten
2 personen
- 30
Panelleden herinneren
Event
- 31
Zaal openen
2 personen
- 32
Tafels opstellen
4 personen
- 33
Stoelen opstellen
4 personen
- 34
Paneltafel inrichten
2 personen
- 35
Spreektafel inrichten
2 personen
- 36
Microfoons plaatsen
2 personen
- 37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 38
Presentaties aansluiten
2 personen
- 39
Verlichting instellen
2 personen
- 40
Informatietafel klaarzetten
2 personen
- 41
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 42
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 44
Naamkaartjes klaarleggen
- 45
Debatleider ontvangen
- 46
Panelleden ontvangen
2 personen
- 47
Panelleden briefen
2 personen
- 48
Deelnemers registreren
3 personen
- 49
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
- 50
Koffie en thee serveren
3 personen
- 51
Opening verzorgen
- 52
Debatregels toelichten
- 53
Debat begeleiden
2 personen
- 54
Publieksvragen verzamelen
2 personen
- 55
Dranken bijvullen
2 personen
- 56
Hapjes serveren
3 personen
- 57
Publieksstemming uitvoeren
2 personen
- 58
Uitslag verwerken
2 personen
- 59
Afsluiting verzorgen
- 60
Panelleden uitzwaaien
2 personen
- 61
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 62
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Microfoons opbergen
2 personen
- 67
Presentatiemateriaal opruimen
2 personen
- 68
Stoelen terugzetten
4 personen
- 69
Tafels terugzetten
4 personen
- 70
Zaal schoonmaken
3 personen
- 71
Toiletten controleren
- 72
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 73
Afval naar containers brengen
2 personen
- 74
Locatie afsluiten
2 personen
- 75
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 76
Overgebleven voorraad opbergen
- 77
Gevonden voorwerpen registreren
- 78
Deelnemerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 12
- Paneltafel
- Spreektafel
- Krukkenaantal 6
- Registratietafel
- Informatietafel
- Kapstokkenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- HDMI-adaptersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 5
- Reservebatterijenaantal 12
- Powerbanksaantal 2
- Klikker
- Timeraantal 2
- Wandklok
- Stemkastjesaantal 100
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Reserveledlampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 60
- Bordenaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Theelepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Dienbladenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Thermometer
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumachtergronddoek
- Naamkaartjeshoudersaantal 8
- Pennenbakjesaantal 4
- Plantenaantal 6
- Postersaantal 8
- Pijlbordenaantal 10
- Kleefgumaantal 4
- Schilderstapeaantal 6
- Tafelbordjesaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Stofferaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de debatvorm en spreektijden voordat je panelleden uitnodigt. Zo weten deelnemers of ze bijvoorbeeld een openingsbijdrage, reactie en slotwoord moeten voorbereiden; zet alle tijden ook op de timer.
- Test presentaties minstens één werkdag vooraf op de laptop, beamer, het projectiescherm en de HDMI-adapters. Neem verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen mee; een ontbrekende aansluiting legt de start snel stil.
- Maak naamkaartjes voor panelleden en een aparte registratieplek voor bezoekers. Leg de stembiljetten of stemkastjes klaar vóór de zaal opengaat, zodat de eerste stemming niet pas halverwege wordt uitgelegd.
- Bevestig paneldeelname en dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd een kleine marge aan voor vrijwilligers en late inschrijvers.
- Loop de route naar zaal, registratie, toiletten en garderobe vóór de avond na. Hang bewegwijzering op en wijs minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst, één voor techniek en één voor vragen uit het publiek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een debatavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om een debatleider en panelleden te bevestigen, een locatie te reserveren, promotie te verspreiden en aanmeldingen te verwerken.
- Hoeveel panelleden heb je nodig voor een debatavond?
- Voor een overzichtelijk debat werkt een panel van 3 tot 5 personen meestal goed. Met meer dan 5 panelleden blijft er bij een avond van ongeveer 2 uur weinig spreektijd per persoon over.
- Wanneer test je de techniek voor een debatavond?
- Test laptop, presentaties, microfoons, mengpaneel, beamer en aansluitingen uiterlijk één werkdag vooraf. Doe op de avond zelf nog een korte controle voordat bezoekers binnenkomen, inclusief batterijen en geluidsniveau.
- Hoeveel tijd moet ik reserveren voor een debatavond?
- Reserveer naast het inhoudelijke debat minstens 15 minuten voor ontvangst en registratie en 15 minuten voor afronding. Plan ook 60 tot 90 minuten opbouwtijd voor stoelen, paneltafel, techniek, naamkaartjes en bewegwijzering.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!