Eine Comicausstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Comicausstellung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Aufbautag alles ineinandergreift. Lege zuerst Datum, Ort und Raumaufteilung fest, bevor du Aussteller ansprichst. Danach folgen Anmeldung, Standplanung, Kommunikation und Verpflegung. Plane außerdem genug Zeit für Drucksachen, Techniktests und den Aufbau ein: Tische, Tischnummern, Lageplan und eine freie Be- und Entladezone werden oft erst am Veranstaltungstag vermisst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Messe online ankündigen
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
11
Drucksachen gestalten
12
Banner und Lageplan drucken
13
Tischnummern erstellen
14
Liste der Aussteller abschließen
15
Einteilung an die Standbetreiber senden
16
Reservierungen prüfen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Messematerialien einsammeln
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Be- und Entladezone freihalten
2 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Displaytafeln aufbauen
3 Personen
28
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
30
Standnummern anbringen
2 Personen
31
Informationsstand einrichten
2 Personen
32
Kasse einrichten
2 Personen
33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
34
Toiletten kontrollieren
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Aussteller empfangen
3 Personen
37
Standbetreiber registrieren
2 Personen
38
Aussteller zu Tischen weisen
2 Personen
39
Vorräte und Werbematerial bereitlegen
2 Personen
40
Snacks bereitstellen
2 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

42
Eingangstheke besetzen
2 Personen
43
Besucher begrüßen
2 Personen
44
Zugang kontrollieren
2 Personen
45
Programm vorstellen
46
Infostand besetzen
47
Kasse bedienen
2 Personen
48
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
49
Getränke servieren
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks nachfüllen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
55
Gänge freihalten
2 Personen
56
Besucherfragen beantworten
57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
58
Verkauf abschließen
2 Personen
59
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen

Nachbereitung

60
Kasse abschließen
2 Personen
61
Fundsachen sammeln
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Displaytafeln abbauen
3 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
2 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Saal reinigen
3 Personen
68
Toiletten reinigen
2 Personen
69
Strom ausschalten
2 Personen
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Materialien zurückbringen
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Restbestand einlagern
74
Unbezahlte Rechnungen sammeln
75
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 32
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
KlappthekenAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

DisplaytafelnAnz. 12
KartenterminalsAnz. 2
KassenAnz. 2
GeldkistenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Etikettendrucker
SackkarrenAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
AusgießkannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

Banners für ComicmesseAnz. 4
BallonbündelAnz. 6
TischnummernAnz. 32
WegweiserAnz. 12
KleberAnz. 6
KlebebandAnz. 10
SeilrollenAnz. 4
PreishalterAnz. 40

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ScherenAnz. 4
PlattformwagenAnz. 2
KühltaschenAnz. 6
ServierzangenAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 10 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Raumaufteilung. Erst wenn die Tischanzahl und Laufwege feststehen, kannst du Standbetreiber verbindlich ansprechen.
Öffne das Anmeldeformular mit einer klaren Frist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Ausstellung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, statt sie kurz vor dem Catering-Termin nachzufragen.
Schließe die Ausstellerliste spätestens 10 Tage vorher ab und sende die Einteilung mit Standnummern, Lageplan und Anlieferhinweisen. So können Rückfragen vor dem Aufbau geklärt werden.
Teste Kassen, Kartenterminals und Verlängerungskabel 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam. Ein voller Akku und ein funktionierendes Ersatzkabel helfen nicht, wenn das Gerät erst vor Ort eingerichtet wird.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, Tische, Displaytafeln und Dekoration ein. Halte die Be- und Entladezone während dieser Zeit frei und stelle Sackkarre sowie Werkzeugkoffer bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comicausstellung organisieren?: Starte etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Raumaufteilung und Ausstelleransprache. Die verbindliche Ausstellerliste sollte spätestens 10 Tage vor der Ausstellung feststehen.
Wann sollte das Anmeldeformular für Aussteller öffnen?: Öffne die Anmeldung ungefähr 6 Wochen vor der Veranstaltung und setze eine Frist von 2 bis 3 Wochen. Danach bleiben dir noch mehrere Wochen, um Plätze zuzuweisen und Bestätigungen zu verschicken.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Comicausstellung?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Tischdecken, Displaytafeln, Tischnummern und Banner ein. Bei vielen Ständen oder einer aufwendigen Raumaufteilung sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Wann sollte man Catering und Getränke für eine Comicausstellung bestellen?: Reserviere das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher, sobald die erwartete Personenzahl und Ernährungswünsche bekannt sind. Getränke solltest du spätestens am Vortag einkaufen und rechtzeitig kühlen.

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