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Clownshow organisieren: die praktische Checkliste

Eine Clownshow gelingt, wenn Auftritt, Raum und Verpflegung rechtzeitig zusammenpassen. Bestätige zuerst Termin und Ort, reserviere die Clownshow und verschicke die Einladungen. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Mengenplanung und Einkäufe. Am Veranstaltungstag brauchst du eine freie Spielfläche, getestete Tontechnik und einen klaren Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum aufgeräumten Saal.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Clownshow reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Cateringmengen berechnen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Location und Raumaufteilung prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken

  • Technik testen

    2 Personen

  • Dekoration bereitlegen

    2 Personen

  • Saal kehren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Spielfläche freiräumen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon und Musik testen

    2 Personen

Event

  • Clown empfangen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Clownsshow betreuen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    3 Personen

  • Gäste und Clown verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet und Küche reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 4
  • Hintergrundtuch
  • TischdeckenAnz. 6
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Clownshow möglichst mehrere Wochen vor dem Termin und bestätige den Auftritt spätestens 7 Tage vorher noch einmal. Kläre dabei auch, wann der Aufbau beginnt und welche Technik benötigt wird.
  • Aktualisiere die Besucherliste fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Show. So kannst du Cateringmengen und passende Snacks planen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
  • Räume die Spielfläche vor dem Aufbau vollständig frei und stelle Tische und Stühle außerhalb des Aktionsbereichs auf. Für Technik und Dekoration solltest du mindestens 60 Minuten vor Beginn einplanen.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon, Musikplayer und Verlängerungskabel am selben Tag vor dem Einlass. Lege Ersatzbatterien griffbereit, damit ein leerer Akku die Show nicht unterbricht.
  • Bereite Empfangs- und Buffettisch vor dem Eintreffen der Gäste vor und kühle Getränke rechtzeitig. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste mindestens einmal aus, falls das Smartphone ausfällt oder kein Empfang vorhanden ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Clownshow reservieren?
Reserviere die Clownshow idealerweise 3 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bestätige Datum, Ort, Auftrittsdauer und Aufbauzeit zusätzlich 7 Tage vorher.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für eine Clownshow?
Plane die Mengen nach der aktuellen Besucherliste und rechne bei einer Veranstaltung von etwa 2 bis 3 Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Snacks sollten für alle angemeldeten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve reichen.
Wann sollte die Spielfläche vorbereitet sein?
Die Spielfläche sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn frei und geprüft sein. Stelle danach Tontechnik, Mikrofon und Dekoration auf, damit noch Zeit für einen Funktionstest bleibt.
Wann verschickt man Einladungen für eine Clownshow?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Show und setze eine Rückmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Besucherliste, Ernährungswünsche und Cateringmengen abschließend bearbeiten.

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