Zo organiseer je een stripbeurs zonder losse eindjes
Begin met de datum, locatie en zaalindeling voordat je standhouders benadert. Daarna werk je in vaste rondes: aanmeldingen verzamelen, plaatsen toewijzen, communicatie afronden en pas dan drukwerk en catering definitief maken. Een stripbeurs loopt vaak vast op praktische details, zoals te weinig ruimte achter stands, een geblokkeerde laadzone of niet-geteste pinapparaten. Plan daarom de opbouw en controle op de dag zelf net zo precies als de beurs.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Zaalindeling uitwerken
2 personen
- 3
Standhouders benaderen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Beurs online aankondigen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Standhouders bevestigen
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Catering reserveren
- 11
Drukwerk ontwerpen
- 12
Banners en plattegrond drukken
- 13
Tafelnummers maken
- 14
Standhouderslijst afronden
- 15
Indeling aan standhouders sturen
- 16
Reserveringen controleren
- 17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 18
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
- 19
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Beursmaterialen verzamelen
2 personen
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
- 25
Tafels opstellen
4 personen
- 26
Stoelen plaatsen
3 personen
- 27
Displaypanelen opbouwen
3 personen
- 28
Stroompunten aansluiten
2 personen
- 29
Verlichting ophangen
2 personen
- 30
Standnummers plaatsen
2 personen
- 31
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 32
Kassa inrichten
2 personen
- 33
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 34
Toiletten controleren
- 35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 36
Standhouders ontvangen
3 personen
- 37
Standhouders registreren
2 personen
- 38
Standhouders naar tafels wijzen
2 personen
- 39
Voorraad en promomateriaal klaarleggen
2 personen
- 40
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Event
- 42
Entreebalie bemannen
2 personen
- 43
Bezoekers verwelkomen
2 personen
- 44
Toegang controleren
2 personen
- 45
Programma toelichten
- 46
Informatiebalie bemannen
- 47
Kassa bemannen
2 personen
- 48
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 49
Dranken serveren
2 personen
- 50
Koffie en thee serveren
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Hapjes bijvullen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Toiletten tussentijds controleren
- 55
Gangpaden vrijhouden
2 personen
- 56
Bezoekersvragen beantwoorden
- 57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 58
Verkoop afronden
2 personen
- 59
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Nazorg
- 60
Kassa afsluiten
2 personen
- 61
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 63
Displaypanelen afbreken
3 personen
- 64
Decoratie verwijderen
2 personen
- 65
Servies afwassen
2 personen
- 66
Afval verzamelen
3 personen
- 67
Zaal schoonmaken
3 personen
- 68
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 69
Stroom uitschakelen
2 personen
- 70
Locatie afsluiten
2 personen
- 71
Materialen terugbrengen
2 personen
- 72
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven voorraad opslaan
- 74
Onbetaalde facturen verzamelen
- 75
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 32
- Stoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 18
- Klapbaliesaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- Displaypanelenaantal 12
- Pinnenapparatenaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Geldkistenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 10
- Stekkerdozenaantal 10
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Labelprinters
- Steekwagensaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 2
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenk kannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
Decoratie
- Stripbeursbannersaantal 4
- Ballonnenbundelsaantal 6
- Tafelnummersaantal 32
- Pijlbordenaantal 12
- Plakgumaantal 6
- Kleefbandaantal 10
- Touwrollenaantal 4
- Prijshoudersaantal 40
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Scharenaantal 4
- Plateautrolleysaantal 2
- Koelzakkenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak eerst een schaalindeling van de zaal en reserveer per stand niet alleen tafelruimte, maar ook loopruimte en ruimte achter de tafel. Stuur de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle standhouders.
- Open het aanmeldformulier met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 14 dagen voor de beurs. Verzamel daarbij meteen dieetwensen en contactgegevens, zodat catering en last-minute wijzigingen niet door elkaar lopen.
- Laat banners, plattegrond, tafelnummers en standhouderslijst uiterlijk 5 werkdagen voor de beurs drukken. Controleer namen en standnummers nog één keer nadat de reserveringen zijn verwerkt.
- Test kassa's en pinapparaten minimaal 2 dagen vooraf met de juiste stroom- en internetverbinding. Leg daarnaast verlengsnoeren, stekkerdozen en een gereedschapskoffer klaar op een vaste plek.
- Plan op de beursdag minstens 2 uur voor het opstellen van tafels, stoelen, displaypanelen en tafelnummers. Houd de laad- en loszone gedurende die hele periode vrij en wijs één vrijwilliger aan voor ontvangst van standhouders.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een stripbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, indeling bevestigen, drukwerk en controles.
- Hoeveel ruimte heeft een standhouder op een stripbeurs nodig?
- Reken minimaal op de afgesproken tafelruimte plus ongeveer 1 meter vrije loopruimte aan de publiekszijde. Controleer de totale zaalcapaciteit voordat je alle tafels en displaypanelen vastlegt.
- Wanneer moet je de plattegrond van een stripbeurs versturen?
- Stuur de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Dan hebben standhouders tijd om hun aankomst, vervoer en eventuele extra materialen te regelen.
- Wanneer moet je pinapparaten en kassa's testen voor een stripbeurs?
- Test alle pinapparaten en kassa's minimaal 2 dagen vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer stroom, verbinding, wisselgeld en de werking van elk apparaat afzonderlijk.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!